Entidade: Universidade de Évora – Serviços de Informática - http://www.si.uevora.pt 

Entidades parceiras: Na génese do projecto (entre 1999 e 2006) houve uma parceria com o Departamento de Informática da Universidade de Évora.

Destinatários/Beneficiários potenciais: Estudantes, docentes, investigadores, funcionários não docentes, órgãos de governo, unidades orgânicas, serviços e outras unidades de apoio.
De futuro, prevê-se a extensão para entidades externas à Universidade de Évora.

Ponto de Situação: É um Sistema Integrado de Informação, em permanente evolução face às frequentes alterações legais, de oferta formativa e inerentes à própria estratégia da instituição.

Custos envolvidos: A Universidade de Évora adoptou, desde há vários anos, uma politica de desenvolvimento baseada em standards e em software open-source. Essa estratégia, reconhecida pelo então Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (MCTES) e também pelo Ministério da Educação (ME) com os quais a Universidade de Évora tem colaborado em diversas iniciativas neste domínio, permite-nos uma independência de fabricantes, garante uma clara redução de custos de exploração, nomeadamente ao nível do licenciamento de software, proporciona uma rápida incorporação da inovação uma vez que a tecnologia open-source está normalmente disponível muito mais rapidamente que a tecnologia proprietária, garante uma base mais alargada de suporte, normalmente sem custos, uma vez que os desenvolvimentos open-source pressupõem sempre a existência de uma comunidade (de âmbito mundial) bastante alargada de maintainers e developers e permite a fácil integração com outros sistemas e aplicações, decorrentes sobretudo da adopção de standards e de uma arquitectura aberta, escalável e modular.
Atendendo a que a Universidade de Évora dispõe de recursos humanos qualificados, quer o desenvolvimento, quer o carregamento de conteúdos são assegurados internamente, o que permite também a obtenção de economias de escala no que aos custos com o pessoal se refere.

Taxionomia
Sistema de Informação Integrado | Informação | Desmaterialização | Ensino Superior | Acesso ao Ensino Superior | Oferta formativa no Ensino Superior | 1º Ciclo (Licenciaturas) | 2º Ciclo (Mestrados) | 3º Ciclo (PhD-Doutoramentos) | Mobilidade | International students | Percurso Académico | Candidaturas | Matrículas | Inscrições | Propinas | Formação | Sumários | Serviço Docente | Registo on-line | Requerimentos on-line | Relatórios de disciplina | Relatórios de docente | Planos curriculares | Avaliação de Docentes | Apoio à Decisão | Gestão de Serviços | Investigação | Gestão de Projectos | Gestão de Informação | Cooperação | Prestação de Serviços | Transferência de Conhecimento |

Descrição Pormenorizada
O SIIUE consiste num projecto desenvolvido na Universidade de Évora (UÉ), criado em 1999 entre o então Serviço de Computação e o Departamento de Informática. Este Sistema aglomera toda a informação/dados respeitantes à UÉ quer ao nível estrutural, quer em relação aos membros que a constituem, sejam eles alunos, docentes, investigadores ou funcionários. 

O sucesso para o seu desenvolvimento deveu-se em boa parte ao envolvimento e apoio da Equipa Reitoral na fase de implementação do Sistema (a partir de 1999), que considerando a abrangência e especificidade deste projecto, criou inclusive nessa altura o cargo de Pró-Reitor para os Sistemas de Informação.

A continuidade e estabilização do SIIUE deve-se ao facto de existir desde 2000 uma Direcção de Serviços de Informática, dotada de técnicos que promovem em permanência, os desenvolvimentos do Sistema na própria Universidade de Évora, não existindo uma dependência do exterior para as melhorias e alterações que vão sendo necessárias.

Também foi e continua a ser importante para o sucesso desta iniciativa (SIIUE), a experiência adquirida pelos técnicos da Universidade de Évora, nomeadamente no desenvolvimento de sistemas e aplicações, aliada às parcerias estabelecidas com entidades de reconhecido mérito nas áreas de trabalho propostas.

Outro ponto forte é igualmente a estreita ligação que existe entre a componente técnica e a componente académica/científica resultante da existência de um Centro de Investigação em Tecnologias de Informação na Universidade que integra funcionários, docentes e investigadores da instituição que desenvolvem a sua actividade na área das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), garantindo assim a qualidade do trabalho que é colocado ao serviço da instituição, proporcionando uma maior “proximidade” dos utilizadores finais ao SIIUE.
De realçar também a integração e interoperabilidade das várias vertentes numa única plataforma (destaca-se a integração que já existe com o MOODLE - https://moodle.uevora.pt/).

Próximas Acções
É indiscutível que o atual Sistema Integrado de Informação (SIIUE) que também suporta a gestão académica, foi concebido e desenvolvido tendo sobretudo em atenção as necessidades dos seus utilizadores finais: alunos, docentes, investigadores, funcionários, órgãos de gestão e restantes unidades estruturantes.

Trata-se de uma abordagem que adequa o desenvolvimento às necessidades dos utilizadores, de uma forma contínua, evolutiva e flexível permitindo a rápida incorporação de novas funcionalidades e a quase imediata adaptação a novas exigências, muitas delas decorrentes de imposições legais, de que o exemplo mais recente é a alteração curricular dos cursos, decorrentes da sua adaptação ao Processo de Bolonha – A3Es - http://www.a3es.pt/  - Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior. Está assim permanentemente salvaguardada a adequação do Sistema face às exigências da instituição (UÉ), face às disposições legais e face às expectativas dos diversos utilizadores, sendo esta a metodologia que se pretende adoptar nos desenvolvimentos propostos.

