simpLiS - Programa de Simplificação Administrativa de Lisboa
O Programa simPLIS é o programa de simplificação de práticas, procedimentos e regulamentos administrativos na Câmara Municipal de Lisboa que visa racionalizar a gestão interna, melhorar a qualidade dos serviços que presta e promover o exercício de uma cidadania activa e responsável. O simPLIS é o resultado de uma reflexão colectiva e das propostas de melhoria apresentadas pelos serviços da Autarquia para estas três áreas de intervenção estruturantes do Programa: Cidadania, Prestação de Serviços e Funcionamento Interno da Câmara Municipal. Em 2008 e 2009, o simpLiS já executou 46 medidas de simplificação administrativa, correspondendo a um balanço de execução geral de 83%.
Iniciativa: simPLIS - Programa de Simplificação Administrativa de Lisboa
Entidade: Câmara Municipal de Lisboa
Destinatários/Beneficiários potenciais: Os públicos-alvo do Programa de Simplificação Administrativa Municipal - simPLIS são os Cidadãos, Empresas, utentes dos serviços da Câmara Municipal de Lisboa e todos os/as Colaboradores da Autarquia.
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: O simPLIS é um programa anual que engloba um conjunto de medidas de simplificação administrativa. O Programa de 2010 foi oficialmente apresentado no dia 14 de Maio de 2010 na Loja da Empresa, sito Rua da Junqueira. Como previsto, esta loja é hoje um espaço de atendimento integrado, entre a Administração Central, com o Balcão do Empreendedor, e a Administração Local, com a Iniciativa Lisboa, dirigido a todos os agentes económicos.
Site: http://simPLIS.cm-lisboa.pt e
www.cm-lisboa.pt
O Programa simPLIS, o programa anual de simplificação administrativa e regulamentar da Câmara Municipal de Lisboa, foi lançado em Julho de 2008 e persegue três grandes objectivos estratégicos que visam, cada um deles, obter impactes específicos num alvo concreto. Por um lado, procura-se melhorar a eficiência interna, de forma a racionalizar o modo de funcionamento da estrutura municipal, obtendo uma maior motivação dos colaboradores, melhor organização do trabalho e desenvolver uma arquitectura dos sistemas de informação adequada às exigências da gestão de uma organização grande, complexa e geograficamente dispersa.
Por outro lado, procura-se melhorar a eficácia e qualidade dos serviços prestados aos utentes da Câmara Municipal, através da redução dos encargos administrativos que se repercutem sobre as pessoas e as empresas, da melhoria da satisfação dos “clientes externos” e do desenvolvimento de serviços inclusivos, adaptados às necessidades de todos os públicos, mesmo com necessidades especiais.
Por fim, pretende-se reforçar a cidadania e a qualidade da democracia, contribuindo para criar confiança na sociedade em relação às instituições municipais através do aumento da transparência e da melhoria da informação prestada aos cidadãos, da implementação de práticas sistemáticas de consulta nas matérias que interessem ou mais afectem os cidadãos e da adopção de mecanismos de participação activa das pessoas na gestão da cidade.
Em 2010, entendemos sublinhar a lógica de interacção que lhe preside. O simpLIS nunca foi um programa da Câmara Municipal de Lisboa: é um programa das pessoas, para as pessoas. Pelo que os destinatários das medidas que integram o programa, sejam eles os cidadãos em geral, os utentes dos serviços municipais e os próprios trabalhadores do Município, são, em simultâneo, parceiros na criação, monitorização e até na execução das medidas, contribuindo, a cada passo, para redefinir os objectivos que lhes presidem.
A generalidade das medidas a executar, em 2010 exige a adopção de métodos de trabalho colaborativos e a aproximação dos serviços aos destinatários da sua actividade. Nesta medida são medidas que testam novos modelos de funcionamento dos serviços municipais, que actuam de forma concertada através da normalização e agilização de procedimentos, num modelo que rompe com a tradicional forma de funcionamento da administração pública: serviços municipais “fechados” nas suas competências funcionais e sem hábitos de colaboração, centrados em procedimentos e não na obtenção de resultados. Pelo que incorporamos pela primeira vez:
- Serviços prestados por empresas municipais (Simplificação de procedimentos para emissão de dísticos da EMEL para residentes e comerciantes);
- Serviços prestados através do empowerment da sociedade em matérias que são competência administrativa (GABIREST para agilizar processos de licenciamento da actividade económica).
