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Gestão por Objectivos ligada à Avaliação de Desempenho
O projecto “Gestão por Objectivos / Avaliação de Desempenho” teve como finalidade a implementação no Município de Oliveira de Azeméis, da metodologia da Gestão por Objectivos e sua ligação à avaliação do desempenho individual. O projecto foi dividido em quatro fases: a primeira fase começou pela apresentação do projecto e clarificação do conceito de “Objectivos” para efeito da avaliação do desempenho individual; a segunda fase, de fixação dos Objectivos anuais; a terceira fase abrangeu a definição dos cronogramas e planos de acção de suporte aos objectivos definidos; e a quarta fase de consolidação e afinação do projecto.
Iniciativa: Gestão por Objectivos ligada à Avaliação de Desempenho
Entidade: Câmara Municipal de Oliveira de Azeméis
Entidades parceiras: Significado - Consultoria, Formação e Informática, Lda
Destinatários/Beneficiários potenciais:  Trabalhadores do Município + Executivo (Cumprimento dos objectivos estratégicos do Executivo e da organização municipal)
Categoria: Qualidade
Ponto de Situação: Concluída. A iniciativa teve início no dia 6 de Janeiro de 2006 e ficou concluída no dia 30 de Abril de 2007, com respectiva avaliação final do desempenho dos dirigentes e trabalhadores, relativo ao ano de 2006, com reporting dos dados à DGAL. Seguindo-se a mesma metodologia nos anos seguintes até 2009. Em finais de 2009, já arrancou novo projecto de implementação do SIADAP 2ª Geração, com aplicação da metodologia de “Balance Scorecard - BSC” a todas as unidades orgânicas – Departamentos e Divisões municipais.

A “Gestão por Objectivos / Avaliação de Desempenho” teve como objectivos principais:
  • Compreender os principais conceitos e metodologias ligados à Gestão por Objectivos;
  • Conhecer a legislação e enquadramento da Avaliação de Desempenho - SIADAP;
  • Perceber a ligação entre Avaliação de Desempenho e Gestão por Objectivos;
  • Conceber e aplicar instrumentos e metodologias de Gestão por Objectivos;
  • Conceber e organizar um Plano de Gestão por Objectivos;
  • Definir Objectivos a todos os níveis da Organização;
  • Conhecer metodologias de acompanhamento e avaliação de Resultados face a Objectivos;
  • Aumentar a eficácia e eficiência na Gestão dos Recursos da Organização;
  • Aplicação da Gestão por Objectivos à Gestão Municipal visando a melhoria sustentável da qualidade de vida dos cidadãos/clientes.
Para alcançar estes objectivos a autarquia utilizou os seguintes meios:
  • Criação e desenvolvimento interno de uma aplicação informática de suporte à avaliação do desempenho, denominada "AVALON" (Avaliação online), que faz toda a avaliação e monitorização do processo; 
  • Mecanismo de comunicação e gestão da mudança: Newsletters, Tableu de Bord, Workshops e Seminários com todos os colaboradores para que estes se envolvessem no projecto;
  • Técnicas de liderança, de análise e diagnóstico, trabalho em equipa - grupos de trabalho,
    nomeadamente: grupo base, grupo legislação, grupo sistemas de informação e grupo finanças, técnica de "PDCA", análise "SWOT", metas "SMART" e Coaching.
Estrutura e metodologia do projecto de implementação

Do conhecimento que temos dos Municípios Portugueses, o de Oliveira de Azeméis foi o primeiro a iniciar um projecto de implementação do sistema de Gestão por Objectivos e Avaliação do Desempenho, segundo as regras do SIADAP. O processo foi iniciado em princípios de Janeiro de 2006.

O sistema toma, como sua base fundamental, a metodologia da Gestão por Objectivos. Esta metodologia, inovadora na Administração Pública em Portugal, é reconhecida como eficaz e é aplicada há dezenas de anos em empresas privadas e outros organismos sem fins lucrativos em Portugal e nas Administrações Públicas de vários países desenvolvidos.

