A Unidade Central de Digitalização surgiu como actor no processo de desmaterialização no procedimento de licenciamento urbanístico digital. A intenção de desmaterializar os processos determinou que o grande desafio passasse a ser, partindo da realidade actual, a criação de um modelo de gestão integrada da informação, que respondesse com eficácia às necessidades do sistema administrativo, a começar pelos serviços de Urbanismo. Nesse sentido a Direcção Municipal de Sistemas de Informação (DMSI) procurou desde logo promover a interoperabilidade das aplicações informáticas de base (DocInPorto e GISA - Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo).

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Iniciativa: Unidade Central de Digitalização (UCD)
Entidade: Câmara Municipal do Porto
Destinatários/Beneficiários potenciais: Cidadão e unidades orgânicas da Câmara Municipal do Porto
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: O projecto encontra-se concluído e em pleno funcionamento desde Fevereiro de 2009, sendo já uma realidade a digitalização de documentos e a desmaterialização do procedimento de licenciamento digital na Câmara Municipal do Porto.

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A Unidade Central de Digitalização conta como principais objectivos:

• Criação de um modelo para a futura desmaterialização dos processos de gestão administrativa;
• Criação de um repositório de documentos digitais;
• Implementação do modelo, aplicando-o prioritariamente aos processos de licenciamento urbanístico;
• Definição de uma estratégia de crescimento do programa de digitalização de documentos e de desmaterialização dos processos;
• Dinamização da cooperação técnica entre serviços estratégicos da Câmara, no âmbito da gestão da informação;
• Promoção de soluções de interoperabilidade das aplicações informáticas de base;
• Introdução de normas de gestão de metadados e de preservação digital;
• Lançar as bases, em termos seguros e de acordo com normas internacionais, para a futura constituição dum verdadeiro arquivo electrónico, ao serviço da Administração Municipal.

Como principais competências destacam-se:

• A digitalização e identificação dos documentos relevantes para a actividade administrativa da CMP;
• Integrar e/ou produzir a meta-informação necessária à gestão do arquivo electrónico; cooperar directamente com o Gabinete do Munícipe (GM), dando andamento ao expediente considerado prioritário para a gestão administrativa da Câmara, notadamente no que concerne à desmaterialização dos processos de gestão urbanística;
• Cooperar com a Direcção Municipal de Sistemas da Informação (DMSI), na criação de um repositório de imagens digitais, respeitando os princípios e normas internacionais em termos de gestão de arquivos electrónicos.

Este é um projecto co-financiado no âmbito da candidatura da CMP ao Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN) – Por Norte – Eixo Prioritário V – Governação e Capacitação institucional – Sistema de Apoio à Modernização Administrativa (SAMA).

Recomendações

O desenvolvimento de um projecto de desmaterialização de documentação coloca muitos desafios, principalmente a nível técnico (características de software e hardware envolvido); a este respeito é altamente recomendável a partilha de experiências com equipas com alguma experiência na área.

Igualmente importante é o investimento em formação específica na área da gestão de informação de forma a apreender todas as implicações das decisões tomadas com a digitalização de documentos. Um último aspecto relevante está relacionado com o devido levantamento de processos, para ser possível perspectivar em qual momento a equipa da digitalização tem de desempenhar o seu papel.

Próximas Acções

Neste momento prepara-se o desenvolvimento da integração dos objectos digitais no futuro Arquivo Electrónico da Câmara Municipal do Porto. Igualmente, está em preparação um plano de digitalização descentralizada de forma a abranger todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal do Porto.

Resultados

Os resultados obtidos ao final de um ano de produção indicam que o balanço deste projecto é bastante positivo.

São notórias as melhorias verificadas quer ao nível da tramitação dos processos de licenciamento urbanístico, que se tornaram mais céleres e transparentes, quer ao nível do acesso aos processos de Licenças de Obras à guarda da Divisão Municipal de Arquivo Geral, que se tornou mais ágil ao deixar de depender da consulta dos originais em papel.

Assim, no Arquivo Geral verificou-se uma clara redução do movimento de originais em papel, que permitiu não só a melhoria da conservação dos exemplares, como na respectiva diminuição do número de folhas conferidas, numa poupança final de 189 horas de trabalho dedicadas a esta tarefa.

Paralelamente, foi possível dar cumprimento à Emissão de Certidões de IMI na Hora e responder ao protocolo "Casa Pronta", estabelecido entre a Câmara Municipal do Porto e o Instituto Registos e Notariado, através das imagens produzidas na Unidade Central de Digitalização.

Ponto de Contacto 

Agostinho Cardoso
agostinhocardoso@cm-porto.pt
 
Adília Almeida
 adiliaalmeida@cm-porto.pt 

Isabel Santos
isabelsantos@cm-porto.pt  

 Última Actualização: terça-feira, 31 de Agosto de 2010