Reengenharia e Desmaterialização de Processos
Esta atividade consiste em quatro projetos paralelos, que visam completar o ciclo de adaptação interna dos 15 municípios associados da CIMAA, para a efetivação da modernização administrativa dos mesmos. Contempla investimentos desde a própria reengenharia dos processos administrativos e respetiva implementação adaptação nas ferramentas de suporte ao negócio, bem como pela implementação de uma plataforma colaborativa, transversal a todos os beneficiários, que permitirá a consolidação das sinergias, visão transversal dos processos e, alinhada com as atividades do atendimento multicanal, promover a desmaterialização interna dos processos e consequente integração e ligação com o arquivo digital.

Título
Reengenharia e Desmaterialização de Processos

Entidade
Comunidade Intermunicipal do Alto Alentejo

Entidades parceiras
SMART Vision - Assessores e Auditores Estratégicos, Lda

Destinatários/Beneficiários potenciais
15 Municípios do Alto Alentejo

Ponto de Situação
Concluído

Taxionomia
Modernização, Simplificação Desmaterialização de Processos

Descrição breve
A atividade descrita neste ponto consiste, resumidamente, na implementação de projetos que permitam a reinvenção dos processos de negócio dos beneficiários desta candidatura, no sentido de que os mesmos sejam adaptados face às novas necessidades das plataformas tecnológicas já implementadas e a implementar no âmbito da modernização administrativa, bem como da necessidade de tramitação dos mesmos em plataformas externas às instituições quem tem vindo a ser introduzidas no âmbito não só da Agencia para a Modernização Administrativa como das varias reformas aplicadas pela administração central.

Esta atividade consiste em quatro projetos paralelos, que visam completar o ciclo de
adaptação interna dos 15 municípios associados da CIMAA, para a efetivação da modernização administrativa dos mesmos. Contempla investimentos desde a própria reengenharia dos processos administrativos e respetiva implementação adaptação nas ferramentas de suporte ao negócio, bem como pela implementação de uma plataforma colaborativa, transversal a todos os beneficiários, que permitirá a consolidação das sinergias, visão transversal dos processos e, alinhada com as atividades do atendimento multicanal, promover a desmaterialização interna dos processos e consequente integração e ligação com o arquivo digital.

Descrição pormenorizada

Objetivos do Projeto

  • Promoção do aumento da eficiência e da qualidade no relacionamento com os cidadãos e empresas;
  • Fomento da racionalização e da redução dos denominados “custos de contexto”;
  • Promoção da organização e integração transversal dos serviços administrativos;
  • Reestruturação dos fluxos processuais e desmaterializar os processos contribuindo para os objetivos estratégicos nacionais de modernização da Administração Pública, nomeadamente a utilização do cartão de cidadão;
  • Racionalização da prestação de serviços públicos por meios eletrónicos e o desenvolvimento de mecanismos de interoperabilidade entre os sistemas de informação da administração pública.

A reengenharia atenderá: 

  • À conformidade legal com as normas nacionais e internacionais aplicáveis às instituições abrangidas;
  • Às melhores práticas conhecidas nos domínios de intervenção da Comunidade Intermunicipal;
  • Aos standards nacionais e internacionais em matéria de gestão de processos, designadamente os desenvolvidos pela OMG (Object Management Group), como sejam por exemplo o “Business Process Modeling Notation”
  • Aos referenciais normativos de qualidade e excelência que a Comunidade Intermunicipal tenha adotado

Recomendações
Assegurar a Definição, Implementação e Avaliação do Modelo de Desmaterialização e Gestão de Processos Internos de Interação com o Munícipe/Cidadão com os seguintes objetivos gerais:

  • Aumentar a eficácia e a eficiência dos serviços;
  • Clarificar a missão, delinear a visão, definir uma estratégia e apostar na sua implementação;
  • Apostar nas pessoas e racionalizar os recursos;
  • Otimizar processos e reduzir desperdícios;
  • Orientar a ação para a satisfação dos Cidadãos/Clientes;
  • Orientar a ação para a satisfação do Cliente interno.

Próximas Acções

  • Análise do enquadramento técnico e funcional e da relação da Autarquia com o Cidadão e conceber o Modelo de Desmaterialização De Processos Internos e de Interação Multicanal com Cidadão
  • Formular sugestões, concretamente e face ao levantamento a efetuar,
  • identificar os pontos fortes e fracos e propor orientações corretivas e respetiva
  • integração com os sistemas de informação e gestão;
  • Reengenharia e revisão dos processos e documentos suporte na perspetiva da
  • Desmaterialização
  • Definição e Monitorização do Plano de Implementação
  • Implementação do Sistema de Gestão Processual de operações Urbanísticas
  • Implementação do Sistema de Gestão Documental/Workflow
  • Definição do Modelo de Arquivo Físico e Digital

Ponto de Contacto

geeal@cimaa.pt

carlos.nogueiro@cimaa.pt

ana.bernardo@cimaa.pt
ricardo.pereira@cimaa.pt

andreia.branco@cimaa.pt

245 330 440  

Resultados
Dos processos propostos para análise e reengenharia pela equipa externa resultou:  

  • 8 Processos a definir por área (máximo de 8, sendo que 4 deverão ser comuns a todos os Municípios envolvidos):
  • Processos de Interação com Munícipe/Cidadão;
  • Processos de Interação com Entidades (Apoio ao associativismo);
  • Processos internos na área financeira (receita, despesa);
  • Processos internos na área dos recursos humanos

Dos processos propostos para acompanhamento da análise e reengenharia a efetuar pela equipa interna de cada Município:  

  • 4 Processos definidos por cada um dos municípios.

 Última atualização: 07-03-2016