Desmaterialização dos Processos de Aquisição e Gestão do Equipamento no IRN

Breve Enquadramento do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, IP)

O Instituto dos Registos e do Notariado, I. P., é um instituto público integrado na administração indirecta do Estado, que tem por missão executar e acompanhar as políticas relativas aos serviços de registo. Os serviços centrais do IRN, do qual faz parte o Departamento Patrimonial (DP), superintendem cerca de 600 serviços desconcentrados (grosso modo Conservatórias) que integram cerca de 5.500 funcionários.

A História por detrás da Ideia

Em 2007, por força da Lei, o IRN, IP viu profundamente alterada a sua área de actuação no que concerne à aquisição de bens e serviços, uma vez que, até essa data, as Conservatórias realizavam autonomamente todas as compras necessárias ao normal funcionamento dos serviços.

Após a data em referência houve uma transferência de responsabilidade para os serviços centrais do IRN, a quem cabe agora a superintendência das sobreditas Conservatórias e, em consequência as operações que estavam a estas confiadas, designadamente, as aquisições de bens e serviços, tais como, serviços de limpeza, de segurança, aquisição de PC´s, fotocopiadoras, faxes, consumíveis, etc.

Foi neste quadro que a ideia, que a seguir se descreve de forma sinóptica, surgiu.

A Invenção

A ideia nasceu da verificação das lacunas do processo que ainda se encontra em uso, no qual as Conservatórias executam algumas tarefas de âmbito jurídico com vista à aquisição de bens e serviços. Tendo como objectivo a desmaterialização do actual processo e a reinvenção da forma como o DP operará, a invenção tem subjacente a criação de um workflow electrónico de aprovação, que coloca o DP como o dono da totalidade das operações que o processo de aquisição compreende, sendo que a única acção das Conservatórias será apenas “dar conhecimento da necessidade”.

Para se concretizar esta ideia, construiu-se, com recurso ao outsourcing, uma solução tecnológica, baseada na tecnologia FileNet, que suporta, em processos electrónicos e automatizados, várias dimensões do DP, visando aumentar os padrões de qualidade da prestação dos serviços aos seus clientes - as Conservatórias.

A Intranet será o veículo de interacção entre as Conservatórias e o DP. A interacção far-se-á através de formulários electrónicos que terão multiplas funções automatizadas, como é o caso, a título de exemplo, da distribuição de processos, atendendo à sua origem territorial, para gestores pré-determinados; tendo cada gestor um grupo de Conservatórias adstrito.

Pretende-se, através da implementação da ideia em apreço:

• Aumentar a produtividade induzida por sistemas de informação;
• Melhorar o controlo dos processos;
• Reduzir de forma exponencial os custos totais e o tempo necessário para concluir os processos de aquisição; e
• Por último, obter um conjunto de dados de gestão que permitam executar a missão que cabe ao DP de forma mais eficaz e numa perspectiva de feedforward.

Nesta sequência, a ideia materializada na nova solução tecnológica permitirá ao DP:

• Gerir todos os processos de compras, desde a aprovação da necessidade, passando pelo envio dos convites, recepção e digitalização das propostas dos concorrentes, adjudicação, informação digital por parte da Conservatória sobre a recepção física dos bens, recepção e digitalização de facturas;
• Digitalizar e visualizar quaisquer contratos que venham a ser firmados, assim como, as facturas pagas no âmbito dos mesmos;
• Inventariar electronicamente os bens adquiridos relacionando-os com os contratos de assistência técnica digitalizados e, ainda, monitorizar a performance de alguns bens, como é o caso das fotocopiadoras, por exemplo, através da verificação do número de pedidos de assistência técnica;
• De forma semi-automática, solicitar pedidos de assistência técnica para alguns aparelhos susceptíveis de avaria, como são exemplo, os aparelhos de ar condicionado, os faxes e fotocopiadoras, permitindo ainda solicitar consumíveis de forma simplificada;
• Reduzir significativamente os tempos de transferência e resposta às solicitações das Conservatórias;
• A redução de custos associados ao uso do papel como suporte principal;
• A diminuição dos custos com os CTT por via do relacionamento electrónico que ocorrerá entre as Conservatórias e o DP;
• A possibilidade do conhecimento a todo o tempo do estado do processo, por parte de qualquer interessado, por via do acesso ao histórico de operações; e ainda
• Gerar e emitir relatórios de gestão.