No início de 2013, a Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3Es) certificou o Sistema Interno de Garantia da Qualidade da Universidade de Évora – mais informações em http://www.uenews.uevora.pt/maio2013/index.html -, tendo considerado o SIIUE sólido, flexível, ancorado numa plataforma desenvolvida e controlada internamente, permitindo um elevado grau de desmaterialização da documentação de suporte e automatização dos procedimentos inerentes.

São muitos os objetivos a atingir com o desenvolvimento do SIIUE, que numa visão global pretende modelar toda a informação, dados e conteúdos da UÉ: desde os órgãos de governo, às unidades orgânicas e outras estruturas com representação estatutária até à informação dos cursos leccionados e em oferta, distribuição do serviço docente, relatório de disciplina, sumários, relatório de docente, entre outros.

Numa perspectiva imediata, destacam-se os seguintes desenvolvimentos:

• Extensão do módulo de registo de eventos e notícias para ligação às páginas de unidades orgânicas e outras Unidades (estando esta ligação já realizada para o atual portal da Universidade de Évora e para o jornal UE);
• Módulo de suporte à Avaliação de Docentes, que depois de regulamentada pela Reitoria está agora em fase avançada de desenvolvimento, prevendo-se a sua entrada em produção já no início de 2012;
• Módulo de representação de espaços, já previsto há algum tempo e que irá agora avançar, permitindo associar à atual representação abstracta dos espaços da Universidade de Évora, uma representação gráfica e georreferenciada de forma sustentada;
• Integração de informação de alunos Erasmus.

Ponto de Contacto
Joaquim José Santos Lopes Godinho – Director de Serviços de Informática da Universidade de Évora – Telefone: 266 760 992 - e-mail: jjg@uevora.pt

Site

• https://siiue.uevora.pt/
• http://ueline.uevora.pt/Canais/newsletter/(item)/8335
• http://www.si.uevora.pt/Noticias/A-importancia-do-SIIUE-para-o-Sistema-Interno-da-Garantia-da-Qualidade-na-UE

Resultados
Na generalidade, o SIIUE tem como resultados óbvios e mais abrangentes, (1) a agregação numa única plataforma de toda a informação necessária à gestão da instituição ao nível académico, estrutural, de investigação, entre outros, (2) a disponibilização de forma centralizada de uma ferramenta de gestão capaz de responder às necessidades dos diversos atores da instituição, desde o aluno, ao investigador, à Reitoria e todos os restantes órgãos decisores, (3) a garantia de escalabilidade da solução e segurança dos dados através de uma infra-estrutura dedicada e centralizada.

Pretende-se assim dar uma resposta mais eficiente às necessidades da Universidade de Évora, necessidades essas que resultam de uma estratégia definida mas que, tal como toda a envolvente, estão em constantes alterações/adaptações.

De uma forma mais operacional e localizada, do SIIUE esperam-se resultados distintos na ótica de cada tipo de utilizador: (1) o aluno tem no SIIUE uma ferramenta que lhe permite gerir toda a sua vida académica desde que chega à Universidade de Évora até se diplomar; (2) o docente tem no SIIUE uma forma ágil de coordenar as suas tarefas de gestão académica e de I&D, lançando notas, sumários, consultando projetos e respetivos outcomes, etc; (3) o funcionário retira do SIIUE informação relativa às suas funções na instituição, recibos de vencimento, resultados da sua avaliação; (4) o candidato, ainda não aluno, tem no SIIUE a sua “porta de entrada” para a instituição, onde poderá logo à partida candidatar-se à Universidade de Évora e proceder à sua matrícula; (5) a Reitoria retira do SIIUE os indicadores de gestão necessários para acompanhar a “vida” da instituição e tomar as decisões necessárias no sentido da sua estratégia e plano de atividades; (6) muitas outras unidades, como departamentos, comissões de curso, serviços e outros órgãos, têm no SIIUE uma plataforma que permite a simplificação de procedimentos e uma gestão centralizada da informação.

O SIIUE trouxe enormes benefícios relativamente aos aspetos atrás referidos permitindo melhorar a produção e o acesso à informação, consolidar e integrar a informação e automatizar e desmaterializar procedimentos. É atualmente um sistema de informação indispensável sobretudo para a área académica mas a sua transversalidade começa a sentir-se igualmente noutros domínios de atuação da Universidade como sejam a investigação, a cooperação e a área administrativa.
Nas palavras do Professor Virgílio Meira Soares – Presidente do Conselho de Avaliação da Universidade de Évora -  “O SIIUE existe para servir a Universidade, e não para servir unicamente a sua Administração, apresenta todas as condições para ter sucesso e merece a colaboração de todos na criação de uma cultura de qualidade”.

Na sequência da auditoria levada a cabo pela Comissão de Avaliação Externa da A3Es (Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior) no âmbito da avaliação do “Sistema Interno de Garantia da Qualidade (SIGQ)” foi com particular satisfação que verificamos que um dos pontos fortes referidos no relatório é precisamente o Sistema de Informação Integrado da Universidade de Évora (SIIUE).