O “Arquivo Digital do Ministério das Finanças” é um projecto pelo qual se vida digitalizar os acervos documentais à guarda do Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças (ACMF), com vista a disponibilizá-los, electronicamente, aos organismos seus produtores (órgãos ministeriais e gabinetes governamentais) e, em muitos casos, ao público em geral.

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Iniciativa: Arquivo Digital do Ministério das Finanças
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública
Destinatários/Beneficiários potenciais: Órgãos ministeriais, gabinetes governamentais e publico em geral 
Categoria: Serviços ao Cidadão
Ponto de Situação: O Arquivo Digital do Ministério das Finanças encontra-se em pleno funcionamento, mas tem sido objecto de sucessivos melhoramentos desde que a iniciativa se deu por concluída. Actualmente, passa por um processo de actualização (novos softwares, que optimizam a disponibilização dos conteúdos e facilitam a gestão e manutenção do portal) e de uniformização, tendo em conta a interligação com a Biblioteca Digital do Ministério das Finanças. 
Site: 213.58.158.153/mitra/ 

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Este os principais problemas que tornaram urgente a criação do “Arquivo Digital do Ministério das Finanças”, encontra-se a necessidade de:

• Racionalizar os espaços ocupados pelas crescentes massas documentais acumulados pelos diversos gabinetes e direcções-gerais do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP);
• Disponibilizar a informação contida nessa documentação, não só às entidades produtoras, como ao público em geral.
• Procura-se com o “Arquivo Digital do Ministério das Finanças”:
• Proceder a uma maior integração da informação do MFAP, sendo que o acesso aos acervos documentais, dispersos tecnológica e fisicamente, se fará de forma electrónica, através de uma base de dados , onde se encontra toda a informação digitalizada;
• Disponibilizar electronicamente a informação à guarda do ACMF, não havendo necessidade do leitor se deslocar ao local;
• Optimizar os recursos materiais e humanos, pela transversalidade inerente ao projecto, decorrente das parcerias com serviços do MFAP e de outros organismos da Administração Pública;
• Racionalizar os espaços, com a substituição de grande parte da documentação em suporte papel para outros suportes de conservação como o microfilme ou o digital;
• Modernizar as tecnologias de conservação e de suporte documental;
• Promover o diálogo, via electrónica, entre cidadão, a Administração Pública e comunidade científica.

O projecto é sustentado por diversos meios tecnológicos, quer na transferência de suportes para microfilme e digital (quatro microfilmadoras, uma reveladora, uma duplicadora para saias de prata, 14 scanners de papel, um scanner de microfilmes), quer no controlo da qualidade dos microfilmes e dos documentos digitais, quer na descrição arquivística (InfoGest/ArgGest, cujo acesso é garantido por um sistema constituído por um cluster), quer na disponibilização e recuperação da informação na Internet (base de dados, banco de imagens, motor de pesquisa, devidamente suportados por três servidores, os quais, por sua vez, são salvaguardados por um sistema de backup), baseadas, estas últimas, em ferramentas open source, criadas no âmbito da Biblioteca Nacional Digital, mas adaptadas às necessidades específicas de um serviço de arquivo.

Recomendações

• Definição prévia do tipo de serviço a implementar, tendo em conta os seus utilizadores, funcionalidades, sustentabilidade tecnológica e financeira.
• Colaboração próxima com os serviços internos de informática, essencial para a escolha das soluções informáticas certas e para o conhecimento das mesmas, que se traduz numa maior facilidade de resolver problemas e de desenvolver acções de manutenção.
• Adopção de software open source, que garante, à partida, uma maior autonomia e longevidade tecnológica e funcional, além de oferecer a possibilidade de actualizações a baixo custo. 

Resultados
 

• Criação de uma base de dados de arquivo,, organizada segundo as normas internacionais de descrição arquivística – ISAD(G) e ISSAR. Esta base de dados contem informações sobre os fundos, series, processos e documentos que serão parte integrante do acervo do ACMF;
• Divulgação e disponibilização do “Arquivo Digital do Ministério das Finanças” em diferentes suportes; de entre os quais Intranet e Internet;
• Preservação e conservação do património documental do MFAP e das entidades cooperantes;
• Aperfeiçoamento da interface de pesquisa que permita aceder, via Intranet e Internet, aos conteúdos científicos e históricos disponibilizados.

Ponto de Contacto

Maria João Pedro Nunes
Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação
SGMFAP
Tel.: (+351) 218 846 600
mjoao.nunes@sgmf.pt 
  
 Última Actualização: segunda-feira, 12 de Outubro de 2009