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Bolsa de Ideias
A iniciativa “Bolsa de Ideias” consistiu na criação de um módulo disponível na aplicação Intranet do Município de Cantanhede, de uso exclusivo para colaboradores, para onde estes pudessem colocar as suas ideias sobre várias temáticas, enquadradas nos processos do Sistema de Gestão de Qualidade, que quando implementadas teriam implicações positivas na sua avaliação de desempenho (SIADAP - quotas).

Iniciativa: Bolsa de Ideias
Entidade: Câmara Municipal de Cantanhede
Entidades parceiras: Colaboradores do Município de Cantanhede
Destinatários/Beneficiários potenciais: Munícipes do concelho de Cantanhede
Categoria: Qualidade
Ponto de Situação: Em curso.
Custos envolvidos: Trata-se de uma ferramenta de fácil aplicação noutras organizações, com custos muito reduzidos (utilização exclusiva de recursos internos - quer materiais, quer humanos).


O projecto resultou da uma sugestão de melhoria apresentada através do processo de avaliação organizacional CAF.

A "Bolsa de Ideias", presente na Intranet da autarquia e disponibilizado a todos os seus utilizadores com computador de trabalho, serve para registo de ideias sobre diversos temas, encontrando-se cada registo estruturado em descrição do problema, sugestão de melhoria apresentada e benefícios da ideia, no sentido da sua melhor explicação e contextualização.

Os colaboradores que não estão equipados com computador de trabalho podem apresentar ideias, através de ficha em papel que depois colocam numa caixa identificada para o efeito. O seu conteúdo é carregado na aplicação pelo Sector de Recursos Humanos, salvaguardando a autoria dos conteúdos.

Qualquer colaborador, de qualquer área funcional, unidade orgânica ou formação específica, poderá apresentar ideias relativas a qualquer processo.

As ideias são registadas e organizadas por categorias que correspondem aos diversos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, sendo que os relatórios trimestrais de cada processo são usados para decidir e monitorizar sobre a implementação.

Cada categoria tem um responsável (gestor de cada processo do Sistema de Gestão da Qualidade), tendo por funções: ler as ideias colocadas na sua categoria, incorporá-las nos seus relatórios trimestrais e, relativamente às ideais que tiverem sido aprovadas, criar condições para a sua implementação.

Os conteúdos de muitas das ideias em apresentação constante possuem um valor estruturante, enquadrando-se em rigorosamente todos os critérios de: Liderança; Planeamento e Estratégia; Gestão de Pessoas; Parcerias e Recursos; Gestão dos Processos e Mudança; Resultados orientados para cidadãos/clientes; Resultados relativos às pessoas; Impacto na sociedade; Resultados de Desempenho-Chave.

Neste momento o módulo está a ser preparado para ser expandido para o site da autarquia, possibilitando a participação activa de qualquer munícipe.

Objectivos propostas para a iniciativa:
  • Aproveitar o potencial de inovação dos colaboradores e dos munícipes;
  • Promover uma base de sustentação ao nível de envolvimento, percepção de aplicação prática, participação e responsabilização dos colaboradores pelos procedimentos técnicos regulares para a Gestão da Qualidade e certificação dos serviços;
  • Sustentar a política global de inovação organizacional numa gestão estratégica de recursos humanos, enquadrada com o novo Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública;
  • Explorar os recursos informáticos e digitais numa perspectiva da sua gradual acessibilidade e democratização.
Tecnologia

A "Bolsa de Ideias" é uma aplicação desenvolvida com tecnologias da Microsoft, nomeadamente ASP Net e SQL Server. Encontra-se alojada em servidores Windows 2003 Server e é disponibilizada a todos os utilizadores com credenciados para aceder à rede do Município de Cantanhede. É utilizada autenticação LDAP para validar e autenticar os utilizadores.

Sendo uma aplicação Web-Based, não requer instalação no PC dos utilizadores e está automaticamente disponível ao utilizador bastando para isso que este aceda ao endereço (URL) da Intranet. A Intranet encontra-se alojada em servidores locais, sendo gerida localmente.

