Sistema Integrado de Gestão de Arquivos (SIGA)
O SIGA - Sistema Integrado de Gestão de Arquivo, é o resultado de uma uniformização de modelos de gestão e de uma profunda mudança ao nível dos recursos e modernização da infraestrutura tecnológica; espelha também uma tentativa clara de melhoria na resposta às solicitações internas (serviços da CML), bem como às solicitações externas (munícipes).
Entidade: Câmara Municipal de Lisboa - Arquivo Municipal
Entidades parceiras: Computer Sciences Corporation (CSC), Instituto de Engenharia de Sistemas e Computadores (INESC);
Destinatários/Beneficiários potenciais: Os técnicos do Arquivo Municipal de Lisboa, Os serviços da Câmara Municipal de Lisboa, Os munícipes de Lisboa que acedem aos serviços on-line do Arquivo Municipal;
Ponto de Situação : A fase de implementação do modelo de gestão por processos encontra-se “concluída” . A fase de implementação de uma gestão integrada das bases de dados encontra-se em “curso” e na fase III de desenvolvimento, sendo de destacar as atividades:
1) Migração de dados dos sistemas de informação "legacy";
2) Configuração das especificações funcionais e técnicas contratadas.
Taxionomia
Gestão da Qualidade
Gestão de Informação
Modernização Administrativa
Gestão por Processos
Descrição breve
Ao aprovar a utilização do modelo de autoavaliação (CAF) criado e recomendado a nível europeu, o Arquivo Municipal de Lisboa (AML) procedeu a um diagnóstico com vista a melhorar o desempenho organizacional ao nível das tarefas, atividades e colaboradores, que resultou na apresentação de um plano de ações de melhoria que permitirão o desenvolvimento de uma cultura de gestão estratégica e de serviço público orientado para o cidadão, promovendo desta forma a Qualidade na Administração Pública Local.
Assim, no espírito de modernização administrativa e das boas práticas, que tem vindo a ser seguido no Arquivo Municipal de Lisboa, o projeto SIGA compreendeu duas etapas:
1) A implementação de um modelo de gestão por processos, baseado na Total Quality Management (TQM), com o objetivo de melhorar a gestão organizacional do Arquivo Municipal de Lisboa;
2) A implementação de uma gestão integrada das bases de dados com o objetivo de obter ganhos claros em rapidez e qualidade na informação prestada ao grande público
Descrição pormenorizada
O SIGA - Sistema Integrado de Gestão de Arquivo, é o resultado de uma uniformização de modelos de gestão e de uma profunda mudança ao nível dos recursos e modernização da infraestrutura tecnológica; espelha também uma tentativa clara de melhoria na resposta às solicitações internas (serviços da CML), bem como às solicitações externas (munícipes).
No que respeita à gestão organizacional, o projeto SIGA, centrado numa gestão por processos, pretende redefinir e uniformizar o modelo de gestão da instituição, através da implementação das seguintes etapas:
- Missão e Visão (1ª etapa)
- Objetivos estratégicos (1ª etapa)
- Envolvente externa (1ª etapa)
- Modelo de processos (1ª etapa)
- Arquitetura do modelo de processos (2ª etapa)
- Objetivos Operacionais (2ª etapa)
- Definição de processos e subprocessos (2ª etapa)
- Matriz relacional - objetivos/processos (2ª etapa)
No que respeita à integração dos Sistemas de Informação e uma vez definido o suporte (estratégico e operacional) através do levantamento dos processos de gestão do AML, pretendeu-se:
- desenvolver uma solução informática para a gestão integrada de documentos produzidos e recebidos pelo Arquivo Municipal, independentemente do seu formato, garantindo a facilitação no seu acesso e divulgação;
- o desenho de workflows dos processos geridos pelo AML;
- promover a interoperabilidade e integração com outros sistemas de informação, a saber, desenvolvidos por outros serviços da CML
- identificação das áreas de negócio e dos pontos de contacto que interagem com o arquivo;
- identificação, mapeamento e implementação de mecanismos que garantam a interoperabilidade com os respetivos sistemas de informação em várias áreas de negócio da CML;
- possibilitar a migração da informação introduzida noutros subsistemas de informação do AML, integrando-a num único sistema, de forma a rentabilizar a relação entre os serviços e a evitar duplicidade de tarefas;
- promover a gestão de projetos em curso no AML, contribuindo para uma eficiente e eficaz dinamização da informação interna sobre a nossa área de negócio;
- promover a normalização da designação dos ficheiros eletrónicos e do seu armazenamento
- definição de uma política de gestão e de documentos para a CM implementação de uma política de preservação digital de forma a garantir o acesso futuro à memória documental do município de Lisboa
- promover, com base num critério de transparência e facilidade, o acesso à informação, através da:
- organização das unidades de armazenamento (servidores e computadores pessoais);
- uniformização da entrada do correio eletrónico (contas e gestão de e-mails;
Recomendações
A “gestão da mudança” tornou-se o maior desafio do projeto SIGA. Tratando-se de um projeto multidisciplinar e multissetorial, interessa observar e garantir algumas condições:
-
Conhecimento dos fluxos de trabalho de cada processo e transversalidade dos procedimentos administrativos;
-
Garantir a reengenharia dos fluxos de trabalho;
-
Promover a participação dos colaboradores na mudança;
-
Promover o desenvolvimento de regras de orientação e de manuais procedimentos;
-
Promover o conhecimento sobre a gestão de informação;
-
Promover a articulação entre peritos da informação.
-
Desenvolver a integração de aplicações informáticas redundantes que sirvam as atividades de um mesmo processo;
-
Promoção de políticas e critérios de gestão de documentos;
Próximas Acções
Ao nível do desenvolvimento tecnológico/aplicacional e respetiva integração da base de dados, o SIGA vem propiciar a facilidade do acesso on-line à informação com ganhos claros para os clientes externos. Na verdade, a pesquisa na base de dados inclui agora dados que antes estavam dispersos em várias aplicações referentes a documentos de arquivo e documentos bibliográficos.
O Arquivo Municipal de Lisboa encontra-se, deste modo, a desenvolver um novo site institucional que funcionará como frontend de acesso à informação para os clientes que pretendem saber mais sobre o património documental da cidade de Lisboa.
Site
http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt
Resultados
Espera-se, após a conclusão do projeto SIGA:
- Mudança para um modelo organizacional moderno e virado para a procura da excelência (gestão por processos com uma visão transversal tendo como referência a Missão, Visão e Quadro de Valores, e a sua transformação em objectivos estratégicos;
- Capacidade de gerir e encaminhar os documentos desmaterializados entre serviços desde o atendimento até ao arquivo.
- Gestão integrada e de forma integral do “acervo informacional” do município;
- Adequação racional dos recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros;
- Clarificação de competências e maior profissionalização dos intervenientes no processo;
- Normalização de procedimentos e tramitações;
Ponto de Contacto
Última atualização a 18 de Junho de 2012