A Gestão por Objectivos é considerada como a matriz da mudança a implementar na Administração Pública na perspectiva da associação sistemática nos organismos públicos, de Objectivos (fase de Planeamento) a Resultados (fase da determinação dos valores atingidos).

Pretende-se com a Gestão por Objectivos aumentar os níveis de qualidade dos serviços prestados aos clientes (cidadãos, empresas, organizações) e, simultaneamente, reduzir os custos associados a essa prestação. A sua implementação com recurso a um projecto formativo integrado e polivalente tomou como base a metodologia de “formação-acção” a qual tem subjacente uma visão da Formação como instrumento estratégico de apoio à Gestão pela Qualidade, à Mudança Organizacional e à Modernização Administrativa.

No decurso do projecto os formandos adquiriram conhecimentos e competências ao nível dos conceitos, actividades, metodologias e instrumentos inerentes à Gestão por Objectivos e à Avaliação do Desempenho, ao seu enquadramento legal, e ao processo de preparação, implementação e controlo de Objectivos e da Avaliação do Desempenho individual e das diversas unidades orgânicas da Instituição.

A aquisição de conhecimentos foi um elemento prévio ao Plano de Acção com base num cronograma, a partir do qual foram aplicados os conhecimentos, as metodologias e as técnicas inerentes à definição de Objectivos, aos diferentes níveis da Instituição, com início na definição dos objectivos do Executivo, passando pelos objectivos das unidades orgânicas e terminando na definição dos Objectivos Individuais de cada um dos funcionários da Câmara.

A definição dos Objectivos é uma ferramenta fundamental para que o desempenho individual seja correctamente avaliado e constitua uma ferramenta de mudança no sentido de que, através da sua influência no comportamento dos colaboradores da Câmara, venha a propiciar uma melhoria da qualidade dos serviços prestados, um aumento do nível de satisfação dos Munícipes e o desenvolvimento e consolidação de um projecto de meritocracia, através do qual sejam distinguidos os desempenhos acima da média, criando-se “bons exemplos” e evidenciando casos de “boas práticas” que servirão como guia para todos os Funcionários.

No âmbito do projecto desenvolveu-se, internamente, com o apoio dos Consultores-Formadores, uma aplicação informática que, conjuntamente com as já existentes, nomeadamente as aplicações informáticas de Gestão de Recursos Humanos, Contabilidade e Controlo de Gestão, que permite fazer o acompanhamento periódico e o controlo dos objectivos, competências comportamentais e atitudes, de modo a que através da detecção de desvios e pela identificação das suas causas sejam tomadas as adequadas medidas correctivas e seja assegurada a obtenção dos objectivos traçados pelo Executivo. Assim será assegurado o cumprimento do “Ciclo de Gestão” decomposto nas suas componentes:
  • Fase PLANEAR: definição de objectivos, definição de acções, elaboração de cronogramas;
  • Fase AGIR: colocar o plano de acções definido em prática;
  • Fase CONTROLAR: comparar o plano com a realidade, detectar e analisa desvios;
  • Fase CORRIGIR: definir e implementar acções correctivas.
As actividades desenvolvidas pelos formandos inseriram-se em cinco fases:

    1) Levantamento da situação inicial:

No decurso desta fase foi efectuado um levantamento da situação no que respeita ao conhecimento existente nos funcionários da Câmara sobre a metodologia da Gestão por Objectivos e sobre a legislação da Avaliação do Desempenho. Foram constituídos quatro grupos de trabalho com os quais é efectuada “Formação Personalizada” e que constituem a base do desenvolvimento do projecto:
  • Grupo de Base (criado com a missão de assegurar o planeamento, a organização, apoio logístico e dinamização todo o projecto/processo);
  • Grupo de Legislação (criado com a missão de estudo, análise e enquadramento de todas as questões jurídicas subjacentes ao projecto, processo e colaboradores);
  • Grupo de Sistemas de informação (criado com a missão de juntamente com o grupo de base e de finanças criar a ferramenta informática de suporte a este projecto);
  • Grupo Finanças (criado com a missão de fornecer e monitorizar dados e indicadores financeiros e de actividade dos vários serviços municipais).
Foram efectuados dois seminários de apresentação dos objectivos e da metodologia dos trabalhos a desenvolver bem como dois workshops sobre assuntos relacionados com a forma de preparação para os trabalhos a efectuar. 

