Esta iniciativa teve origem na necessidade de simplificação dos processos e de optimização dos recursos, uma vez que a Secretaria-Geral dispunha de poucos trabalhadores, mas de uma multiplicidade de processos. Para isso, partiu-se do Diagnóstico CAF que identificou o critério “Gestão dos processos e da mudança” como um item deficitário, adoptou-se a ISO 9001:2000 e ministrou-se formação a todos os trabalhadores da SGMCTES, entre outros.

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Iniciativa: Certificação Integrada em qualidade, Ambiente, Higiene e Segurança no Trabalho da SGMCTES
Entidade: Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (SGMCTES)
Destinatários/Beneficiários potenciais: Trabalhadores da Secretaria-Geral; Serviços e organismos do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior; Instituições de Ensino Superior; Laboratórios do Estado; Serviços e organismos da Administração Pública; Estudantes do Ensino Superior; Público em geral; e Fornecedores e outras partes interessadas.
Categoria: Qualidade
Ponto de Situação: A iniciativa foi concluída em 2006, com a integração no Sistema de Gestão da Qualidade, da Gestão do Ambiente, Higiene e Segurança, passando a Secretaria-Geral a estar certificada em Qualidade, Ambiente, Higiene e Segurança no Trabalho (SIGQAS). O SIGQAS é avaliado anualmente, pela entidade certificadora, com vista à renovação/manutenção da sua certificação.
Custos envolvidos*
Site: www.sec-geral.mctes.pt 

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Para isso:

• Partiu-se do Diagnóstico CAF que identificou o critério “Gestão dos processos e da mudança” como um item deficitário;
• Identificou-se qual a metodologia, das existentes no mercado, que poderiam ajudar na organização e combate da dificuldade reconhecida. Optou-se pela adopção da ISO 9001:2000;
• Procedeu-se à contratação de apoio externo;
• Ministrou-se formação a todos os trabalhadores da SGMCTES;
• Definiu-se a constituição da equipa de implementação, que integrou representantes de todas as áreas de actividade da SGMCTES;
• Constituíram-se equipas auditoras, às quais foi ministrada formação especializada.

Fruto da necessidade de repensar os processos, e da política interna de modernização e de melhoria contínuas, aliada ao crescente número de processos da responsabilidade da SGMCTES, em boa parte decorrente da integração do Ensino Superior nas suas atribuições, a Certificação da Secretaria-Geral traduz o reconhecimento do trabalho bem feito e surge como resultado do empenho conjunto dos seus trabalhadores.

A implementação do Sistema exigiu à Secretaria-Geral e aos seus trabalhadores a adopção de uma cultura organizacional de excelência, em que se coloca a tónica no aperfeiçoamento sistemático da política integrada de gestão da qualidade, ambiente, higiene e segurança, assente no gosto pelo trabalho bem feito e na exigência da melhoria contínua dos processos, não só rectificando o que está mal, mas melhorando, também, o que está bem, divulgando boas práticas e iniciativas junto de todos.

A Secretaria-Geral é o primeiro serviço integrado do Estado a dispor de um Sistema certificado de Gestão da Qualidade, Ambiente, Higiene e Segurança relativamente a todas as suas áreas de actividade:

• Apoio jurídico e contencioso;
• Gestão de recursos financeiros e patrimoniais;
• Compras Electrónicas;
• Gestão de recursos humanos e de formação profissional;
• Planeamento, Avaliação e Comunicação;
• Gestão de recursos informáticos.

Custos envolvidos*

O processo envolveu os custos associados a:

• Consultoria de acompanhamento na implementação do sistema; 
• Afectação temporária de recursos humanos internos (equipa de implementação e equipas auditoras);
• Afectação permanente de recursos humanos internos (Gestores Operacionais da Qualidade e do Ambiente, Higiene e Segurança);
• Formação dos recursos humanos envolvidos no processo;
• Serviço da Entidade Certificadora.

Recomendações

Os resultados alcançados só foram possíveis com o forte envolvimento da Gestão de Topo, com a criação de uma equipa de implementação multidisciplinar, com a permanente formação dos trabalhadores, não esquecendo, naturalmente, a existência de uma cultura de modernização e inovação.

Nesta medida, é essencial encarar o “erro” como o ponto de partida para a melhoria, definindo objectivos cada vez mais ambiciosos.

Próximas Acções

Prevê-se, para este ano, a implementação e integração no SIGQAS da Responsabilidade Social (SA:8000) e a apresentação da candidatura ao 2.º nível da EFQM (European Foundation for Quality Management).

Anexos

Adopção das Novas Tecnologias de Informação para a Melhoria do Sistema de Gestão de Qualidade da SGMCTES - Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior (SGMCTES), 2004 (pdf, 32 KB)

Resultados

A qualidade implica a definição de metodologias, o estabelecimento de normas, procedimentos, indicadores de actividade e de desempenho, assim como a construção de instrumentos específicos de avaliação e de controlo.

O percurso desenvolvido pela Secretaria-Geral nos processos de certificação implementados (ISO 90001:2000, ISO 14001:2004 e OHSAS 18001), aliada à utilização continuada do diagnóstico CAF, contribuiu para a obtenção do reconhecimento do grau Committed to Excellence atribuído pela APQ (Associação Portuguesa para a Qualidade), representante em Portugal da EFQM (European Foundation for Quality Management).

A Secretaria-Geral concluiu os processos de:

• Desenvolvimento de uma aplicação informática interna para controlo de objectivos e acompanhamento do SIGQAS;
• Aplicação sistemática da CAF, desde 2004;
• Implementação do Sistema de Gestão da Qualidade segundo a Norma ISO 9001:2000, certificado em 2005;
• Implementação do Sistema Integrado de Gestão, Qualidade, Ambiente, Higiene e Segurança, de acordo com as normas internacionais ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 e OSHAS 18001, certificado em 2006;
• Obtenção do 1.º nível da EFQM (Commited to Excellence) através da Associação Portuguesa para a Qualidade, em 2007.

Ponto de Contacto

António Raúl Capaz Coelho
Secretário-geral do MCTES
capaz.coelho@sec-geral.mctes.pt  

Purificação Pais
Secretária-geral adjunta do MCTES
purificacao.pais@sec-geral.mctes.pt

 Última Actualização: segunda-feira, 1 de Junho de 2009