Este projecto, desenvolvido pelo Município de Leiria, consiste na implementação de um sistema informático que se traduz na obtenção de vantagens competitivas resultantes de melhoria de processos, qualidade e rapidez na obtenção de resultados, maior partilha de informação e, entre outras, a concentração de múltiplos sistemas numa solução integrada e flexível que permitirá a adaptação e evolução dos processos sem condicionalismos de ordem técnica.

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Iniciativa: Sistema de Gestão de Processos
Entidade: Câmara Municipal de Leiria
Categoria: Modernização Administrativa
Destinatários/Beneficiários potenciais*
Ponto de Situação*

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A solução tecnológica seleccionada e implementada, de elevado desempenho e escalabilidade, conjuga a gestão de bases de dados de informação histórica de grande dimensão com a gestão de arquivos de imagem, incluindo componentes de segurança, consulta, gestão dos documentos e interfaces programáveis para interacção com outros sistemas.

Dimensionado para suportar uma grande quantidade de processos e utilizadores em simultâneo, garante a escalabilidade pretendida tanto ao nível do número de processos como de funcionalidades a implementar. Estas características permitiram fazer evoluir a utilização da solução tanto ao nível das funcionalidades efectivamente utilizadas como dos serviços abrangidos.

A solução oferece aos utilizadores finais uma interface coerente e amigável. Seguindo a filosofia de que a informática deve estar ao serviço do utilizador, e não o contrário, esta integração é parametrizável e flexível. A solução integra, num vasto conjunto de aplicações e ferramentas, as funcionalidades de Arquivo, Registo de Correspondência, Endereços, Pesquisa, Controlo Documental, Gestão do Arquivo Físico e WorkFlow.

No âmbito deste projecto, a Câmara Municipal de Leiria implementou um Sistema de Gestão Documental e de Processos (fluxos de tarefas – workflow) baseado no produto OfficeWorks.Net, tendo os seguintes objectivos:

• Adopção de processos de gestão inovadores, eficientes e eficazes;
• Promoção da Sociedade de Informação e do Conhecimento;
• Aperfeiçoamento da comunicação administrativa;
• Aumento da segurança e da fiabilidade da informação;
• Desenvolvimento de lideranças criativas, participadas e dinâmicas;
• Motivação e qualificação dos funcionários;
• Realização de parcerias com entidades publicas e privadas;
• Avaliação de objectivos, meios e resultados institucionais.

A solução adoptada permite a digitalização de correspondência, o registo da correspondência recebida e emitida, o registo de documentação interna, o registo automático de correio electrónico e telecópias, o registo automático de documentação interna e a distribuição electrónica, acompanhamento e arquivo digital de processos administrativos, tendo o seguinte conteúdo:

• OW.Net: inclui as vertentes de digitalização e registo de correspondência;
• OWFlow: módulo de Workflow Ad-Hoc;
• OWSearch.Net: – pesquisa em texto integral;
• MailManagemente.Net: registo automático e gestão de correio electrónico;
• OfficeConnector.Net: registo automático e gestão de modelos (templates).

Neste momento toda a correspondência do Município está em formato digital, circulando electronicamente por todos os serviços, havendo menor custo de transacção resultante da melhoria de processos, redução do número de estafetas, maior rapidez no processamento, concentração de múltiplos sistemas numa solução integrada e implementação de processos comuns a toda a organização.

Com esta solução abrangeu-se os seguintes pontos do funcionamento dos serviços da autarquia:

• Digitalização da Correspondência recebida;
• Registo da Correspondência recebida e emitida;
• Registo da Documentação Interna;
• Distribuição electrónica e acompanhamento de processos (Workflow);
• Base de Dados Centralizada de Entidades;
• Gestão de Arquivo Documental (lógico e físico).

Dificuldades encontradas:

As principais dificuldades encontradas centraram-se na pouca familiaridade com a tecnologia, na altura da implementação, por parte dos funcionários e na necessidade de alterar alguns processos de trabalho de forma a tirar o maior partido possível da evolução tecnológica.

