Monitorização e gestão da frota municipal

O projeto surgiu na sequência do processo de desmaterialização e modernização dos procedimentos administrativos e de gestão que estão em fase de implementação no município.

Entidade: Município de Torres Novas
Destinatários/Beneficiários potenciais: Funcionários do Município Torres Novas / Município de Torres Novas
Ponto de Situação: Em curso

Custos envolvidos
A aquisição do Sistema de Gestão de Frotas e Localização de Viaturas Frotcom envolveu um investimento de 44.280,00€.
A aplicação informática para gestão de máquinas e veículos municipais –MAQ, já existia no Município, traduzindo-se num investimento operacional e não financeiro.

Taxionomia
Gestão de Frota

Descrição breve
O projeto surgiu na sequência do processo de desmaterialização e modernização dos procedimentos administrativos e de gestão que estão em fase de implementação no município.
Teve início em Janeiro de 2011 com a criação do Departamento da Presidência e a atribuição do serviço de gestão da frota (até então inexistente) a este departamento.
A frota é habitualmente responsável por uma percentagem importante dos custos de qualquer entidade, tendo um impacto direto na sua performance económica. No entanto é uma atividade fundamental no dia-a-dia de qualquer entidade.

Descrição pormenorizada

  • Aglutinação e sistematização da informação necessária, em aplicações informáticas cuja funcionalidade remete para a otimização dos recursos humanos e técnicos disponíveis;
  • Avaliação do comportamento económico e custos dos veículos;
  • Rentabilização dos meios físicos e económicos contribuindo desta forma para a gestão coerente e sustentada da frota municipal, na prossecução do objetivo da redução de custos e otimização de recursos;
  • Organização interna com recorrência a serviços externos, nomeadamente no que respeita a sistemas informáticos de compilação e sistematização de informação e sistemas de localização e monitorização de viaturas, para apoio à gestão autárquica.

Tecnologia

Este sistema inteligente de localização de veículos por GPS e gestão de frotas utiliza, para monitorização de cada veículo, um «GPS tracker», equipamento que inclui recetor GPS e módulo de comunicações GPRS, ligado à bateria do veículo. Usando um web browser, tal como o Internet Explorer®, os utilizadores podem aceder a informações sobre a frota, sendo a localização dos veículos mostrada em mapas. Dados respeitantes a velocidade, ignição e eventuais sensores são mostrados em gráficos e tabelas. A intervalos predefinidos a unidade regista e envia para o Frotcom Data Center os dados de GPS e da ignição, usando comunicações GPRS.
Os dados recebidos no Frotcom Data Center são imediatamente registados e processados. Para cada utilizador é definido um conjunto de relatórios e as respetivas periodicidades, que são enviados por correio eletrónico.

Adicionalmente, foi instalado nas viaturas um identificador de condutor. O módulo é composto por um leitor RFID e uma campainha, instalados no painel do veículo e conectado ao dispositivo Frotcom GPS / GPRS. A cada condutor foi atribuído um cartão RFID (do tamanho de um cartão de crédito). O condutor passa o cartão junto do recetor RFID, para ser identificado, antes de começar uma nova viagem.

A introdução no Frotcom de todos os custos associados aos veículos – combustível, pneus, manutenção, seguro, amortizações, entre outros, permite ao gestor de frota ter o controlo total dos custos da frota. São igualmente definidas as condições de alarme. Logo que se verifique uma situação de alarme, a mesma é apresentada aos utilizadores, possibilitando uma resposta imediata ao problema.

Recomendações
Definir objectivos concretos para a gestão da frota, de forma a coordenar a monitorização e obter os dados que permitam conhecer os parâmetros que satisfaçam as necessidades.
Efectuar um período experimental, pré contratualização, que permita testar equipamentos e aplicações desenvolvendo competências que preencham os requisitos da gestão de frota da administração pública.

Próximas Acções
Potenciar as ferramentas e os relatórios das aplicações já adaptados à realidade de uma autarquia de forma a dar respostas a novos objectivos de monitorização e gestão da frota do Município.

Resultados
Aumento na qualidade do serviço

  • Resposta mais rápida a solicitações
  • Avisos de atrasos podem ser tratados a tempo
  • Identificação da localização de viaturas em circulação e em parque

Redução de custos e aumento de produtividade

  • Melhor controlo da utilização dos veículos e do tempo de trabalho total
  • Melhor controlo do consumo de combustível
  • Melhor controlo do custo de utilização da frota
  • Melhor controlo dos caminhos usados
  • Melhor controlo do comportamento na condução - menos multas
  • Menores custos de comunicações
  • Possivelmente melhores prémios de seguros (sinistros e roubos)
  • Menores tempos de espera, maior produtividade
  • Rentabilização do número de viagens/trabalhos

Melhor planeamento das actividades

  • O planeamento das actividades pode ser melhor projectado com base em dados detalhados e objectivos

  • Planeamento de rotas com base em dados de histórico (relatórios de viagens)

  • Selecção do veículo mais próximo para o trabalho seguinte      

Aumento da segurança

  • Melhor controlo do comportamento dos condutores: velocidade, tempo de condução - menos acidentes
  • Seguimento dos veículos em tempo real
  • Com o autocolante “GPS Controlled” - menos roubos     

Anexo

· Reportagem IGOV – RTP Informação
http://www.youtube.com/watch?v=LiF5xNzLdag&list=PL289ADFFBC166C821&index=4&feature=plpp_video
· IGOV
http://www.i-gov.org/index.php?article=17494&visual=1&id=&subject=332

Ponto de Contacto
Stela Rato Diretora do Departamento da Presidência
tlf. 249 839 430 Ext. 400 | fax 249 811 780
stela.rato@cm-torresnovas.pt

Site: www.cm-torresnovas.pt

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Última atualização a 4 de Maio de 2012