Sistema de Apoio à Modernização Administrativa
Com este projeto o Município de Viana de Castelo procurou desenvolver uma Viana Mobile – pela articulação mobile com o cidadão/empresa, a reengenharia e desmaterialização de processos consubstanciada em cinco objetivos principais.

Título
Sistema de Apoio à Modernização Administrativa
 
Entidade
Município de Viana do Castelo

Entidades parceiras
Não Aplicável

Destinatários/Beneficiários potenciais
A população-alvo da operação inclui a totalidade da população do Município de Viana do Castelo, isto é todos os colaboradores, cidadãos e empresas - é um “projeto de todos e para todos”

Ponto de Situação
Atualmente o projeto está concluído

Taxionomia
Modernização Administrativa – Desmaterialização dos Processos

Descrição breve
Com este projeto o Município de Viana de Castelo procurou desenvolver uma Viana Mobile – pela articulação mobile com o cidadão/empresa, a reengenharia e desmaterialização de processos consubstanciada em cinco objetivos principais: Alinhar a prestação do serviço com as expectativas dos cidadãos/empresas, flexibilizando o acesso dos cidadãos/empresas aos serviços; Otimizar os métodos de trabalho e os fluxos de circulação da informação; Produzir informação de gestão que permitisse um controlo efetivo da atividade e suporte a tomada de decisão relativamente a melhorias a introduzir; Sistematizar os seus processos numa Plataforma de Gestão Documental; Melhorar a capacidade de resposta tecnológica do Município.

Descrição pormenorizada
O projeto integrou 3 atividades complementares, com benefícios na melhoria da sua eficiência organizacional e efeitos de disseminação em toda a AP, nomeadamente: Atividade 1: Viana Mobile Atividade 2. Reengenharia de processos Atividade 3. Desmaterialização de processo
Este projeto refletiu as políticas estruturantes que a CMVC pretende implementar, no sentido de se tornar uma instituição moderna, inovadora e competitiva, imperativos da atual conjuntura e desafios da Administração Pública.

Relativamente à atividade 1, implementação de uma solução Mobilidade - Módulo Fiscalização e Ocorrências, teve como objetivo dotar o município de uma gestão descentralizada e disponibilizar as ferramentas necessárias para levar a cabo as tarefas diárias de gestão municipal numa componente de Mobilidade. Esta solução permitirá aos munícipes reportarem qualquer ocorrência observada no território onde se deslocam sendo estas ocorrências encaminhadas para os técnicos do Município, através dos fluxos de trabalhos previamente definidos, procederem à sua análise.

Quanto à atividade 2 (reengenharia de processos), teve como objetivo melhorar o serviço prestado ao cidadão e empresa e melhorar a eficiência da organização, através de, redução de custos de tratamento, redução de prazos de tratamento, ganhos de produtividade, interoperabilidade, aumentar a confiança dos cidadãos, permitir às empresas obter mais rapidamente licenças e autorizações, facilitar a racionalização e a eficiência da própria Administração Pública.

Quanto à desmaterialização dos processos (atividade 3), visou a implementação de um sistema biométrico de controlo de assiduidade, sendo que o objetivo foi, a abolição do papel em todo o processo de marcação de férias, justificação de faltas e processamento dos vencimentos, Redução de custos, dinamização da relação com os colaboradores da Organização, impulsionando a produtividade, entre outros.

Tecnologia
Todo o projeto em si é inovador, tanto ao nível da instituição, que passa a ser uma instituição moderna, que utiliza as TIC enquanto principal ferramenta de trabalho, gestão e comunicação, aumentando assim a sua eficiência e, consequentemente, a satisfação dos cidadãos, bem como a nível das próprias tecnologias utilizadas que permitirão o alcance de grande eficiência e produtividade.

A solução de mobilidade implementada está integrada na plataforma MuniSIG, já amplamente utilizada no Município e vai de encontro à simplificação dos seus processos internos, servindo diferentes áreas de intervenção dentro da sua estrutura interna. A tecnologia HTML5 suportada pelas versões mais recentes do MuniSIG possibilita a implementação de aplicações intuitivas, de fácil utilização pelos munícipes, compatíveis com os diferentes navegadores de internet recentes e acessíveis a partir de dispositivos móveis, como tablets e smartphones, com sistemas operativos iOS, Android e Windows, enquadrando-se assim numa solução nativa de mobilidade. A implementação desta solução possibilitará a centralização da configuração e publicação de aplicações de web mapping a partir de uma única plataforma, assegurando igualmente os processos inerentes das atualizações e migrações de versões subjacentes à evolução da plataforma.

A implementação do sistema biométrico de controlo de assiduidade, foi baseada na mais recente tecnologia de reconhecimento biométrico digital, entre outros, incluindo funcionalidades para a gestão de utilizadores, de horários e de regras de assiduidade, de recolha das entradas e saídas, de exportação da informação necessária para o processamento dos vencimentos, de controlo da assiduidade e para a gestão de dispositivos eletrónicos que permitem simplificar e agilizar os processos associados à gestão de recursos humanos com um elevado nível de segurança e fiabilidade.
 
