O "Serviço de Compras" do Instituto Politécnico de Portalegre é o canal de aprovisionamento online do IPP. A introdução de uma nova filosofia de compras, baseada nas parceiras e que implica a centralização da negociação e a adopção de meios electrónicos, visa gerar ganhos de eficiência e de transparência.

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Iniciativa: Serviço de Compras no IPP
Entidade: Instituto Politécnico de Portalegre (IPP)
Destinatários/Beneficiários: Todas as Unidades Orgânicas do Instituto Politécnico de Portalegre: Serviços Centrais, Serviços de Acção Social, Escola Superior de Educação, Escola Superior de Tecnologia e Gestão, Escola Superior Agrária de Elvas e Escola Superior de Saúde. O sistema poderá ser alargado a mais entidades públicas.
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação:  Projecto parcialmente implementado. Reorganização processual, centralização da negociação, renegociação de contratos já concretizado. Falta lançar alguns concursos e a utilização do catálogo electrónico. 
Custos envolvidos: Sem custos adicionais
Site: www.ipportalegre.pt

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O "Serviço de Compras do Instituto Politécnico de Portalegre" visa:

• Modernizar os procedimentos e os circuitos utilizados na aquisição de bens e serviços;
• Reduzir o custo total de aprovisionamento, com margem para se reduzir o custo de aquisição, o custo de encomenda e o custo de posse de stock;
• Integrar novas tecnologias;
• Libertar recursos de tarefas rotineiras para se centrarem nas negociações, na análise de informação na definição de padrões de compras e de consumo, etc;
• Libertar espaços (actuais armazéns) para outras utilizações;
• Melhorar a organização processual das aquisições e garantir o respeito pela legalidade.

Durante a primeira fase de implementação do projecto as prioridades foram:

• Instalar o Serviço de Compras Central;
• Avaliar das alternativas de SIG’s e avançar com a solução preferida;
• Lançar um concurso para o fornecimento de material de escritório e consumíveis de informática;
• Definir as especificações do equipamento informático (PC’s, impressoras, etc) para todas as Unidades Orgânicas e passar a utilizar o catálogo electrónico no processo de aquisição;
• No final do primeiro ano o objectivo a alcançar é que 25% das aquisições sejam feitas por via electrónica e que na totalidade sejam realizadas pelo Serviço Central de Compras;
• Todos os serviços, de interesse comum, passem a ser negociados de forma centralizada;
• Levantamento e análise dos contratos em vigor para renegociação e gestão.

Recomendações

• É fundamental a gestão de topo apoiar a reorganização do serviço de compras, promovendo novas práticas e a utilização de novas tecnologias;
• Realçar os ganhos obtidos com a mudança de procedimentos;
• Se possível, aplicar parcialmente os ganhos na melhoria de condições dos funcionários.

Próximas Acções

• Reforçar a avaliação dos fornecedores;
• Aplicar recursos, obtidos na eficiência do serviço de compras, na aquisição e implementação de uma solução informática específica (aquisições electrónicas).

Resultados

• Ganhos de eficiência e de transparência resultantes quer da instalação física do Serviço Central de Compras quer da modernização dos procedimentos e dos circuitos que passaram, a ser utilizados na aquisição de bens e serviços;
• Libertação de recursos de tarefas rotineiras que se centraram na negociação das aquisições de serviços para todo o grupo IPP de forma centralizada e na elaboração de um relatório de análise da aquisição de serviços;
• Melhoria da organização processual das aquisições e garantia do respeito pela legalidade.

Ponto de Contacto

Caso tenha interesse nesta iniciativa consulte o site www.ipportalegre.pt e, para saber mais, contacte-nos através do geral@ipportalegre.pt.

 Última Actualização: segunda-feira, 9 de Junho de 2008