    2) Preparação do processo de implementação:

No decurso desta fase foi preparado e implementado o processo de definição de Objectivos a todos os níveis na Instituição utilizando o processo da “cascata” de objectivos, iniciada com a Definição dos Objectivos do executivo, efectuada em 25 de Janeiro de 2006, terminando na definição dos Objectivos individuais e respectivas ponderações, cuja grande maioria terminou em finais de Março de 2006. Nesta fase foram definidas as competências comportamentais aplicáveis a cada funcionário em função do seu grupo profissional e as respectivas ponderações específicas.

Os Grupos de Trabalho criados na primeira fase, continuaram os seus trabalhos tendo sido efectuado um seminário para todos os Funcionários da Câmara no qual foram apresentados os princípios básicos da gestão por objectivos e do SIADAP, bem como dois workshops temáticos. O seminário para todos os funcionários teve como finalidade o seu envolvimento num processo que lhes diz directamente respeito, pois todos têm objectivos individuais definidos e todos serão avaliados.

Uma das acções mais relevantes, nesta fase, foi a cerimónia de assinatura formal dos Objectivos dos Dirigentes e responsáveis por Gabinetes, liderada pelo Sr. Presidente da Câmara e a que estiveram presentes os membros do Executivo. Esta cerimónia foi registada fotograficamente para memória e utilização futura, nela tendo participado um representante do programa Foral, ao abrigo do qual o projecto foi financiado. 

    3) Implementação da Gestão por Objectivos e do SIADAP:
 
Nesta fase foi consolidada a metodologia através de formação e aplicação de princípios de “Planeamento e Controlo de Gestão” de modo a que o seguimento e o controlo dos objectivos, competências comportamentais definidas e atitudes, sejam efectuados para detectar desvios e desencadear as necessárias acções correctivas.

Foi efectuado em Abril de 2006, um seminário extensivo a todos os funcionários, com a seguinte ordem de trabalhos: Cronograma do Projecto; Definição de Objectivos do Executivo; Comunicação; Newsletter (elaboradas três no ano de 2006); Quadros sinópticos; Aplicação Informática de suporte; Grupos de Trabalho; Resultados Obtidos.

É visível a estratégia de comunicação delineada que utiliza uma Newsletter quadrimestral publicada online na Intranet da Câmara e distribuída em papel sendo também colocada, a par da evolução mensal dos objectivos económicos e financeiros do Executivo, em quadros sinópticos colocados em locais estratégicos (os que têm maior número de funcionários passantes) de modo a que a totalidade dos funcionários tenha acesso aos dados mais recentes.

Mensalmente, até ao dia 15 de cada mês, são colocados nos quadros sinópticos os resultados acumulados referentes ao mês anterior, comparados com os objectivos anuais definidos pelo Executivo e evidenciados os respectivos desvios.

Foi criada e apresentada num seminário, por um membro da equipa informática de desenvolvimento, a aplicação de suporte à gestão por objectivos e avaliação do desempenho a que foi dado o nome de “Avalon” que, numa organização com mais de 600 funcionários, é absolutamente essencial para que o processo de acompanhamento e controlo de objectivos, competências comportamentais e atitudes, seja efectuado em tempo útil e garanta a
existência de evidências de que foi efectuado.