Estas dificuldades foram ultrapassadas através de um conjunto de acções de que destacamos:

• O envolvimento dos utilizadores nas várias fases do desenvolvimento do projecto desde o seu inicio;
• A formação intensiva dos utilizadores na aplicação;
• O envolvimento dos utilizadores na definição da parametrização mais adequada ao funcionamento da aplicação de forma a permitir uma fácil utilização e evitar alterações bruscas do modo de funcionamento dos serviços;
• A alteração de alguns processos de trabalho, executadas em consenso com os utilizadores, no sentido da sua simplificação e racionalização de modo a aproveitar da melhor forma as potencialidades da tecnologia evitando no entanto colidir com os métodos e práticas existentes.
• O suporte intensivo dado aos funcionários, no seu posto de trabalho, no arranque em produção da aplicação.
• Uma gestão de projecto cuidada com especial ênfase na coordenação e sintonia entre a equipa municipal e a da firma fornecedora nas várias fases de implementação de sistema.

Competências envolvidas:
 
O desenvolvimento do projecto, coordenado pela Divisão de Modernização Administrativa e Tecnológica, envolveu para além das competências próprias desta área ao nível da gestão de sistemas e de redes, também competências ao nível da gestão de projecto, da organização e do procedimento administrativo, com a especial colaboração das áreas de atendimento e arquivo, da Divisão Administrativa, ambas integrantes do Departamento Administrativo e Financeiro.

Destinatários/Beneficiários potenciais*

Os destinatários principais são os serviços municipais que utilizam o sistema e cujos benefícios se traduzem principalmente em:

• Ganhos de produtividade e reduções significativas de custos na produção e circulação de documentos e informação;
• O aumento da disponibilidade da informação existente nos serviços;
• Possibilidade de cada interveniente no processo poder acompanhar a sua evolução em qualquer momento a partir do seu posto de trabalho;
• Redução de custos inerentes à diminuição substancial do papel em circulação e da multiplicação de cópias e arquivos intermédios;
• Aumento de motivação dos trabalhadores por operarem num ambiente tecnologicamente sofisticado;
• Sensação de cada utilizador estar permanentemente conectado com toda a organização municipal independentemente do local físico em que se encontre.

Os principais beneficiários são os munícipes e utentes dos serviços através dos seguintes aspectos:

• A melhoria da qualidade de vida inerente a uma gestão municipal mais eficaz e eficiente;
• O aumento da disponibilidade da informação existente nos serviços possibilitando respostas mais rápidas e de elevada fiabilidade sobre o estado dos processos de que sejam interessados;
• Uma maior celeridade nas tomadas de decisão devido à rapidez de comunicação entre a gestão e os serviços e à ausência de intermediação entre os diversos intervenientes;
• Acesso imediato a toda a informação integrante dos processos;
• Uma maior celeridade na informação aos munícipes e utentes dos serviços de uma forma geral.

Ponto de Situação*

Actualmente, como resultado da concretização deste projecto, toda a correspondência do Município de Leiria está em formato digital, circulando electronicamente por todos os serviços, havendo menor custo de transacção resultante da melhoria de processos, concentração de múltiplos sistemas numa solução integrada e aplicação de processos comuns a toda a organização.

Esta solução abrange actualmente os seguintes pontos:

• Digitalização da Correspondência recebida;
• Registo da Correspondência recebida e emitida;
• Registo da Documentação Interna;
• Registo automático de documentos produzidos;
• Distribuição electrónica e acompanhamento de processos (fluxos de tarefas - workflow);
• Base de Dados Centralizada de Entidades;
• Gestão de Arquivo Documental (lógico e físico).

