A Autoridade Tributária  apostou na tecnologia como instrumento de interação imediata e de partilha de informação com as empresas. A comunicação eletrónica dos Documentos de Transporte, sendo imediata, diminui os tempos de espera relativamente ao anterior sistema de impressão e de acompanhamento obrigatório da mercadoria e utiliza as tecnologias já utilizadas pelas empresas, designadamente os sistemas de faturação, a que estão legalmente obrigadas.

Título
Sistema de Gestão de Documentos de Transporte (Regime de Bens em Circulação)

Entidade
Autoridade Tributária e Aduaneira (AT)

Entidades parceiras
• Accenture
• Opensoft

 
Destinatários/Beneficiários potenciais
Agentes económicos
Estado português
Cidadãos em geral

Ponto de Situação
Concluído

Taxionomia

• Área: Tributária, Fiscal, Finanças

• Aplicação: Documentos de transporte, comunicação eletrónica de documentos de transporte, documentos de transporte eletrónicos, código numerico AT, combate à fraude e evasão fiscais,  comunicação eletrónica de mercadorias, bens em circulação.

Descrição breve
O Sistema de Gestão dos Documentos de Transporte é o sistema informático que opera com o novo regime de bens em circulação, alterado pelo Dec-Lei 198/2012 de 24 de agosto e que entrou em vigor em 1 de julho de 2013.
As mercadorias que circulam em Portugal têm que ser acompanhadas, obrigatoriamente, de documentos de transporte que discriminem a quantidade, designação, local de carga e descarga, etc. Até 2013 esses documentos tinham que ser emitidos em papel e o sistema era pouco eficiente. A burocracia das empresas no cumprimento desta obrigação fiscal era elevada.
Este sistema desmaterializou os documentos de transporte. As empresas continuam a ser obrigadas a proceder à sua emissão, mas passaram a poder comunicá-los por via eletrónica à AT, de imediato e por quatro vias distintas. Efetuada essa comunicação, a AT atribui de imediato um código numérico que acompanha a mercadoria, sem necessidade de mais procedimentos burocráticos.

Descrição pormenorizada
Este projeto colocou vários desafios à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), a todo o tecido empresarial português e à respetiva atividade económica, consistindo os três principais aspetos inovadores em:

•  Aposta na tecnologia, na comunicação e na interação eletrónica e imediata entre as empresas e a AT;
• Combate à fraude e evasão fiscais assente na informação e em programas de compliance;
• Simplificação e diminuição dos custos do cumprimento das obrigações fiscais

A AT apostou na tecnologia como instrumento de interação imediata e de partilha de informação com as empresas.
A comunicação eletrónica dos Documentos de Transporte, sendo imediata, diminui os tempos de espera relativamente ao anterior sistema de impressão e de acompanhamento obrigatório da mercadoria e utiliza as tecnologias já utilizadas pelas empresas, designadamente os sistemas de faturação, a que estão legalmente obrigadas.
A implementação do sistema constituiu o corolário de uma nova função estrutural para a AT – a prevenção da evasão fiscal, com recurso à informação, ao apoio e à pedagogia.
A ação posterior ao incumprimento tem sempre uma natureza autoritária (inspetiva, coerciva e sancionatória), envolvendo elevados custos para ambas as partes.
Este sistema, enquanto componente do sistema e-fatura (e-fatura - circulação), foi o ponto de viragem para uma Administração Tributária:
• Parceira das empresas na prevenção do incumprimento e na eficiência, Informando as empresas antecipada e individualmente, das obrigações que têm a cumprir;
• Moderna, assente nas novas tecnologias e cooperante com as empresas.
Com este sistema antecipa-se o incumprimento e promove-se o apoio às empresas, no cumprimento das suas obrigações fiscais.
A prevenção dos custos do incumprimento é do interesse comum da AT e das Empresas, beneficiando ambas as partes.
A operação em tempo real do sistema exigiu da Administração Tributária um particular cuidado na fase de arranque do sistema, designadamente:
• Disponibilização do sistema informático, em período experimental de testes, pelas empresas desde 2 de abril (3 meses antes da entrada em vigor);
• Criação de um período de adaptação ao funcionamento do sistema;  A implementação deste sistema exigiu da AT um esforço sem precedentes, nomeadamente na interação com as empresas e associações na conceção das suas funcionalidades e na sua adequação ao eficiente funcionamento das empresas.
Um dos mais importantes objetivos da AT foi não aumentar os custos das empresas, criando as necessárias condições para que se iniciasse o processo de diminuição contínua e sustentada desses custos.
Foi efetuado um extenso e intenso trabalho conjunto com diversas Empresas de Distribuição e de Logística e Transportes, cujo conhecimento e experiência muito contribuíram no apoio da implementação do Sistema; Foram promovidas centenas de sessões de esclarecimentos às Empresas e disponibilizados colaboradores das várias áreas, nomeadamente dos Serviços Informáticos, para as apoiar, com vista a serem encontradas as melhores soluções para o cumprimento das obrigações relacionadas com a comunicação prévia dos documentos de transporte.
Trata-se do primeiro sistema da AT que funciona em tempo real com a atividade das empresas, refletindo, a todo o momento, as operações em curso de transporte de mercadorias e opera 24 horas por dia, sete dias por semana.
Um dos desafios do sistema foi a capacidade tecnológica da AT para garantir o processamento de toda a informação assim como a capacidade do uso da tecnologia das empresas portuguesas, na comunicação eletrónica dos elementos das faturas.
O tempo decorrido já comprovou essa capacidade. A modalidade de comunicação mais utilizada pelas empresas é o webservice, totalmente automática e desmaterializada, e ocorre no momento em que os sistemas informáticos das empresas processam os respetivos documentos, sem necessitar de qualquer intervenção humana adicional. Esta opção aumenta a eficiência da operação das empresas, permite reduzir custos financeiros e otimizar o tempo despendido.
Diminuíram, para as empresas, os tempos de espera relativamente ao anterior sistema de impressão e de acompanhamento obrigatório da mercadoria. O sistema demora atualmente, em média, 11 milissegundos a dar resposta à submissão eletrónica dos documentos de transporte. Diminuíram também os custos de impressão dos documentos e de armazenamento.