Recomendações
- Alinhamento Estratégico: A arquitectura do Simplis foi concebida em sintonia com a visão estratégica da Câmara Municipal para a área da modernização e os projectos que integra percorrem toda a estrutura municipal, em cascata: constituem objectivos estratégicos das Direcções Municipais, objectivos operacionais dos Departamentos e Divisões municipais e são executadas por pessoas que assumem como seu objectivo individual (no âmbito do SIADAP) tarefas específicas relacionadas com os projectos Simplis;
- Adopção de mecanismos de Co-produção: O simpLIS é co-produzido em vários momentos. Na sua construção, o simpLIS assenta nos contributos dos colaboradores municipais (acolhimento no programa da medida vencedora do prémio idei@simplis) e nos contributos dos próprios cidadãos, através de uma consulta interna e de uma consulta pública que permite que todos os interessados comentem as medidas propostas e apresentem novas medidas de simplificação e durante a execução do programa, o simpLIS é, co-produzido pelos vários serviços municipais. A responsabilidade pela execução do programa não é exclusiva do pelouro da modernização administrativa: as medidas simpLiS são responsabilidade partilhada por toda a estrutura municipal;
- Colocar a infra-estrutura tecnológica ao serviço da modernização: As medidas Simplis assentam, na sua totalidade, em ferramentas e infra-estrutura tecnológica, o que exige um assinalável esforço da Câmara quer em matéria de investimento quer em matéria de definição de uma estratégia para esta área e da sua implementação;
- Monitorização e Avaliação de resultados: A monitorização do programa é realizada mensalmente através da análise de um conjunto de indicadores pré-definidos para cada uma das medidas que permitem, por um lado, verificar o grau de cumprimento da execução de cada uma das medidas e por outro analisar o impacto que as medidas têm nos processos da organização de forma progressiva.
Próximas Acções
Implementação, monitorização e avaliação do Programa Simplis 2010.
Anexos
Resultados
A transparência é um princípio estruturante do simpLIS. Por isso, a sua execução é avaliada não só no que respeita ao grau de concretização dos objectivos bem como o impacte do programa.
Destacamos alguns resultados obtidos ao longo dos dois últimos programas:
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Atendimento personalizado online: Desde Julho de 2008 foram realizados 9.614 atendimentos online;
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Balcão Único: Desde Julho de 2009: 183.645 Atendimentos realizados, 38.001 entidades registadas no CRM, 9.614 atendimentos online, 121.277 acessos ao Balcão de Atendimento Virtual;
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Certidão na hora: Desde Dezembro de 2008 foram realizadas 4.798 certidões de licença de utilização;
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Licenciamento Aberto: Desde Julho de 2008 até Setembro de 2009 houve 3.570 acessos ao Licenciamento aberto e 799 documentos colocados online no Licenciamento Aberto. Desde Outubro 2009 que a nova aplicação regista mais de 5.000 acessos;
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Na Minha Rua: Desde Outubro de 2009 recebemos 3.400 ocorrências online;
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Plantas de localização online: Desde Dezembro de 2008, foram realizadas online 78.224 plantas de localização;
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Reprodução na hora: Desde Julho de 2008 foram realizadas 10.679 reproduções de plantas;
- Simulador de taxas TRIU: Desde Outubro de 2008, mais de 14.000 acessos e mais de 7.000 simulações realizadas.
Ponto de Contacto
Fátima Fonseca
Directora Municipal de Serviços Centrais
Câmara Municipal de Lisboa
Tel.: (+351) 217 989 246
simplis@cm-lisboa.pt
Última Actualização: quinta-feira, 13 de Outubro de 2010