Qualquer utilizador poderá votar nas ideias que forem do seu agrado, podendo apenas votar uma vez em cada uma.

Recomendações

Para lidar com a natural resistência inicial realizaram-se sessões de apresentação e esclarecimento nos departamentos da organização. Sessões que contaram com a intervenção dos elementos responsáveis pelo projecto, gestão de topo e chefias intermédias.

Informações sobre projecto foram sendo divulgadas em folhetos, site, e-mail, boletim interno, discursos da gestão de topo, conferências, etc.

A decisão e/ou estado de implementação de cada ideia são actualizados regularmente na aplicação, existindo também um espaço para identificação do(s) autor(es) das ideias, assim como apresentação de alguns dados estatísticos, votações, rankings de inovação e pesquisa de ideias por Categoria, Titulo, Autor e Estado.

Próximas Acções

Desde o ano passado que um dos objectivos partilhados no SIADAP diz respeito à implementação de ideias por cada unidade orgânico. Cada ideia implementada é pontuada numa escala de 1 a 5 pelo Conselho Coordenador de Avaliação e depois cada unidade orgânica obtém a soma dos pontos relativos às suas ideias implementadas, sendo que tem como objectivo atingir um intervalo de pontos.

Desta forma pretende-se incentivar a concretização da inovação e premiar a quantidade, mas também a qualidade de ideias implementadas, impedindo que as “propostas fiquem no papel”.

Resultados

Até ao momento foram apresentadas 202 ideias estruturantes, sendo que 19 destas se encontram implementadas, tendo existido também um elevado número de visitas e votos na maioria das ideias apresentadas.

Visto muitos colaboradores serem também munícipes, sendo vistos pela população como possíveis porta-vozes informais das suas necessidades ou sugestões, o sistema teve o mérito de promover a identificação e responsabilização dos colaboradores quer com a sua organização, quer com o meio envolvente.

Foi possível iniciar uma ponte sustentada no “terreno” entre o colaborador / cliente interno e externo e a organização, potenciando esta nova via informal de detecção de problemas estruturantes e recolha de sugestões consensuais e simultaneamente inovação e até avaliação dos colaboradores e serviços.

Revela-se, através destes indicadores, a enorme adesão e interesse relativamente a este módulo demonstrada pelos colaboradores que permite que, desta forma, se possam registar, divulgar e discutir ideias, de modo a optimizar os serviços do município em várias vertentes, gerando inovação participada e responsabilizadora, recorrendo a recursos humanos, técnicos e materiais internos.

Os resultados produzidos ao nível das ideias implementadas e mantidas ao longo do tempo denotam um impacto visível e medível junto do meio envolvente interno e externo e clientes internos e/ou externos.

De seguida, apresenta-se um exemplo de uma ideia apresentada e implementada através do módulo Bolsa de Ideias:

Descrição do problema: no Departamento de Obras Municipais revela-se necessário tirar um grande número de fotocópias de processos de empreitadas para venda às empresas concorrentes. São, por vezes, no caso dos concursos públicos, processos bastantes extensos, com cópias de diversos formatos, sendo necessária a deslocação de funcionários à reprografia, para que sejam tiradas, cortadas e organizadas as fotocopias que compõem cada processo de concurso. É necessário também tirar cópias para a fiscalização (equipa normalmente composta por técnico responsável e fiscal) sendo necessário mais duas cópias. O processo revela-se assim caro, não amigo do ambiente e muito demorado com os clientes a terem que esperar muito tempo.
Sugestão de Melhoria: Fornecimento do processo completo em formato digital (em PDF).
Benefícios da Ideia: Poupança de papel, rentabilização de equipamentos (fotocopiadoras, tonner, gastos de manutenção, electricidade, etc) e optimização de recursos humanos.

Ponto de Contacto

João Moura
Presidente da Câmara Municipal de Cantanhede

João Machado
Carlos Duarte
Vasco Otero
Recursos Humanos

Câmara Municipal de Cantanhede
Tel.: (+351) 231 336 600
geral@cm-cantanhede.pt

 Última Actualização: terça-feira, 5 de Janeiro de 2010