Maria José Sousa e Sónia Santos, AMA - Agência para a Modernização Administrativa, IP 
O Programa Simplex Autárquico tem como objectivo melhorar a prestação de serviços aos cidadãos e às empresas e promover a interacção entre as diferentes administrações públicas. No arranque do Programa nove (9) autarquias aderiram voluntariamente ao programa, sendo que posteriormente mais vinte e nove (29) autarquias efectivaram a sua adesão e neste momento estão a ser estabelecidos protocolos de adesão com mais dez (10) autarquias.

O programa estrutura-se em três tipos de medidas:

• medidas intersectoriais que dependem de colaboração entre a administração central e local;

  POR EXEMPLO:

  CATÁLOGO ÚNICO DAS LICENÇAS E REGISTO ONLINE DOS ESTABELECIMENTOS INDUSTRIAIS

que dependem de colaboração entre a administração central e local;

• medidas intermunicipais, quando o mesmo compromisso é assumido por diferentes municípios no mesmo período;

  POR EXEMPLO:

  ATENDIMENTO MULTICANAL INTEGRADO E BOLETIM MUNICIPAL ELECTRÓNICO

• medidas municipais, quando são exclusivas de um município ou de uma freguesia.

  POR EXEMPLO:

  DISPONIBILIZAÇÃO DE CERTIDÕES NA HORA, DISPONIBILIZAÇÃO ONLINE DE UM SIMULADOR DE CÁLCULO DE TAXAS MUNICIPAIS, ASSISTENTE DE ATENDIMENTO VIRTUAL

A dispersão geográfica das autarquias que colaboram nas diferentes Medidas (9 Intersectoriais, 4 Intermunicipais e 54 Municipais) criou uma necessidade de estreita colaboração que se consubstancia na partilha de conhecimento e na construção conjunta de documentos e de linhas orientadoras (guidelines).

Neste contexto, a Rede Comum de Conhecimento (RCC) desempenha um papel fulcral, apresentando-se como uma plataforma tecnológica colaborativa de apoio a essa partilha de conhecimento entre a Administração Central e a Administração Local. 

A RCC tem, portanto, um ambiente de colaboração dinâmica que proporciona aos membros da Rede um local central para armazenar, consultar e editar documentos, permitindo uma construção/criação conjunta de conhecimento relevante para a concretização das Medidas do Simplex Autárquico.

A Rede Simplex Autárquico está em funcionamento desde 8 de Janeiro de 2009 e, desde então, iniciou-se a intervenção dos diversos membros da Rede, sendo que existem algumas medidas que são muito dinâmicas e que utilizam as diversas funcionalidades que estão ao seu dispor para partilha de ideias e de práticas.

Entre as funcionalidades que estão disponíveis na RCC, é de destacar, a edição de documentos partilhados, os fóruns de discussão, a mediateca, o calendário, os links úteis, entre outros.

Na figura seguinte é possível ver a evolução das participações dos membros da Medida IS01 (Licenças, autorizações prévias e outros condicionamentos administrativos similares) no portal da RCC.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figura 1 – Análise Comparativa das Funcionalidades Utilizadas no Trabalho Colaborativo na Medida IS01 (Licenças, autorizações prévias e outros condicionamentos administrativos similares)

 

 

 

A utilização destas funcionalidades vai facilitar a difusão/disseminação das Medidas de Simplex Autárquico e permitir a sua replicação com o objectivo de melhorar os serviços ao Cidadão, nomeadamente:

• Criar serviços em balcão único – integração de serviços;
• Eliminar ou fundir formulários;
• Criar canais alternativos para alguns passos do processo (obter informação, submeter documentos, consulta do processo;
• Disponibilizar guias e procedimentos online;
• Criar interlocutores únicos;
• Segmentar processos em função do menor grau de risco ou de complexidade.

Para ilustrar o papel da Rede Comum de Conhecimento como um suporte nuclear ao trabalho colaborativo, apresenta-se o testemunho de um dos membros da Rede Simplex Autárquico:

“O objectivo da Rede Comum de Conhecimento como ferramenta de comunicação e de partilha de informação é excelente. Inicialmente a Câmara Municipal de Cascais teve alguns problemas de acesso à Rede, mas prendiam-se com o próprio sistema de segurança da Câmara. Depois de resolvidos estes problemas temos conseguido desenvolver as nossas actividades sem dificuldades. Considero que, dadas as actividades que estamos a realizar – de criação conjunta de documentos e de partilha de ideias e opiniões –, a Rede Comum de Conhecimento tem as funcionalidades adequadas à concretização dos nossos objectivos.”

Luis Guerreiro Membro da Medida de Simplex Autárquico IS01 - Licenças, autorizações prévias e outros condicionamentos administrativos similares –

A Rede Comum de Conhecimento apresenta-se, assim, como um espaço para partilhar conhecimento e trocar experiências, mas procura, antes de mais, ser um meio para desenvolver competências e gerar novas soluções e práticas para a Administração Pública portuguesa. 

 sexta-feira, 8 de Maio de 2009