O Projecto PERFISS - Concepção de Perfis de Competências no ISS, IP

Enquadramento organizacional

A preocupação com o desenho dos perfis à medida das necessidades do ISS, IP remete imediatamente para uma caracterização deste instituto que, por superficial que seja, permita perceber a amplitude do projecto. O ISS, IP tem como missão gerir os regimes de segurança social, incluindo o tratamento, recuperação e reparação de doenças ou incapacidades resultantes de riscos profissionais, o reconhecimento dos direitos e o cumprimento das obrigações decorrentes dos regimes de segurança social e o exercício da acção social, bem como assegurar a aplicação dos instrumentos internacionais de segurança social e acção social. Da complexidade desta missão decorrem dezasseis áreas de actuação, que se desdobram em quatro áreas de negócios distintas, três áreas de suporte, nove gabinetes especializados e uma estrutura organizada em serviços centrais e unidades orgânicas desconcentradas (UOD) por todo o país, para a qual mobilizava, a 31 de Dezembro 2009, 13.164 postos de trabalho.

Opções técnico-metodológicas

Para definição do número dos perfis foi efectuada uma estimativa tendo em conta o desdobramento das áreas e sub-áreas de actuação cruzadas com os três níveis de complexidade (Técnico Superior, Assistente Técnico e Assistente Operacional) e, quando se justificasse, âmbito de execução das funções a nível central ou em UOD. Do produto deste cálculo, com a margem de erro que lhe foi adicionada, chegou-se ao número cem. O número efectivo de perfis será determinado após a análise de toda a informação obtida no trabalho de campo.

Tendo presente os objectivos do PERFISS ¬– adequar de cada perfil à especificidade da função a que se refere e ser um referencial de desempenho de excelência – e o n.º de perfis a conceber, confrontamo-nos com um volume de trabalho que torna imprescindível a adopção de um modelo de concepção de perfis que, por um lado, assegure a sua instrumentalidade quando integrado num modelo de gestão de recursos humanos, que se pretende cada vez mais próximo da gestão por competências, e, por outro, apresente uma relação custo/benefício positiva no que concerne ao processo de concepção.

Por esses motivos, e em colaboração com a empresa de consultoria Rhmais, parceira neste projecto, optou-se por uma abordagem de tipo meso: o modelo de múltiplos perfis (The Multiple Job Competency Model), por oposição à abordagem macro do Modelo de Perfil Genérico (The one-size fits-all Model) ou, no pólo oposto, à abordagem micro do Modelo de Perfil Específico (The Single Job Competency Model), de acordo com Kandula (2004).

De uma forma sintética, a metodologia de concepção de cada perfil tem os seguintes momentos:

• Identificação da função, e respectivo nível de complexidade, para o qual se pretende conceber o perfil de competências;
• Identificação dos respectivos interlocutores privilegiados (3 chefias e 3 titulares de posto de trabalho -PT);
• Adequação do questionário de Análise Posto de Trabalho (APT) ao perfil específico a conceber e respectivo envio, via mail, à chefia;
• Preenchimento e devolução do questionário APT;
• Análise dos questionários APT para preparação das entrevistas a titulares de PT;
• Realização de entrevistas a titulares de PT;
• Recolha, tratamento e análise da informação (questionário APT e entrevistas);
• Produção de pré-perfil, onde se cruza actividades com competências;
• Validação da proposta de pré-perfil e atribuição de nível de proficiência quantitativo às competências identificadas;
• Produção de perfil, agora com descritor qualitativo do nível de proficiência definido;
• Validação da proposta de perfil.

A estrutura do perfil (descrição sumária das variáveis determinantes da função a que o perfil está associado) é constituída pelas seguintes variáveis:

• Designação;
• Código de Perfil;
• Área de Actuação;
• Missão da Área de Actuação;
• Sub-Área de Actuação;
• Âmbito de Execução da Função;
• Nível de complexidade / Carreira;
• Objectivos da função associada;
• Actividades principais e secundárias;
• Condições de Contexto;
• Habilitações Literárias;
• Formação Específica;
• Relações Profissionais Internas;
• Relações Profissionais Externas;
• Experiência requerida;
• Critérios de Evidência.

Cada perfil, além da estrutura de perfil, apresenta uma outra dimensão: a matriz de competências que, numa lógica modular, correlaciona, decorrente da análise efectuada, actividades e competências – saber-saber; saber-fazer e saber-ser – com respectivos níveis de proficiência).

Envolvimento e Participação

Como em qualquer processo de mudança organizacional as acções de comunicação do projecto são essenciais para que os seus objectivos sejam devidamente assimilados por toda a estrutura e para que se gere um clima de confiança relativamente aos resultados do projecto. Neste sentido, foram implementadas acções de comunicação globais e específicas. Globais dirigidas a todos os colaboradores e específicas para dirigentes.

A comunicação do PERFISS, sendo transversal a todo o seu desenvolvimento, pretendeu, numa primeira fase, dar a conhecer o projecto e os seus objectivos, quer aos dirigentes, quer aos colaboradores do ISS, IP. Assim, foi disponibilizado – aquando do início do projecto – na Intranet do instituto um texto apresentando-o, etapas de execução e metodologia. Posteriormente, também na Intranet, e de modo a dar conhecimento do desenvolvimento dos trabalhos, foram disponibilizados os dois primeiros perfis definidos, resultantes do teste piloto.

