O SGFOR é um instrumento central de suporte aos processos de planeamento e gestão permanente da actividade formativa ao nível das unidades locais do Instituto do Emprego e da Formação Profissional (IEFP) e que permite sistematizar e garantir a produção em tempo real de informação de qualidade e relativa à formação profissional.

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Iniciativa: Sistema de Gestão da Formação do IEFP (SGFOR) 
Entidade: Instituto do Emprego e da Formação Profissional (IEFP)
Destinatários/Beneficiários potenciais: Formadores e formandos do IEFP
Categoria: Simplificação e Modernização Administrativa

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A actividade formativa ministrada pela Rede de Centros do Instituto do Emprego e da Formação Profissional (IEFP) atingiu nos últimos anos uma dimensão e complexidade tal, que levou ao desenvolvimento de um “Sistema de Gestão da Formação” (SGFOR). De início o “Sistema de Gestão da Formação” surgiu como um projecto bastante ambicioso, com grandes dificuldades, que gradualmente tem vindo a ser ultrapassado.

A aposta no SGFOR pretende alcançar dois objectivos:

• Constituir um instrumento central de suporte aos processos de planeamento e gestão permanente da actividade formativa ao nível das unidades locais – Centros de Formação Profissional de Gestão Directa (CFP) e Centros de Emprego (CTE) e também dos Centros de Formação Profissional de Gestão Participada (CGP), Serviços de Coordenação Regional (DR) e dos Serviços Centrais (SC);
• Permitir sistematizar e garantir a produção em tempo real de informação de qualidade e relativa à Formação Profissional (FP), de modo a suportar uma monitorização mais eficaz da respectiva actividade aos diferentes níveis do IEFP.

Várias foram as condicionantes que levaram o IEFP a investir na implementação do novo SGFOR:

• A aplicação existente na altura (1999) não superava a passagem ao ano 2000, devido à definição das datas ser apenas com dois dígitos para o ano;
• Necessidade de consolidação da informação física nacional obtida, com maior fiabilidade;
• Existência de um sistema de gestão da formação, alimentado e tratado localmente, competindo aos SC efectuar o cruzamento da informação carregada na aplicação;
• Validação dos dados e recolha de indicadores físicos;
• Uniformização da implementação dos vários regulamentos e regras da FP;
• Normalização e uniformização de procedimentos.

Por via do aumento do volume de actividade formativa desenvolvida pelas várias estruturas do Instituto nos últimos anos, tornou-se necessário o desenvolvimento de um novo Sistema de Gestão da Formação que permitisse responder com eficácia e eficiência aos desafios que com os novos tempos têm vindo a surgir, nomeadamente:

• O crescimento e diversificação da actividade formativa, quer pelo surgimento de novas medidas ou pela introdução de ajustamentos nas já existentes, quer ainda pela dinâmica de alargamento e transformação das ofertas e dos cursos ministrados;
• A reforma curricular, operada no contexto da flexibilização do modelo de organização, com a estruturação de percursos formativos em unidades capitalizáveis;
• A produção de indicadores válidos e em tempo útil sobre essa actividade de FP;
• A necessidade de estabelecer a devida uniformização dos dados e procedimentos relativos a toda a actividade formativa desenvolvida no âmbito do IEFP, designadamente CTE, CFP, CGP e para a formação interna do IEFP.

O SGFOR foi, assim, concebido tendo em conta a necessidade de estabelecer a devida uniformização dos dados e procedimentos relativos a toda a actividade formativa desenvolvida no âmbito do IEFP, designadamente para CTE, CFP e CGP e para a formação interna do IEFP. Trata-se de um instrumento facilitador da gestão de FP que importa continuar a desenvolver e aperfeiçoas, para uma melhor organização interna e qualidade do serviço prestado aos utentes.

De modo a garantir uma maior flexibilidade, grande parte das regras e validações da solução podem ser parametrizadas pela área do utilizador, sem necessitar da área da informática. Consoante se tratem de utilizadores dos serviços centrais, regionais ou locais, estão contemplados diferentes níveis de permissões de utilização da aplicação.

De acordo com as funções de cada utilizador poderão existir três perfis:

• Genérico: para inserção e gestão do plano de formação;
• Pagamentos: para inserção e gestão do plano de formação e efectuar pagamentos;
• NIB: para inserção de NIB – gera ficheiros de transferência bancária.

A aplicação permite fazer a gestão da informação da FP, nomeadamente ao nível:

• Do plano de formação, com todas as acções previstas para todos os Centros;
• Dos formandos de cada acção/percurso formativo;
• Dos apoios sociais do formando (bolsa de formação, subsidio de refeição, transporte, etc.);
• Das horas de formação previstas e dadas, carga horária diária, assiduidade.

Resultados

Tratando-se cada vez mais de um instrumento reconhecido oficialmente me matéria de Gestão da FP e como fonte de obtenção de dados, de carácter qualitativo e quantitativo, tornou-se ao longo dos últimos anos uma ferramenta de fulcral importância para o IEFP, solucionando várias questões, até à data, problemáticas:

• Acesso uniformizado à oferta formativa disponível na rede de centros e simplificação da caracterização do plano de formação;
• Conhecimento do número de vagas exacto num determinado momento numa acção de formação;
• Simplificação processual nos encaminhamentos efectuados pelos CTE dos utentes para a FP e a respectiva atribuição dos resultados do encaminhamento e de intervenção à saída da formação;
• Informação ao nível da DR, do centro, da modalidade de formação, da área da formação, do nome da acção/percurso, da saída profissional, da data de inicio da acção/percurso e do número de vagas;
• Disponibilização de mapas estatísticos e listagens com a informação do utente (ID, nome, tipo de documento e número do documento), centro de origem do encaminhamento, data do encaminhamento, área de formação, acção/percurso, modalidade, data e resultado do encaminhamento;
• Melhoria do processo de pagamentos aos formandos;
• Totalização automática de faltas justificadas e injustificadas;
• Tabelas de motivos de saídas da formação, de acordo com o regulamento do formando;
• Possibilidade de emissão via SGFOR de diversos modelos de ofícios, declarações e convocatórias que os centros necessitem de emitir para os utentes/formandos;
• Validação e correcção do volume da formação ministrada pelo IEFP, informaticamente;
• Utilização da funcionalidade de envio de mensagens dentro da aplicação: sempre que é necessário informar acerca de alterações/informações relevantes para os utilizadores.

Ponto de Contacto 

Sandra Bernardo
IEFP

 Fonte: Deloitte, "Boas Práticas no Sector Público", 4ª edição, 2006

Última actualização: 10 de Janeiro de 2012