Biblioteca Digital do Ministério das Finanças
A "Biblioteca Digital do Ministério das Finanças", no âmbito de uma Administração Pública orientada para os cidadãos com recurso às tecnologias de informação pretende divulgar e preservar um acervo documental importante e único constituído, entre outros, por Orçamentos e Contas do Estado desde o século XIX até à actualidade.

Iniciativa: Biblioteca Digital do Ministério das Finanças
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP)
Destinatários/Beneficiários potenciais: Gabinetes governamentais, público em geral, comunidade científica e outros serviços da Administração Pública
Categoria: Serviços ao Cidadão
Ponto de Situação*
Site: http://213.58.158.155/bibliotecadigital


Utilizando tecnologia de natureza digital, a criação da Biblioteca Digital encerra em si, os novos modelos de comunicação e também de investigação capazes de reunir um conjunto de recursos de informação até agora separados, o que representa o elemento de diferenciação da Biblioteca Digital do Ministério das Finanças.

Disponibilizar sob a forma digital um acervo desta natureza constituí um importante contributo para o conhecimento e estudo da evolução das Finanças Públicas Portuguesas, neste caso desde o inicio do Século XIX até à actualidade, através da facilidade da sua consulta e utilização proporcionados pelo recurso à tecnologia digital eliminando factores que impedem os investigadores/utilizadores de aceder a fontes históricas.

Identificadas as vantagens inerentes a uma Biblioteca Digital e reconhecido o valor da documentação a digitalizar, as principais etapas e acções do projecto consistiram em:
  • Estudo jurídico das conexões entre o Direito de Autor e as Bibliotecas Digitais para conhecimento dos procedimentos legais a ter em conta aquando da disponibilização de conteúdos digitais;
  • Definição dos requisitos técnicos do software para gestão de conteúdos na biblioteca digital e consulta de mercado;
  • Desenho e arquitectura da página web da Biblioteca Digital;
  • Definição dos requisitos técnicos da digitalização de acordo com especificidades da documentação e respectiva consulta de mercado.

Entre as principais dificuldades encontradas durante a fase de arranque da “Biblioteca Digital do Ministério das Finanças”, destacam-se:

  • A impossibilidade de estabelecer parcerias com técnicos especializados na área orçamental com o objectivo de analisar cientificamente a documentação, garantindo maior rigor à metodologia de apresentação dos conteúdos digitalizados;
  • A fraca qualidade das soluções informáticas de gestão de conteúdos digitais disponíveis no mercado e a limitação de verbas disponíveis para este fim;
  • A necessidade dos técnicos de documentação e biblioteca envolvidos no projecto dominarem a forte componente tecnológica inerente ao desenvolvimento de uma biblioteca digital.

Estas dificuldades foram ultrapassadas com as seguintes acções:

  • Análise das espécies documentais pelos elementos da equipa responsável pelo desenvolvimento da Biblioteca Digital;
  • Recurso a software open source obtendo, a baixo custo, uma solução adaptada à instituição;
  • Desenvolvimento do site da Biblioteca Digital com recurso aos meios tecnológicos existentes na SGMF;
  • Digitalização de parte da documentação na Biblioteca Central.

Pretende-se com a Biblioteca Digital do Ministério das Finanças:

  • Promover o diálogo, via electrónica, entre o cidadão, a Administração Pública e a comunidade científica;
  • Disponibilizar electronicamente a documentação da Biblioteca Central do Ministério das Finanças
  • Eliminar o conceito de espaço e tempo, uma vez que permite aos utilizadores o acesso e consulta da informação a qualquer momento e em qualquer lugar.
  • Aumentar o grau de eficiência de funcionamento, uma vez que se atinge um aumento significativo do número de utilizadores ao acesso à informação, reduzindo o custo médio por utilizador;
  • Garantir a preservação de espécies documentais com recurso à transferência suporte documental;
  • Proceder a uma maior integração da informação do MFAP, através de um interface único de pesquisa.
Tecnologia

O projecto é sustentado por diversos meios tecnológicos, quer na transferência de suporte de papel para suporte digital, quer no controlo da qualidade dos documentos digitais, quer na descrição normalizada da documentação, através do sistema de gestão integrada de biblioteca WinLIB, quer ainda na disponibilização e recuperação da informação na Intranet e na Internet (base de dados, banco de imagens, motor de pesquisa, devidamente suportados por três servidores, os quais, por sua vez, são salvaguardados por um sistema de backup), baseadas, estas últimas, em ferramentas open source, criadas no âmbito da Biblioteca Nacional Digital, mas adaptadas às necessidades específicas deste serviço.

Ponto de Situação*

A Biblioteca Digital do Ministério das Finanças é um projecto que se encontra em desenvolvimento desde 2007 e de acordo com a programação feita, já disponibiliza um conjunto de serviços aos seus utilizadores. Actualmente, passa por um processo de actualização com a aquisição de novos softwares de pesquisa que permitirão optimizar o acesso aos seus conteúdos.

Apesar do projecto ainda não se encontrar concluído, a avaliação do serviço disponibilizado pelos seus actuais utilizadores tem sido muito positivo, conforme e-mails recebidos (em anexo - pdf,64 KB), designadamente da comunidade científica.

Recomendações

Recomendações / factores de sucesso deste projecto apontam-se: 
  • Parcerias com entidades congéneres para partilha de experiências; 
  • Estudo de mercado considerando vantagens e desvantagens das soluções disponíveis de acordo com critérios previamente definidos.

Factores de sucesso:

  • Carácter de especialização resultante da natureza particular e única do seu acervo;
  • Adopção de software open source, que garante, à partida, uma maior autonomia e longevidade tecnológica e funcional, além de oferecer a possibilidade de actualizações a baixo custo.
  • Divulgação electrónica dos conteúdos disponibilizados e outras informações de interesse relativas à Biblioteca Digital do Ministério das Finanças;

Próximas Acções
 

  • Estabelecimento de Protocolo com a Biblioteca Digital Europeia, Europeanna, para aí disponibilizar futuramente os conteúdos da Biblioteca Digital do Ministério das Finanças; 
  • Aperfeiçoamento da interface de pesquisa que permite aceder, via Intranet e Internet, aos conteúdos científicos e históricos disponibilizados; 
  • Reestruturação do site da Biblioteca Digital do Ministério das Finanças.
Anexos

Noticias publicadas na imprensa com referência aos conteúdos disponibilizados na Biblioteca Digital em 2007 (pdf, 288 KB) e 2008 (pdf, 640 KB) 

Resultados
  • Criação de uma plataforma centralizada de acesso a conteúdos bibliográficos digitais e nado-digitais, podendo ainda o utilizador, nas suas pesquisas, cruzar os dados disponibilizados pela Biblioteca Digital com os dados disponibilizados pelo Arquivo Digital do Ministério das Finanças;
  • Disponibilização da “Biblioteca Digital do Ministério das Finanças” em diferentes plataformas, de entre as quais, Intranet e Internet;
  • Preservação e conservação do património bibliográfico do MFAP.
Ponto de Contacto 

Maria João Pedro Nunes
Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação
SGMFAP
Tel.: (+351) 218 846 600
mjoao.nunes@sgmf.pt 
  

 Última Actualização: sexta-feira, 16 de Outubro de 2009