Foram, ainda, realizadas duas sessões de apresentação a dirigentes, visando a divulgação do projecto, bem como o seu envolvimento. Embora não tendo como objectivo principal a comunicação do projecto no sentido estrito do termo, foram ainda realizadas reuniões parciais com dirigentes e chefias de diferentes áreas e sub-áreas de actuação. Estas reuniões permitiram uma melhor explicitação quer do que se pretende com o PERFISS, quer do contributo esperado por parte dos diferentes intervenientes.

Constrangimentos

Da implementação de um projecto desta natureza, numa organização complexa e de grande dimensão como é o ISS, IP, e onde é solicitado o envolvimento de um grande número de colaboradores, resultam, naturalmente, diversos constrangimentos.

Esses constrangimentos dividem-se em dois tipos: inerentes à aplicação da metodologia na organização e relacionados com a concepção dos perfis.

Relativamente aos primeiros, podemos referir:

• o grande número de áreas de actuação, bem como a sua diversidade - o que implica um maior esforço na compreensão das inúmeras actividades desenvolvidas;
• o cumprimento do cronograma - dado haver um prazo relativamente curto para concepção, implementação da metodologia e consequente construção de cerca de 100 perfis;
• a monitorização do projecto - na medida em que a construção dos perfis implica a aplicação e a análise de aproximadamente 300 Fichas de Análise de Posto de Trabalho e 300 entrevistas.

Quanto aos segundos, destacamos:

• a definição do âmbito de cada perfil e a identificação de perfis mutuamente exclusivos - de facto, o trabalho no terreno permitiu verificar que, por vezes, o que inicialmente seria um mesmo perfil constitui dois ou mais perfis. Ao invés, para funções desempenhadas em áreas de actuação distintas das quais, à partida, resultariam diferentes perfis, constatou-se que resultam num único perfil de competências;
• adequação das competências às especificidades organizacionais - com o PERFISS visa-se a construção de perfis adequados à realidade do ISS, IP, ou seja, é necessário, nomeadamente no que respeita às competências propriamente ditas, fazer um esforço acrescido na definição dos respectivos construtos;
• construção da metodologia - o teste piloto permitiu, como esperado, a introdução de melhorias na metodologia e nos instrumentos a aplicar. Contudo, estas alterações metodológicas implicam recuos e atrasos no cronograma e exigem, por outro lado, uma estreita articulação e entendimento entre os diferentes elementos da equipa de projecto.

Ponto de situação

Neste momento, o projecto encontra-se na fase de Operacionalização da Metodologia, tendo o Piloto terminado em Dezembro de 2009, do qual decorreu a adaptação da metodologia às especificidades do ISS, IP bem como a produção de dois perfis:

Áreas de Actuação	Sub-Área de Actuação	Perfil	Nível de Complexidade	Âmbito de execução
Prestações e Atendimento	Atendimento	Atendimento	Assistente Técnico	UOD
Fiscalização	Fiscalização	Inspecção Superior	Inspecção Superior	Serviços Centrais

Expectativa

Por fim, importa realçar que o verdadeiro impacto e utilidade dos resultados obtidos com o PERFISS apenas poderão ser sentidos e testados quando os perfis de competências construídos forem aplicados.

Só nesta fase de apropriação dos resultados se poderá, efectivamente, verificar a sua adequabilidade às necessidades que se previam colmatar com a sua construção.

Referências Bibliográficas

DIRECÇÃO GERAL DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, Avaliação e Desenvolvimento de Competências na Administração Pública, Departamento de Recrutamento e Selecção de Pessoal, Núcleo de Psicologia, 2006.

KANDULA, Srinivas R., Human Resource Management in Practice: With 300 Models, Techniques and Tools, PHI Learning Pvt. Ltd, 2004.

MANSFIELD, Richard S., Practical Questions for Building Competency Models, Insight Information Company Conference/competency
 

Francisco Burnay tem uma licenciatura em Sociologia (ISCTE, 1994) e uma vasta experiência na área do Desenvolvimento Organizacional e Gestão de Recursos Humanos. Desde 2006 trabalha no DRH/Centro de Competências Organizacionais do ISS,I.P. Antes disso, foi chefe de Divisão de Desenvolvimento de Competências Câmara Municipal de Setúbal, 2005/6, trabalhou de 1998 a 2005 no IQF - Instituto para a Qualidade na Formação (Ex-INOFOR), fez parte da Unidade de Projecto: Inovação Organizacional e Gestão de Recursos Humanos e em 1996 passou pelo Departamento de Recursos humanos da Portugal Telecom. Entre 1992 e 1998 participou em vários estudos de Investigação-Acção.

Sofia Almeida é licenciada em Sociologia (ISCTE, 1998) e tem um Mestrado em Planeamento e Avaliação de Processo de Desenvolvimento (ISCTE, 2006). Encontra-se actualmente a trabalhar na DRH/Centro de Competências de Formação do ISS, IP, tendo passado pela Associação Portuguesa de Segurança Social/Secretaria de Estado da Segurança Social / Secretaria de Estado do Emprego e Formação, onde trabalhou entre 1998 e 2002 no Projecto PROFISSS.

 segunda-feira, 1 de Fevereiro de 2010