Serviço de Compras do IPP
O "Serviço de Compras" do Instituto Politécnico de Portalegre é o canal de aprovisionamento online do IPP. A introdução de uma nova filosofia de compras, baseada nas parceiras e que implica a centralização da negociação e a adopção de meios electrónicos, visa gerar ganhos de eficiência e de transparência.

Iniciativa: Serviço de Compras no IPP
Entidade: Instituto Politécnico de Portalegre (IPP)
Destinatários/Beneficiários: Todas as Unidades Orgânicas do Instituto Politécnico de Portalegre: Serviços Centrais, Serviços de Acção Social, Escola Superior de Educação, Escola Superior de Tecnologia e Gestão, Escola Superior Agrária de Elvas e Escola Superior de Saúde. O sistema poderá ser alargado a mais entidades públicas.
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação:  Projecto parcialmente implementado. Reorganização processual, centralização da negociação, renegociação de contratos já concretizado. Falta lançar alguns concursos e a utilização do catálogo electrónico. 
Custos envolvidos: Sem custos adicionais
Site: www.ipportalegre.pt


O "Serviço de Compras do Instituto Politécnico de Portalegre" visa:
  • Modernizar os procedimentos e os circuitos utilizados na aquisição de bens e serviços;
  • Reduzir o custo total de aprovisionamento, com margem para se reduzir o custo de aquisição, o custo de encomenda e o custo de posse de stock;
  • Integrar novas tecnologias;
  • Libertar recursos de tarefas rotineiras para se centrarem nas negociações, na análise de informação na definição de padrões de compras e de consumo, etc;
  • Libertar espaços (actuais armazéns) para outras utilizações;
  • Melhorar a organização processual das aquisições e garantir o respeito pela legalidade.
Durante a primeira fase de implementação do projecto as prioridades foram:
  • Instalar o Serviço de Compras Central;
  • Avaliar das alternativas de SIG’s e avançar com a solução preferida;
  • Lançar um concurso para o fornecimento de material de escritório e consumíveis de informática;
  • Definir as especificações do equipamento informático (PC’s, impressoras, etc) para todas as Unidades Orgânicas e passar a utilizar o catálogo electrónico no processo de aquisição;
  • No final do primeiro ano o objectivo a alcançar é que 25% das aquisições sejam feitas por via electrónica e que na totalidade sejam realizadas pelo Serviço Central de Compras;
  • Todos os serviços, de interesse comum, passem a ser negociados de forma centralizada;
  • Levantamento e análise dos contratos em vigor para renegociação e gestão.
Recomendações

  • É fundamental a gestão de topo apoiar a reorganização do serviço de compras, promovendo novas práticas e a utilização de novas tecnologias;
  • Realçar os ganhos obtidos com a mudança de procedimentos;
  • Se possível, aplicar parcialmente os ganhos na melhoria de condições dos funcionários.

Próximas Acções

  • Reforçar a avaliação dos fornecedores;
  • Aplicar recursos, obtidos na eficiência do serviço de compras, na aquisição e implementação de uma solução informática específica (aquisições electrónicas).

Resultados

  • Ganhos de eficiência e de transparência resultantes quer da instalação física do Serviço Central de Compras quer da modernização dos procedimentos e dos circuitos que passaram, a ser utilizados na aquisição de bens e serviços;
  • Libertação de recursos de tarefas rotineiras que se centraram na negociação das aquisições de serviços para todo o grupo IPP de forma centralizada e na elaboração de um relatório de análise da aquisição de serviços;
  • Melhoria da organização processual das aquisições e garantia do respeito pela legalidade.
Ponto de Contacto

Caso tenha interesse nesta iniciativa consulte o site www.ipportalegre.pt e, para saber mais, contacte-nos através do geral@ipportalegre.pt.

 Última Actualização: segunda-feira, 9 de Junho de 2008