Desmaterialização do processo de requisições para leitura presencial
Iniciaram-se em 2009 os trabalhos conducentes ao projecto de informatização e desmaterialização do circuito (interno e público) e dos processos associados à requisição/acesso a obras em depósitos para leitura de presença na Biblioteca Pública Municipal do Porto. Após análise e especificação de requisitos, concluiu-se pela conveniência da inclusão desta valência no Sistema Integrado de Gestão das Bibliotecas Municipais do Porto e que a interacção com o utilizador/leitor seria operacionalizada através de interface Web.

Iniciativa: Desmaterialização do processo de requisições para leitura presencial
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários: Actuais e futuros leitores da BPMP
Categoria: Tecnologias de Informação
Ponto de Situação: Concluído.
Site: www.cm-porto.pt


Para além dos inerentes procedimentos aquisitivos de bens e serviços, a variedade e complexidade dos fundos documentais da BPMP, a dimensão da sua base de dados bibliográficos (uma das maiores do País com mais de 250.000 registos), o impacto do processo de migração de dados (bibliográficos, leitores e transacções de empréstimo) e a necessidade de manter operacional as actividades de processamento bibliográfico e circulação documental, originaram com que as tarefas de parametrização do Sistema de Gestão de Bibliotecas e outras dependentes, designadamente a customização do Catálogo Público de Acesso em Linha (OPAC), só ficassem concluídas em finais de 2010.

Este novo serviço, criado com o apoio da candidatura SAMA – Medida 13 (em articulação com as Medidas 4 e 25), possibilita a informatização e desmaterialização expressivas do circuito (interno e público) e do processo de requisição e acesso a obras em depósitos para leitura de presença. A aplicação informática, integrada no Sistema de Gestão de Bibliotecas, permite aos leitores requisitar directamente exemplares que não estão em livre acesso. Os utilizadores autenticados colocam, via OPAC, o pedido e este é enviado para os depósitos que, por seu turno, remetem o exemplar para uma zona de acesso ou sala de leitura para se proceder ao empréstimo presencial. Nos pedidos de publicações periódicas cujos registos bibliográficos constam já dos catálogos informatizados, o OPAC permite a inserção/digitação pelo leitor autenticado dos dados relativos ao exemplar pretendido (volume/ano/nº,...).

A aplicação possibilita também a submissão de requisição/pedidos aos depósitos de obras (monografias ou periódicos), que não se encontrem na base de dados bibliográficos, mas somente nos catálogos convencionais.

O OPAC permite ao leitor autenticado a inserção/digitação dos elementos mínimos indispensáveis e obrigatórios (Título, Cota e, se aplicável, volume/ano/nº) da requisição que será, assim, submetida aos depósitos e processada em moldes idênticos aos pedidos de obras cujos registos bibliográficos constam já dos catálogos informatizados.

A autenticação dos utilizadores/leitores é efectuada através do interface ecrã (digitação de credenciais) ou do cartão de leitor/utente (passagem do cartão por dispositivo de leitura de banda magnética).

Recomendações
Ao acolhimento e orientação dos utilizadores será dada particular atenção, pelos Serviços de Leitura e Referência e Balcão de Atendimento ao Leitor (articulação com a medida SAMA 4) da Biblioteca Pública Municipal do Porto.

Estão previstas acções de sensibilização/formação (curta duração), direccionadas para os utentes/leitores, sobre o uso desta valência. Numa primeira fase de transição, estimada em cerca de 3 meses, a requisição electrónica coexistirá com os procedimentos manuais associados ao acesso a obras em depósitos para leitura de presença.

Próximas Acções

  • Aquisição de sub-módulo complementar que permita a selecção e marcação electrónica de lugar de leitura presencial. Esta funcionalidade deverá poder ser efectuada directamente pelos leitores, em modo gráfico/interactivo, na planta de localização/zonamento (Salas de Leitura Geral e de Reservados) da BPMP. 
  • Desenvolver interface de autenticação/validação através do Cartão de Cidadão. 
  • Equacionar a introdução de dispositivos de computação móvel do tipo PAD’s nos Depósitos de Publicações. 
  • Implementação de solução de autenticação que reconhece/qualifica o utilizador com deficiência visual, possibilitando-lhe o acesso remoto e download de recursos em linha (áudio-livros produzidos pela Biblioteca Sonora da BPMP), igualmente através de interface Web.
Resultados
O sistema informacional que suporta a valência acima referida entrou em produção apenas na última quinzena de Dezembro de 2010, pelo que não foi ainda exequível compilar indicadores temporalmente substantivos. Não obstante, é já possível percepcionar um acréscimo da qualidade dos serviços públicos prestados, bem como uma significativa melhoria organizacional no quadro de um processo mais vasto de modernização dos serviços da Biblioteca Pública Municipal do Porto: 
  • Informatização do circuito, público e interno, de leitura presencial (Requisições e Reservas), incluindo uma
  • expressiva desmaterialização dos procedimentos associados. 
  • Racionalização e optimização de recursos humanos e materiais alocados ao circuito (workflow), com reflexos
  • esperados e já visíveis na produtividade, eficiência e eficácia desses recursos. 
  • Gestão do fluxo de leitores, bem como de requisições. 
  • Comodidade e redução dos tempos de espera dos leitores. 
  • Melhoria da qualidade do atendimento geral (ambiente/contexto, vertente comunicacional, minimização de erros, não conformidades, etc.). 
  • Informação dinâmica sobre o processo de atendimento das requisições de leitura presencial. 
  • Análise/utilização das estatísticas geradas automaticamente como útil ferramenta de gestão.

Ponto de Contacto

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt

Adilia Almeida
adiliaalmeida@cm-porto.pt


Última Actualização: quarta-feira, 2 de Fevereiro de 2011