O SISTGERE é uma moderna ferramenta tecnológica presente nas Escolas da Maia e que visa modernizar e optimizar o sistema de gestão dos refeitórios e cantinas escolares, passando do papel para formato unicamente digital.

 

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Iniciativa: SISTGERE: Sistema Informático de Gestão de Refeitórios e Cantinas Escolares do 1º Ciclo do Ensino Básico (CEB)
Entidade: Câmara Municipal da Maia - Departamento de Educação, Acção Social e Juventude / Divisão de Educação
Destinatários/Beneficiários potenciais: Pais e Encarregados de Educação e Alunos. Optimização dos recursos humanos. Os destinatários são os mais de 5.000 alunos do 1º Ciclo do Ensino Básico e os mais de 1.500 alunos do Ensino Pré-Primário.
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Ponto de Situação: O Sistema está neste momento operacional, estando, contudo, em constante aperfeiçoamento, conforme as necessidades que se vão detectando, sendo que o primeiro “up-grade” será a disponibilização de informação na Internet para os pais e enc. de educação quanto aos saldos e consumos dos alunos, bem como de carregamentos de cartões de refeições. O projecto foi implementado em 2008 em todas as escolas do 1º Ciclo do Ensino Básico e Educação Pré-escolar do Concelho da Maia.
Custos envolvidos: O custo de implementação do sistema foi de €60.000.
Site: www.cm-maia.pt

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Cada escola dispõe de um computador com leitor de cartões por radio-frequência, uma impressora de talões e de um terminal de pagamento automático (TPA) para uso de cartões multibanco, sendo, nas escolas, esta a única forma possível para efectuar os pagamentos das refeições. Este pagamento transforma-se em "carregamentos" de títulos de refeição que fica depositado num cartão personalizado e dado a cada aluno e que este vai gastando, consoante a sua necessidade de almoçar na escola.

Usando o cartão, o aluno terá de encomendar uma refeição sempre que quiser almoçar no dia seguinte, sendo essa refeição descontada do saldo do cartão. No fim do dia, é feita a operação “Fecho do Dia” em que todas as transacções efectuadas em cada escola são enviadas via Modem GPRS para os serviços da Divisão de Educação para ser processada e supervisionada. Este Sistema objectivou optimizar os recursos humanos libertando-os para outras tarefas, bem como a uma eficaz gestão dos dinheiros públicos, nomeadamente no controlo da receita e da despesa.

Era necessário equipar as escolas com um sistema informático que facilitasse ao Operador em tempo mínimo carregar cartões, reservar e encomendar refeições. Por outro lado havia a necessidade de efectuar um controlo efectivo sobre as despesas, receitas e as operações desenvolvidas nas escolas: daí surge o SISTGERE.

O SISTGERE foi desenhado tendo em conta duas vertentes: a do Operador (nas escolas) e a do Gestor (na Câmara). Aqui depararam-se duas dificuldades: A aptidão dos Operadores para trabalhar com o Sistema Informático e a forma de transmitir para o serviço gestor, com fidedignidade, a informação resultante das operações levadas a cabo nos postos SISTGERE instalados nas escolas, sem por em causa o regular uso da Internet.

Quanto a falta de aptidão nos Operadores, após uma tomada de sensibilização para o uso da informática, foi disponibilizada uma acção de formação tendo como objectivo concreto a operacionalização do SISTGERE.

No que diz respeito à comunicação entre escolas-câmara-escolas adoptou-se pela contratualização de um serviço de comunicações de dados por GPRS, independente e de uso exclusivo para o Sistema.

Recomendações

Tratando-se do controlo de dinheiros públicos, recomenda-se em primeira mão, que o equipamento seja actual e de uso exclusivo para o fundamento a que se destina, ou seja, a gestão de cantinas e refeitórios escolares. Assim, temos a garantia de que aquela máquina só é usada para o fim proposto, diminuindo o risco de avaria.

Uma outra recomendação é de que o SISTGERE seja usado sempre pelos mesmos Operadores. Este número de Operadores, não sendo criterioso, aconselha-se o número mínimo de duas ou três pessoas, sendo que um será sempre o Operador Principal que é também responsável pela transmissão dos procedimentos administrativos adoptados aos outros operadores; um segundo designado por Operador Secundário e um terceiro, Operador Substituto. de forma a se ter sempre um controlo efectivo sobre quem usa o Sistema. Estes operadores deverão estar sempre identificados e diferenciados uns dos outros, no Sistema.

Para se ter a correcta noção de que o Sistema é usado com as indicações transmitidas, recomenda-se a elaboração de uma folha de avaliação a ser preenchida mensalmente, de forma a se responsabilizar os Operadores, tendo como objectivo o correcto uso das praticas administrativas adoptadas pelo organismo gestor para o bom e regular uso do Sistema.

É recomendável também a adopção de uma estrutura de comunicações independente entre escolas-organismo gestor-escolas das usadas nas escolas de forma a que o organismo gestor tenha sempre a certeza de que tem sempre a informação disponível, sem falhas.

Por último recomenda-se antes de se implantar o Sistema que se adopte uma política de sensibilização à mudança e de informação sobre o que vai ser o Sistema, tornando a sua recepção amigável, partindo depois para uma acção de formação especifica no uso do SiSTGERE.

Próximas Acções

Futuramente ponderar-se-á a aplicação do Sistema para controlo de assiduidade de funcionários a exercer funções nas escolas do 1ª CEB e Jardins de Infância. Uma outra aplicação em estudo relaciona-se com o controlo de consumo de água nas mesmas instalações. 

Anexos

Folha de Avaliação de Práticas Administrativas do SISTGERE - Câmara Municipal da Maia (pdf, 80 KB)

Resultados

Este sistema permitiu uma redução dos custos operacionais de €35.000,00/ano para, sensivelmente, €2.500,00/ano, nomeadamente nos custos com comunicações GPRS e novos cartões de alunos (alunos do 1º ano), uma vez que os cartões são personalizados.

O SISTGERE foi um dos vencedores da 5.ª edição do Optimus Innovation Awards 2008 – Prémio de Boas Práticas na Administração Pública.

Ponto de Contacto

Empresa responsável pelo desenvolvimento de software:
INFORVISTA
Rui Cássio
Telm.: (+351) 935 064 996
rui.cassio@gmail.com  

Responsável pela implantação:
Paulo Oliveira Lourenço
Técnico Superior da Câmara Municipal da Maia
Tel.: (+351) 229 408 600
dds.plourenco@cm-maia.pt  

 Última Actualização: quarta-feira, 22 de Julho de 2009