Reformulação dos Procedimentos Associados à Emissão de Certidões
A Câmara Municipal de Guimarães levou a cabo uma reformulação dos procedimentos associados à emissão de certidões de forma a implementar um sistema de workflow, tendo em vista a adopção de metodologias de racionalização (por exemplo, definição de prazos de resposta), bem como outros mecanismos que contribuem para uma gestão centralizada e eficiente do processo de emissão de certidões.

Iniciativa: Reformulação dos Procedimentos Associados à Emissão de Certidões
Entidade: Câmara Municipal de Guimarães
Destinatários/Beneficiários potenciais: Cidadão - Utente
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Concluída em Julho de 2009
Site: www.cm-guimaraes.pt


Esta iniciativa é uma das medidas municipais do Simplex Autárquico para 2008/2009 e visa a simplificação no que se refere à transparência e à melhoria da qualidade dos serviços prestados, reduzindo os encargos administrativos para os cidadãos e para as empresas.

De forma a garantir uma maior eficiência de todo o processo, definiram-se prazos de resposta a cumprir pelos diversos serviços intervenientes e pela implementação de novos circuitos, permitindo uma gestão centralizada do processo de emissão de certidões e consequentemente uma resposta mais célere ao cidadão.

Tecnologia

Utilizando a mesma aplicação existente no Balcão Único de Atendimento, estabeleceram-se circuitos tendo em vista a total desmaterialização do procedimento relativo à emissão de certidões, desde o pedido, passando pela informação técnica e emissão de certidão definitiva.

Em complemento foi também implementado um sistema de notificações via SMS integrado com o Workflow, que aquando da emissão da certidão, envia uma mensagem ao requerente indicando-lhe que a certidão está pronta para ser levantada. O sistema SMS baseia-se na utilização de um modem GSM e no software GFI FAXmaker que integra o módulo SMS com o Exchange Server.

Recomendações


Antes da implementação de uma metodologia, devem ser repensados todos os circuitos de forma a evitar circuitos desnecessários, garantindo maior brevidade na resposta ao cidadão

Próximas Acções

Implementação da emissão de certidões na hora e online.

Resultados

Em 2010 98% das certidões foram emitidas num prazo inferior a 10 dias e já se encontram implementados vários tipos de certidão na hora “certidão de ciclomotores; isenção de licença de utilização, imóvel classificado  e classificação de terrenos” e já é possível o pedido de qualquer tipo de certidão através da Internet, com o respectivo pagamento por Multibanco.

Ponto de Contacto


Maria do Carmo Pereira Marques Martins
Câmara Municipal de Guimarães
Tel.: (+351) 253 421 200
carmo.martins@cm-guimaraes.pt

 Última Actualização: terça-feira, 22 de Novembro de 2011