Iniciativa: Boletim Municipal Electrónico da CMP
Entidade: Câmara Municipal do Porto, Direcção Municipal dos Serviços da Presidência / Direcção Municipal dos Sistemas de Informação e Divisão Municipal de Secretariado e Apoio Administrativo
Destinatários/Beneficiários potenciais: Cidadãos em geral e funcionários
Categoria: Serviços ao Cidadão
Ponto de Situação: Concluído e disponibilizado online no dia 7 de Abril de 2009.
Site: www.cm-porto.pt

Numa lógica de melhoria contínua, a CMP – Câmara Municipal do Porto, atenta à importância das medidas de modernização administrativa e agilização dos processos internos, propôs que o Boletim Municipal passasse a ser editado electronicamente, visando a publicação e disponibilização do Boletim Municipal online, deixando de haver lugar à sua publicação em papel a não ser a pedido do munícipe.

Este projecto co-financiado pelo SAMA - Sistema de Apoio à Modernização Administrativa, veio a ser inserido no Programa Simplex Autárquico – IM-04 por proposta da Câmara Municipal do Porto, tendo sido esta eleita como coordenadora a nível nacional.

O objectivo principal deste projecto é disponibilizar informação administrativa de qualidade aos cidadãos, de forma clara e eficaz.

Por se tratar de uma completa alteração do procedimento inerente à publicação do Boletim Municipal nos moldes actuais, que envolve os vários serviços da Câmara Municipal do Porto intervenientes no procedimento, que enviam actos para publicar no Boletim Municipal, definiu-se regras no sentido de agilizar este procedimento, tendo em conta a eficácia e eficiência do mesmo, em prol de um melhor serviço prestado ao cidadão/munícipe.

O Boletim Municipal contém informação muito útil tanto para os diversos colaboradores da CMP como para os munícipes. Apesar disso, verificou-se que a consulta e utilização do mesmo era bastante reduzida.

Considerando a importância das medidas de modernização administrativa destinadas a aperfeiçoar os sistemas internos de gestão, organização e funcionamento das diversas entidades públicas, de forma a melhorar a qualidade dos serviços prestados à colectividade, a Direcção Municipal dos Serviços da Presidência, em parceria com a Direcção Municipal de Sistemas de Informação, decidiu avançar com um projecto para edição do Boletim Municipal por via electrónica.

O objectivo é propiciar aos interessados uma consulta fácil e ágil do Boletim Municipal via electrónica, através da criação de um site ao qual qualquer cidadão possa aceder via Internet, podendo consultar, imprimir e/ou pesquisar qualquer documento do seu interesse.

Desde cedo a intenção foi criar um instrumento de trabalho relevante para os seus utilizadores, dando-lhe um layout inovador que torna mais apelativa a sua consulta.

A disponibilização do Boletim Municipal on-line dispensa a impressão tipográfica e respectivos custos, bem como, um conjunto de tarefas procedimentais actualmente desenvolvidos para esse efeito, flexibilizando o procedimento.

Este foi também o momento, considerado oportuno, para uniformizar a designação atribuída aos actos e documentos a publicar, bem como a forma como são apresentados, uma vez que eram adoptadas pelos Serviços formas de apresentação diferentes para um mesmo tipo de documento, quer no concerne à designação quer no que concerne ao conteúdo.

Recomendações

A implementação da iniciativa implica a análise de todos os processos organizacionais, de modo a identificar e listar as necessidades dos Serviços e dos munícipes.

Torna-se também necessário envolver todos os Serviços que participem directamente no projecto, no sentido de harmonizar os procedimentos, aproveitando, desta forma, as sinergias de todos os envolvidos.

Próximas Acções

O próximo passo será carregar a plataforma electrónica com os boletins anteriores para alargar o universo de consulta.

Anexos

No decorrer da iniciativa foi desenvolvido um manual com normas para apresentação de documentos, com o objectivo de os uniformizar.

Este manual não é fechado e deverá ser actualizado consoante as necessidades. Na sequência deste manual foi feita uma sessão informativa dirigida aos Serviços que enviam documentos para o Boletim.

A divulgação do projecto foi feita através do site institucional e de comunicação interna.

Resultados

Uma vez que o projecto se encontra ainda numa fase embrionária os resultados são ainda pouco visíveis, mas o feed-back, sobretudo dos Serviços, tem sido bastante positivo. É de registar as 1.117 visitas já realizadas ao Boletim Municipal Electrónico desde o dia 7 de Abril de 2009.

Ponto de Contacto 

Agostinho Cardoso
 agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
 adiliaalmeida@cm-porto.pt 
 

Última Actualização: quarta-feira, 29 de Abril de 2009