Para complementar este processo foram efectuadas periodicamente (de três em três meses) pela equipa de formadores-consultores, auditorias de acompanhamento do trabalho dos avaliadores no que respeita ao seguimento dos objectivos, competências comportamentais e atitudes dos seus avaliados.

De salientar que, em relação ao acompanhamento dos objectivos, através da aplicação informática, apenas é solicitado aos avaliadores que indiquem que o controlo periódico dos objectivos foi efectuado. Isto porque a diversidade de objectivos é tão elevada entre unidades orgânicas, que não é razoável efectuar a sua parametrização e acompanhamento numa única aplicação informática. Cada avaliador desenvolve as suas próprias ferramentas de acompanhamento e controlo dos objectivos com base em sistemas de informação préexistentes
ou através da criação de sistemas à medida. 

    4) Controlo e afinação do processo (Avaliação Intercalar – teste):

Nesta fase foi afinado todo o sistema, tendo sido realizado uma avaliação-teste na primeira quinzena de Outubro de 2006 ao nível dos avaliadores, de modo a determinar e a definir as acções correctivas adequadas.

Esta avaliação, sem carácter vinculativo, teve como finalidades:
  • Testar todos os avaliadores relativamente ao processo, de modo a identificar eventuais dificuldades e problemas a resolver como, por exemplo, objectivos que já se sabe que não serão atingidos, por razões externas ao controlo dos avaliados e avaliadores;
  • Testar a aplicação informática para verificar a sua resposta à utilização e se é dela possível extrair informação de controlo, nomeadamente o cumprimento das quotas de “Muito Bom” e “Excelente”;
  • Garantir que, no final do ano, quer avaliadores, quer avaliados, quer a aplicação informática de suporte estarão aptos a desenvolver o processo de avaliação de forma adequada e sem surpresas desagradáveis.
O Conselho de coordenação da Avaliação (C.C.A.) aprovou o regulamento interno na sua 1ª reunião formal, a 28 de Setembro de 2006 e constituem o C.C.A. os membros do Executivo e os Directores de Departamento, um dos quais tem a responsabilidade pela área de Recursos Humanos. 

    5) Preparação do processo para 2007:

Foram ainda em 2006 definidas datas para a definição dos Objectivos do Executivo para 2007, sendo estes apresentados em 9 de Novembro, em sessão para a qual foram convocados todos os funcionários da Câmara.

Foi definido o dia 16 de Dezembro como data limite para a definição dos objectivos das unidades orgânicas - Departamentos.

Tecnologia

Criação interna de uma aplicação informática de suporte: “Avalon” – Avaliação Online interna.

Recomendações
  • Designar internamente um elemento Pivot de coordenação do projecto;
  • Envolver e “vender” ao executivo, as vantagens e benefícios da aplicação do SIADAP para as Autarquias, (Objectivos de aumento de proveitos e redução de custos de estrutura);
  • Criar grupos de trabalho interno com atribuição de responsabilidades funcionais no âmbito de projecto.
Próximas Acções

Nesta área/projecto, e com o know recolhido da formação-acção, conseguimos sozinhos (sem consultadoria) aplicar a mesma metodologia nos anos seguintes até 2009, com resultados qualitativos e quantitativos visíveis e com evidências práticas (ex: inversão consolidada, anual, da tendência da Divida total da Autarquia; redução em mais de 50% de custos de horas extras, mantendo o mesmo grau de actividade; aumento da produtividade dos trabalhadores – taxas de resolução de processos e de resposta ao cliente/munícipe encurtadas).

Em finais de 2009, já arrancou novo projecto de implementação do SIADAP 2ª Geração, com aplicação da metodologia de “Balance Scorecard - BSC” a todas as unidades orgânicas – Departamentos e Divisões municipais.

Anexos

Notícias: 
Resultados

O impacto deste projecto a nível organizacional observou-se na criação de uma estrutura apta a apoiar, autonomamente, a definição de objectivos anuais e o seu controlo periódico ao longo do período anual de execução; e na existência de uma estrutura, CCA - Conselho de Coordenação da Avaliação, que funciona como órgão de suporte a todo o processo de definição de objectivos e de avaliação do desempenho.

