A Solução de Gestão Documental é uma solução integrada com o ERP da instituição, eSiGEduc, que permite a desmaterialização de processos e a integração dos diversos fluxos de trabalho numa única plataforma.

Título
Sistema de Gestão Documental e de Apoio à Decisão do IPB

Entidade
Instituto Politécnico de Bragança

Entidades parceiras
J. Canão, Lda.
 
Destinatários/Beneficiários potenciais
Esta iniciativa destina-se a um largo espetro de utilizadores, nomeadamente a comunidade académica assim como o tecido empresarial envolvente.
 
Ponto de Situação
Concluído
 
Taxionomia
Modernização Administrativa

Descrição breve
Este projeto visou o desenvolvimento de Sistema de Gestão Documental e de Apoio à Decisão do IPB.

O Sistema de Gestão Documental desenvolvido destina-se à comunidade académica de estudantes e funcionários docentes e não docentes da instituição, assim como ao tecido empresarial envolvente.

O Sistema de Apoio à Decisão destina-se aos órgãos de gestão da instituição e tem como objetivo o reporting financeiro e a análise em tempo real da evolução da instituição.

Descrição pormenorizada
A implementação deste projeto permite a disponibilização de um conjunto de serviços, tais como:

• Gestão Documental;
• Assinatura Digital através do Cartão de Cidadão;
• Sistema de aquisição de documentos em rede com OCR
• Sistema de partilha de documentos através da Cloud;
• Plataforma de Business Intelligence.

 

Com a implementação do sistema de Gestão documental foi possível a desmaterialização de processos, a redução de custos operacionais, aumentando simultaneamente a eficiência e a produtividade. Com a adoção da Assinatura Digital através do Cartão de Cidadão nos diversos processos foi possível uma transição de todos os processos e atos académicos para o formato digital, substituindo de uma forma mais eficaz e segura a assinatura em papel.

O Instituto Politécnico em conjunto com a empresa J. Canão, desenvolveram uma abordagem eficaz de coordenação e colaboração com a equipa multidisciplinar do IPB, indispensável para o sucesso da solução apresentada.

A Solução de Gestão Documental é uma solução integrada com o ERP da instituição, eSiGEduc, que permite a desmaterialização de processos e a integração dos diversos fluxos de trabalho numa única plataforma.

A implementação de um sistema de Business Intelligence (IPB.BI) teve como missão a agregação de informação das diversas fontes e a disponibilização de um sistema integrado de apoio à decisão que inclui a análise da execução orçamental, análise da execução dos processos da Gestão Documental, reporting em tempo real da execução de projetos, dados sobre a evolução dos alunos, entre outras.

Tecnologia
Plataforma de Gestão Documental fornecida pela empresa JCanão, baseada em tecnologia .NET. Plataforma de partilha de documentos na Cloud baseado na plataforma opensource Seafile (www.seafile.com). Plataforma de Business Intelligence opensource baseada em JasperReports Server Community da JasperSoft. A assinatura de documentos através do Cartão de Cidadão é feita através de uma Applet desenvolvida para a plataforma de Gestão Documental.

Recomendações
O apoio incondicional e entusiasmo de todos os elementos do IPB no estabelecimento dos requisitos técnicos e acompanhamento de todo o processo de implementação foram fundamentais.

A implementação do sistema de Gestão Documental foi feita com recurso ao software da empresa J.Canão, relativamente à plataforma de Business Intelligence, esta foi implementada com recurso a software Open Source da JasperSoft.

A integração de todos os sistemas foi o principal desafio do projeto, existindo um conjunto de procedimentos assentes na interoperabilidade dos sistemas, nomeadamente ao nível da aquisição de documentos nos equipamentos de digitalização em rede, solução fornecida pela Konica Minolta, com a solução de Cloud baseada no Seafile para armazenamento distribuído de documentos, até à plataforma de Gestão Documental e a Plataforma de Business Intelligence.

 
Próximas Acções
Ações de divulgação à comunidade do IPB

Ponto de Contacto
Nome: Orlando Rodrigues
Função: Vice-Presidente
Telefone: 273 303 200
Email: orlando@ipb.pt

 
Anexos
Implementação de mecanismos de recolha de dados pessoais através do cartão do Cidadão no IPB.

Site
https://gdoc.ipb.pt
https://bi.ipb.pt

Resultados
Este projeto é um exemplo de boas práticas ao nível da utilização das TIC na administração pública, com resultados muito positivos de eficiência e produtividade.
 

Última atualização: 01-03-2016