Próximas Acções
Num contexto marcado por uma forte pressão para que as organizações da Administração Pública reforcem a sua capacidade de resposta e inovem nos modelos de gestão e relacionamento com os Cidadãos, a CMVC, orienta-se para prioridades essenciais que permitam uma visão global e mais abrangente da organização e estabeleceu como prioridade a Modernização dos Serviços de atendimento, a desmaterialização e o redesenho dos seus processos. Assim é intuito do Município de Viana do Castelo dar continuidade a esta iniciativa, através da desmaterialização do controlo de assiduidade nas escolas, conseguindo uniformizar todos os serviços e a Cooperação e articulação entre serviços em rede e serviços TIC, que tem como objetivos, a uniformização de base de dados, capacidade de garantir transações seguras; comunicação integrada entre serviços da autarquia e redução de custos

 

Ponto de Contacto
Dra. Hirondina Machada
Cargo: Chefe de Divisão de Recursos Humanos
Contato: 258 809 356
Email: hirondina@cm-viana-castelo.pt

Eng. Vasco Martins
Cargo: Técnico Superior
Contato: 258 809 300
Email: vmartins@cm-viana-castelo.pt

Site
www.cm-viana-castelo.pt
 
Resultados
O processo de modernização e qualificação consubstanciado nesta iniciativa, assentou num modelo de serviço público centrado nos cidadãos e nas empresas, com áreas de atuação transversal de simplificação administrativa, normalização, promoção da administração em rede e racionalização do modelo de distribuição de serviços públicos, apoiadas pelo uso intensivo de tecnologias de informação que permite a redução dos custos de contexto, o alcance de maior produtividade conjuntamente com a melhoria do serviço prestado e assim a maior satisfação dos cidadãos e empresas. Relativamente à implementação do sistema biométrico de controlo de assiduidade, teve resultados e impactos a vários níveis nomeadamente:

  • Reforço da produtividade do back office através da implementação de uma sistema biométrico de controlo de assiduidade baseado nas mais recentes tecnologias de reconhecimento biométrico digital, entre outros, que permitem simplificar e agilizar os processos associados à gestão de recursos humanos com um elevado nível de segurança e fiabilidade;
  • Fomento da clareza, simplificação e automatização dos fluxos de trabalho;
  • Eliminação de redundâncias e trabalho em duplicado, alcançando ganhos em horas de trabalho e a libertando recursos humanos para outras tarefas;
  • Apoio aos recursos humanos da entidade, no sentido de integrar e sistematizar o processo de mudança e agilizar a sua capacidade face às mudanças introduzidas gerando uma maior envolvência e motivação dos recursos humanos face ao projeto;
  • Alteração de processos administrativos ultrapassados, simplificação, automatização e informatização;
  • Organização dos serviços informáticos, otimizando do fluxo de informação, e permitindo maior agilidade e organização;
  • Desmaterialização dos processos – abolição do papel em todo o processo de marcação de férias e justificação de faltas

Quanto ao Módulo de Fiscalização e ocorrências, esta já se encontra implementado, contudo, está em fase de testes.
Este módulo, quando estiver operacional vai permitir: 

  • Foco e racionalização dos recursos humanos para as atividades de valor acrescentado e consequente redução dos custos de contexto público associados à infraestrutura tecnológica, de comunicações e dos sistemas de informação;
  • Disponibilização de serviços online melhorando a sua interação com parceiros e clientes;
  • Aumentar a proximidade com o cidadão e as empresas;
  • Gestão do Atendimento, melhorando o interface com os clientes e aumentando a capacidade de resposta às solicitações externas e internas, resultando num aumento da eficiência desses processos e de produtividade dos respetivos funcionários;
  • Promoção da gestão de processos, com implementação de mecanismos de workflow que facilita a melhoria do desempenho dos trabalhadores, a diminuição do tempo de execução das tarefas e de atendimento;

O que conduz a uma racionalização de custos/tempo/recursos e a uma maior eficiência, eficácia e qualidade nas condições e no desempenho de funções de interação da Administração Pública com os cidadãos e com os agentes económicos nos diversos serviços prestados pela CMVC.

Neste sentido, o sucesso da implementação de mecanismos de desmaterialização e reengenharia de processos, da introdução de serviços online, aplicação de mobilidade - Módulo Fiscalização e Ocorrências, teve e vai sem dúvida continuar a ter impactos positivos nas relações com outras entidades da AP, promovendo a comunicação, o acesso à informação, a simplificação de processos através da sua informatização, interoperabilidade, desburocratização, ganhos de tempo, a qualidade dos serviços, e a segurança e confiança nos mesmos.

Última atualização: 02-02-2016