Foram alvo deste projecto um total de 512 funcionários que foram avaliados individualmente, 42 funcionários não avaliados com justificação, bem como mais 70 auxiliares de educação que foram avaliadas no âmbito das escolas do ensino básico em que estão colocadas, de acordo com a legislação aplicável.

Os resultados alcançados deste projecto foram de natureza qualitativa (melhoria das competências de execução dos colaboradores, bem como a disseminação de metodologias de gestão por todos os serviços municipais) e quantitativa (a nível interno: redução de custos, redução de prazos de atendimento, eliminação de ineficiências e improdutividades; e a nível externo: melhores índices de resposta, atendimento e facilitação aos cidadãos/clientes).

Como principais benefícios quantitativos salientamos os seguintes como exemplos da execução dos objectivos: 
  • Dos objectivos do Executivo definidos para 2006 podemos salientar os resultados obtidos nas áreas do aumento da receita e da redução da despesa e do absentismo, os quais revelam uma inflexão que, pela primeira vez em muitos anos, foi conseguida no sentido da redução do valor das despesas em áreas como fornecimentos e serviços externos e subsídios;
  • A redução dos prazos médios dos tempos de desenvolvimento dos processos administrativos de aquisição de bens e serviços na Secção de Compras;
  • A redução global de custos na DOAD da qual a mais importante foi a redução do valor do Trabalho Extraordinário no Núcleo de Equipas Operativas e Parque Auto da DOAD, sem que se tivesse verificado redução do nível de actividade:
Seguidamente descrevemos alguns dos benefícios qualitativos obtidos:
  • “Toda a gente sabe quem é o seu Chefe”: existiam algumas dúvidas sobre quais as dependências hierárquicas que foram esclarecidas pela necessidade de cada avaliado ter apenas um e só um avaliador;
  • “Clarificação da estrutura orgânica”: em consequência do ponto anterior passou a ser transparente a dependência hierárquica de cada um dos funcionários;
  • Introdução de novas metodologias de trabalho: nomeadamente a utilização de cronogramas e de planos de acção para planear e acompanhar as acções definidas. Vários avaliadores definiram e afinaram mecanismos específicos de acompanhamento de indicadores de gestão para poderem avaliar o caminho para os resultados pretendidos;
  • “Prioridades claras para todos”: a existência de objectivos individuais conduz a que cada avaliador e cada avaliado saibam sempre quais são as suas prioridades para o ano em curso, de modo a poderem decidir adequadamente em casos de conflito na utilização de recursos.
Salienta-se ainda o forte potencial de replicação e transferibilidade deste projecto, dada a sua aplicação universal a outras organizações, razão pela qual a nossa Autarquia tem vindo a ser visitada e recomendada a outros Municípios. Os Municípios que nos visitaram foram: Pombal, Águeda, S. Maria da Feira, S. Pedro do Sul, Batalha, Oliveira do Bairro, Guimarães e Cantanhede. Mais se salienta, o facto de ter sido cedido o código de fonte da aplicação informática "AVALON" aos Municípios de S. Maria da Feira e Guimarães que neste momento a utilizam.

Este projecto foi apresentado no 4º Congresso do INA, Lisboa, 2 e 3 Novembro de 2006, no Auditório I, sessão paralela B3.

Ponto de Contacto

José Figueiredo Faria
Director de Departamento de Administração e Finanças
Município de Oliveira de Azeméis
Tel.: (+351) 256 600 600
jose.figueiredo@cm-oaz.pt

Ana Lúcia Tavares de Matos Gomes
Município de Oliveira de Azeméis
Tel: (+351) 256 600 620
ana.matos@cm-oaz.pt

 Última Actualização: terça-feira, 9 de Fevereiro de 2010