Focalização nas Pessoas @ UC
O projecto "Focalização nas Pessoas @ UC" reúne um conjunto de iniciativas integradas, desenvolvidas na Administração da Universidade de Coimbra, com impacto a nível de toda a instituição. No âmbito do Sistema de Gestão Certificado, encontra-se estabelecido como ponto central da Política da Qualidade, fomentar o comprometimento dos colaboradores com a organização, através do reforço de competências individuais e de outros mecanismos de motivação.

Iniciativa: Focalização nas Pessoas @ UC
Entidade: Administração da Universidade de Coimbra (UC)
Destinatários/Beneficiários potenciais : Os principais destinatários deste projecto são os trabalhadores docentes e não docentes da Universidade de Coimbra, estando também contemplados em algumas iniciativas os estudantes e outros membros da comunidade universitária.
Categoria: Qualidade
Ponto de Situação: O projecto está concluído, continuando em pleno funcionamento e, como tal, sujeito a alterações pontuais que procuram essencialmente a melhoria contínua das iniciativas desenvolvidas.
Site: www.uc.pt/administracao


Ciente da importância dos colaboradores e do seu papel estratégico para a modernização dos serviços, a Administração da Universidade de Coimbra estabeleceu como ponto fulcral da sua Política da Qualidade a premência de “fomentar o comprometimento dos colaboradores com a organização, através do reforço de competências individuais e do desenvolvimento de mecanismos de motivação, promovendo uma comunicação interna participada no sentido de consolidação de uma identidade comum”. Aliada a essa linha da Política, foi também definida uma no intuito de “fomentar uma maior interacção com os clientes (…) no sentido da melhoria contínua (…)”.

Nesse sentido, o projecto “Focalização nas Pessoas @ UC” surge como um conjunto de iniciativas integradas reveladoras da centralidade que as pessoas ocupam no dia-a-dia da UC. Este projecto resulta da articulação de diversas iniciativas:
  1. Portal do Colaborador, dedicado à área de Recursos Humanos; 
  2. A Medição e Estudo da Satisfação dos Colaboradores da UC;
  3. A criação da página web da Administração; 
  4. Lex@UC, a base de dados com a legislação relevante;
  5. O Plano de Comunicação Interna; 
  6. e-prevenç@o, portal dedicado aos temas da Segurança, Emergência, Saúde e Ambiente;
  7. A dinamização anual de um Plano de Formação e Desenvolvimento; 
  8. Um Sistema de Gestão.
Os projectos apresentados funcionam numa lógica de dependência e interligação e pretendem, no seu todo, contribuir para criação de melhores condições de trabalho e para uma prestação de serviço de alta qualidade, com o intuito de aumentar a satisfação dos colaboradores e clientes, recorrendo às novas tecnologias da informação e comunicação.

Recomendações

A liderança dos responsáveis foi fulcral no desenvolvimento destas iniciativas, quer através do desdobramento de objectivos que permitiu a todos os colaboradores conhecer a estratégia, quer através da motivação para o desenvolvimento dos projectos associados. De relevar a importância do Grupo de Comunicação, estrutura criada no início de implementação do Sistema de Gestão com alguns colaboradores da Administração, que permitiu, através da dinamização de iniciativas diversas especialmente orientadas para os colaboradores, facilitar o processo de envolvimento.

Alguns dos desenvolvimentos permitiram uma maior autonomia e uma melhoria no ambiente de trabalho, facilitando o processo de gestão da mudança.

O sucesso das primeiras iniciativas reforçou a capacidade dos envolvidos na questão de adaptação à mudança, alimentando e alicerçando práticas colectivas sistematizadas, desenvolvidas por todos os colaboradores individualmente e/ou em equipa.

Foi, no mesmo sentido, dada uma cada vez maior relevância à leitura dos dados decorrentes do processo de auscultação a clientes, inputs preciosos no processo de melhoria. Mesmo num cenário pouco positivo e de grandes restrições a nível orçamental no Ensino Superior, os reconhecimentos externos conseguidos em avaliações (Menção Honrosa decorrente do processo de Auto-avaliação EFQM-SPQ, prémios de boas práticas, processos de benchmarking) surtiram um efeito responsabilizante em todos os colaboradores no sentido de manter um nível de excelência.

Próximas Acções

Este projecto, integrador de iniciativas diversificadas, decorre de uma estratégia de médio prazo de envolvimento dos colaboradores e orientação para os restantes stakeholders no sentido de uma cada vez maior satisfação com os serviços prestados na UC.

O seu sucesso tem-se traduzido nomeadamente na obtenção de níveis de satisfação elevados quer a nível de colaboradores quer de clientes, revelando-se fundamental o envolvimento de todos. Por esses motivos faz todo o sentido a perpetuação do projecto, estando programados alguns desenvolvimentos que permitirão a introdução de melhorias nas ferramentas inicialmente disponibilizadas. 

Anexos

Certificado Boas Práticas no Sector Público - 6ª Edição (zip, 387 KB)

Resultados

Consegue-se através desta articulação de iniciativas:
  • Monitorizar os graus de satisfação e agir em tempo útil no sentido de suprir lacunas, desencadear acções correctivas ou implementar acções de melhoria decorrentes do processo de auscultação;
  • Facilitar o acesso à informação através de mecanismos estruturados e tecnologicamente sustentados disponíveis para as pessoas da UC;
  • Disponibilizar conteúdos informativos para colaboradores, clientes de variadas tipologias e outros públicos do site da Universidade, através da publicação online de conteúdos nas vertentes da Segurança, Emergência, Saúde e Ambiente, com sugestões de actuação;
  • Desenvolver o processo de benchmarking com instituições públicas e provadas, bem como delinear novas estratégias de motivação dos colaboradores;
  • Disponibilizar informação, através de um site actual e de fácil leitura, para colaboradores mas também para outros públicos;
  • Informar mas, acima de tudo, envolver os colaboradores na publicação de uma newsletter interna da Administração da UC;
  • Desenvolver um interface intuitivo para o utilizador, que possibilita a realização de pesquisas simples, pesquisas avançadas, apresentação de resultados hierarquizados de pesquisas e acesso a fichas descritivas de documentos pesquisados, para além de ser assegurada a divulgação diária aos colaboradores dos diplomas e normas relevantes para o bom desenvolvimento da actividade administrativa na UC;
  • Desenvolvimento de uma ferramenta integradora de mecanismos de motivação e de promoção de iniciativas mais ou menos formais, através do desenvolvimento de um documento estruturado com todas as iniciativas ao nível da comunicação interna.

Ponto de Contacto

Administração da Universidade de Coimbra
ucadmin@adm.uc.pt

 Última Actualização: quarta-feira, 25 de Fevereiro de 2009