Recomendações

Para o sucesso de um projecto desta complexidade, envolvendo vários serviços municipais, a introdução de novas tecnologias, a extinção de modelos/documentos e a criação de novos e a redefinição de procedimentos, importa ter especial atenção nos seguintes aspectos:

• Planeamento cuidadoso do projecto;
• Existência do Responsável de Projecto, com nível de responsabilidade que lhe permita autonomia de decisões e com conhecimento profundo da organização;
• Nomeação dos funcionários que acompanharão a execução do projecto;
• Plano de trabalhos detalhado, compreendendo:
  • Definição dos pontos de levantamento;
  • Ponto a analisar compreendendo todos os locais físicos onde são desenvolvidas as actividades em que se decompõe cada processo desde o seu início à sua finalização;
  • Colaboradores a contactar (marcação de reuniões);
• A compreensão por todos os intervenientes dos objectivos do projecto é um factor essencial ao seu sucesso; nesse sentido, no início do levantamento em cada sector, deverá ser feita uma breve reunião com o responsável onde serão explanados de forma sucinta os objectivos do levantamento e a metodologia a utilizar;
• Formação de todos os envolvidos.

Próximas Acções

Nesta fase de desenvolvimento do projecto e dado que todos os serviços municipais já utilizam a aplicação, as próximas acções compreendem o uso das novas funcionalidades disponíveis na mais recente versão da aplicação, nomeadamente:

A informatização da gestão administrativa do arquivo físico e a sua interligação com o a Gestão Documental, tirando partido das novas funcionalidades de Gestão de Arquivo incluídas na aplicação.

Os aspectos arquivísticos considerados são:

• Avaliação, selecção e eliminação;
• Descrição e acesso;
• Preservação e conservação;
• Transferência de suportes;
• Arquivos electrónicos.

O sistema a montar vai permitir gerir espaço físico de um local de arquivo, com as seguintes funcionalidades principais:

• Gestão de espaços físicos de arquivo;
• Gestão de requisições;
• Gestão do tempo de vida útil dos documentos;
• Níveis de acesso;
• Integração com registo OWNet (processos digitais).

A gestão de requisições vai permitir gerir os empréstimos de acordo com os níveis de confidencialidade dos utilizadores incrementando as seguintes funcionalidades:

• Emissão da guia de acompanhamento da requisição;
• Lista de devoluções em atraso;
• Empréstimos activos: utilizador, data de empréstimo e data de devolução;
• Devoluções de documentos requisitados, mantendo o histórico;
• Lista de utilizadores que requisitaram um determinado documento;
• Integração com o módulo de arquivo lógico.

Resultados

• Implementação de soluções de excelência desenvolvidas sobre a plataforma Microsoft Net Framework, de fácil utilização, fiáveis e escaláveis;
• Valor acrescentado gerado pelos consultores da firma fornecedora com largos conhecimentos e vasta experiência, em especial na administração autárquica, na racionalização e reengenharia dos processos doocumentais;
• Utilização de metodologias certificadas em IPQ/APCER segundo as normas ISSO 9001:2000;
• Significativa diminuição e racionalização de custos administrativos através da redução de papel em circulação e a agilização e difusão da informação pela organização;
• Eficácia na resposta e controle de processos, possibilitada pelas vertentes dos fluxos de trabalho (Workflow);
• Obtenção de vantagens competitivas resultantes de melhoria de processos, qualidade e rapidez na obtenção de resultados, maior partilha de informação e, entre outras, a concentração de múltiplos sistemas numa solução integrada e flexível que permitirá a adaptação e evolução dos processos sem condicionalismos de ordem técnica.

A solução montada teve um impacto transversal a todos os serviços da autarquia abrangendo, nomeadamente, os seguintes aspectos da actividade administrativa municipal:

• Digitalização da Correspondência recebida;
• Registo da Correspondência recebida e emitida;
• Registo da Documentação Interna;
• Distribuição electrónica com definição prévia ou ad-hoc dos fluxos de trabalho e acompanhamento de processos (Workflow);
• Base de Dados Centralizada de Entidades;
• Gestão de Arquivo Documental (lógico e físico).

Ponto de Contacto

Maria da Piedade Mofreita
Câmara Municipal de Leiria
Tel: (+351) 244 839 596
piedade@cm-leiria.pt  

 Última Actualização: segunda-feira, 27 de Outubro de 2008