Objetivos:
• Aumentar a eficiência das empresas e diminuir os custos das empresas no cumprimento das suas obrigações fiscais;
• Aumento significativo da eficácia no combate à fraude e evasão fiscais; - Desmaterializar e automatizar os procedimentos.

Tecnologia
Este sistema foi desenhado e implementado de forma a garantir a sua alta disponibilidade, necessária à comunicação em tempo real, uma vez que a obrigatoriedade da comunicação de documentos de transporte se verifica antes de se iniciar o transporte da carga.
Adicionalmente, a comunicação de documentos de transporte é efetuada através de 4 canais:

• Webservice;
• Submissão de ficheiro;
• Formulário Web;
• Telefone.

Este sistema foi desenvolvido das funcionalidades à medida dos requisitos legais e com a utilização de diversos produtos e tecnologias:

Ver quadro com descrição tecnológica


Recomendações
Análise e estudo preliminar à implementação de um sistema que proceda a alterações no modo de fazer rotineiro de anos e anos.
Para isso é muito importante envolver os interessados, neste caso, foram envolvidos operadores logísticos e aprender com o seu conhecimento prático de modo a implementar um sistema que minimize as resistências habituais a uma mudança de paradigma.
Um plano de informação e comunicação a desenvolver com todas as partes envolvidas é também crucial para o sucesso do projeto.

Próximas Ações
Continuação do desenvolvimento e aperfeiçoamento do sistema.

Ponto de Contacto
Dr. José Maria Pires
Subdiretor Geral da Justiça Tributária
jose.maria.pires@at.gov.pt
Telef: 218 812 928

Site
https://faturas.portaldasfinancas.gov.pt/DocTransporte/

Resultados
Os resultados disponíveis apontam para que a conceção do sistema, a estratégia seguida e o esforço desenvolvido pela AT na sua implementação, se revelaram adequados. Merece especial relevância a estratégia de comunicação e diálogo da AT para informar e esclarecer os cidadãos e os agentes económicos.
Desde a entrada em vigor do sistema que os documentos de transporte eletrónicos comunicados à AT ultrapassam os 117 milhões, envolvendo cerca de envolvendo cerca de mil milhões de bens transportados Em 2013 foram comunicados à AT 53.663.615 documentos de transporte, envolvendo 427.999.703 bens transportados.
Em 2014 (até 30 de junho) foram comunicados à AT 64.123.093 documentos de transporte, envolvendo 497.046.082 bens transportados.
Diariamente cerca de 32.000 empresas diferentes comunicam documentos de transporte.
O sistema demora atualmente, em média, 11 milissegundos a dar resposta à submissão eletrónica dos documentos de transporte.
A capacidade dos recursos tecnológicos da AT para receber e atribuir de imediato um código aos Documentos de Transporte comunicados pelas Empresas revelou-se eficaz.
A AT correspondeu com êxito a este grande desafio assim como a generalidade das Empresas.
Em média, cerca de 77% das empresas utilizam a comunicação em tempo real, mediante o uso de Webservice. A utilização de outras formas de comunicação, nomeadamente o ficheiro SAFT-T (PT), Portal e telefone com cerca de 19%, 3,5% e 0,5% respetivamente.
Muitas Empresas e Associações Empresariais, algumas de grande dimensão, reconheceram já à AT que o sistema proporciona uma diminuição dos seus custos de exploração e a diminuição dos custos burocráticos.
Em 2014 o Sistema de Gestão dos Documentos de Transporte (e-circulação - Bens em Circulação) foi distinguido com o prémio IDC CIO Awards.
Os prémios IDC CIO Awards distinguem anualmente os melhores dez projetos e iniciativas inovadoras, em Portugal.

Imagem
Logótipo do Sistema de Gestão dos Documentos de Transporte

última atualização 26-08-2014