Constragimentos e Razões de Mora no Piloto

A implementação da inovação aqui versada está a ser caracterizada por avanços e recuos. Logo no ano de 2008, com a entrada em vigor do Código dos Contratos Públicos, foi necessário reequacionar o workflow de modo a adaptá-lo ao novo modelo de procedimento administrativo tendente à contratação pública.

Mais recentemente, e por forma a atingir na plenitude o objectivo primordial que é a desmaterialização total do processo de aquisição, e já em momento muito próximo do início do “piloto”, ocorreu um passo mais no cumprimento daquele desiderato:

• Com a integração no processo do acto de recepção electrónica dos bens pela Conservatória;
• Com integração no processo de uma operação electrónica de reconhecimento, pelo Departamento Financeiro do IRN, da chegada física das facturas emitidas pelos fornecedores, e consequente match com o respectivo processo de aquisição; o que permitirá, pela primeira vez, fazer com que as facturas sejam encaminhadas directamente para aquele Departamento em vez de a eles chegarem por intermédio do DP.

Por outro lado, densificou-se o fluxo de aprovação de necessidades através da criação de mais um nível de aprovação, em ordem a fazer reflectir as recomendações ínsitas no “Plano anti-corrupção do IRN”, elaborado no final do ano de 2009.

Estas três razões conduziram a um atraso no “piloto”, mediante a alocação de recursos para o seu desenvolvimento e, acima de tudo, por fazer mais sentido testar no terreno uma mais completa solução.

Condições para se materializar uma Ideia

Vender, resiliência e patrocínio são três palavras que constroem os pilares estruturantes para se materializar esta ideia no seio da administração pública.

Saber vender uma ideia é meio caminho para se atingir o objectivo pretendido, pelo que é necessário, não ter receio da própria ideia, pelo contrário, acreditar nela, e ser visionário para “materializá-la no abstracto”.

O agente que inova tem de ter a capacidade de lidar com problemas, superar obstáculos ou constrangimentos, em resumo, ser resiliente.

A implementação de qualquer ideia que origine uma inovação está subordinada ao patrocínio dado pelos órgãos de gestão, materializado neste caso através do recurso ao outsourcing para desenvolvimento de uma aplicação informática.

Mas só se vende uma ideia que faça sentido. A motivação de quem “compra” a ideia pode ser nula. Só um líder empenhado em melhorar, um líder que sabe ouvir e ver um futuro melhor através de uma ideia, apenas uma ideia, sem que esta esteja materializada, mas que visionariamente reconhece a sua aplicabilidade e benefício, é sem dúvida chave para o sucesso de qualquer inovação.

* João Pina é licenciado em Gestão de Empresas pelo ISLA e pós-graduado em Direito Comercial pela Universidade Católica Portuguesa. Encontra-se a cursar o mestrado em Empreendedorismo e Gestão da Inovação ministrado pelo ISLA. É funcionário do Departamento Patrimonial do Instituto dos Registos e do Notariado, IP, onde ingressou em Novembro de 2006 para implementar e coordenar um projecto de compras electrónicas. Actualmente gere em parte um projecto de gestão de atendimento e corporate TV; é interlocutor daquele Instituto junto do Ministério da Justiça, em matéria de compras públicas; e tem, ainda, a seu cargo a orientação e elaboração das peças jurídicas relativas ao lançamento de concursos públicos internacionais e nacionais com vista à aquisição de bens e serviços. 

 terça-feira, 23 de Fevereiro de 2010