O "CAF – Commom Assessement Framework" é um projecto de análise organizacional que efectua exercícios de auto-avaliação dos serviços, ao nível do funcionamento e procedimentos, de forma a detectar eventuais falhas e insuficiências e propor acções concretas para a melhoria efectiva.
Iniciativa: Auto-avaliação através do CAF – Conhecer, aprender e fortalecer
Entidade: Câmara Municipal de Cantanhede
Destinatários/Beneficiários: Colaboradores, clientes internos e externos da autarquia
Categoria: Qualidade
Ponto de Situação: Em curso: aplicação e monitorização das acções de melhoria identificadas
Custos envolvidos: 30.641,30881 Euros (a maior parcela dos custos é referente aos salários dos colaboradores, que entrando ou não neste projecto iriam receber o seu salário no final do mês pelas suas normais funções) que já se encontravam e encontram nesta instituição com outras funções, não tendo sido necessária qualquer consultoria externa.
Site: www.cm-cantanhede.pt
A iniciativa tinha ainda como objectivo preparar a nível técnico, organizacional e cultural a aplicação do SIADAP e especificar os objectivos dos serviços e dos colaboradores a longo prazo.
A Câmara Municipal de Cantanhede desenvolveu um projecto de análise organizacional com vista à avaliação do funcionamento dos vários serviços da Câmara, considerando os meios utilizados e os resultados alcançados em cada um deles, de forma a serem implementadas acções de melhoria.
Os dados foram recolhidos através de questionários confidenciais dirigidos a colaboradores, clientes internos e clientes externos. Posteriormente, cada grupo de diagnóstico procedeu à sua análise crítica, fundamentada, designadamente, em relatórios de actividades, actas de reuniões, fotografias, bases de dados, outputs, reclamações e cartas de agradecimento. No final, obtiveram-se relatórios finais simples e planos de acções de melhoria concretas a implementar a curto e longo prazo.
Recomendações
O CAF destaca-se por ser uma ferramenta de fácil aplicação noutras organizações e com custos muito reduzidos.
Próximas Acções
A autarquia vai desencadear um novo processo CAF, com início em Setembro de 2008.
Resultados
- Elevado grau de participação nos questionários internos (82,5 % de adesão) e externos, para além do envolvimento directo do executivo camarário na liderança, o que garante a sua sustentabilidade futura.
- Registo de um número significativo de sugestões de melhoria construtivas presentes nos questionários com resposta aberta.
- Implementação de 30 % das acções de melhoria identificadas, destacando-se a criação de um Gabinete de Apoio ao Funcionário, a edição regular de um Boletim Informativo sobre as áreas de actuação da organização, a distribuição de documentos via electrónica, a abertura da Biblioteca Municipal ao sábado e a promoção de métodos de aprendizagem interactivos nestes espaço, entre outros.
- Integração do CAF integrado com o novo sistema de avaliação SIADAP.
- Desenvolvem-se reuniões para implementação das acções de melhoria por departamento, definindo-se responsáveis, prazos e provas por acção.
- Realização de reunião semestral com gestão de topo e chefias intermédias para monitorizar o desenvolvimento das acções identificadas por departamento.
- Embora aparentemente voltado para o cliente interno, tem uma repercussão directa no cliente externo:moderniza os serviços e melhora a qualidade do serviço prestado à sociedade.
- Regista um grande número de parcerias externas, que potenciam sinergias, e envolvem a comunidade empresarial, educacional e IPSS da região.
Equipa
Ponto de Contacto
José Negrão
Director do Departamento Admnistrativo e Financeiro
Vasco Espinhal Otero
Município de Cantanhede
Última actualização: quarta-feira, 27 de Agosto de 2008