Reengenharia e Desmaterialização de Processos na Câmara Municipal de Vila Velha de Ródão
O objetivo geral desta iniciativa consistiu no desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão Municipal e Autárquica (SIGMA) da Câmara Municipal de Vila Velha de Ródão através do upgrade dos sistemas de gestão já existentes.

Título
Reengenharia e Desmaterialização de Processos na Câmara Municipal de Vila Velha de Ródão

Entidade
Município de Vila Velha de Ródão


Entidades parceiras

MEDIDATA

Destinatários/Beneficiários potenciais
Diretos - Funcionários da Câmara Municipal e cidadãos

Ponto de Situação
A Iniciativa encontra-se implementada e a funcionar com a devida normalidade nos serviços do Município.

Custos envolvidos
53.620€ + IVA

Taxionomia
Modernização Administrativa - Software

Descrição breve
A informatização das autarquias é hoje algo de inadiável para que estas respondam de forma mais positiva às solicitações de todos os munícipes. Mas a complexidade dos problemas e sectores de uma autarquia exigem um sistema informático integrado e coerente.

Neste sentido, afigurou-se como indispensável para a CMVVR a existência de sistemas de gestão e informação que garantissem o registo sistemático da informação, a acessibilidade à mesma, a sua monitorização e a obtenção de relatórios e de indicadores, de forma rápida, intuitiva e facilitadora, colmatando a inadequação dos seus sistemas de gestão e informação, os quais comprometem a gestão da informação, a fidedignidade na obtenção de dados e de indicadores fiáveis para responder atempadamente às necessidades internas (utilizadores e gestão), às necessidades dos seus munícipes e a outras entidades públicas.

Objetivos

O objetivo geral desta iniciativa consistiu no desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão Municipal e Autárquica (SIGMA) da CMVVR através do upgrade dos sistemas de gestão já existentes.

Pretendia-se introduzir uma estratégia de gestão informática que fosse clara e inovadora, adaptada às necessidades da CMVVR, e que resolvesse prioritariamente os constrangimentos, que permitisse a fluidez e qualidade da informação, que tivesse em conta a relação custo/ benefício, sendo também eficaz e eficiente.

Para prosseguir esta estratégia foram definidos investimentos, que além de se complementarem mutuamente, permitiram o desenvolvimento de um Sistema de Gestão Integrado, promovendo o aumento da eficiência e estimulando a reengenharia de processos, potenciando o Processo de Modernização da Administração Pública.
 
Descrição pormenorizada
A CMVVR adotou o sistema de gestão documental (SIGMADoc) para gerir globalmente o ciclo de vida dos documentos produzidos e manipulados pela CMVVR; guardar, localizar e imediatamente disponibilizar um documento, quando necessário e em qualquer parte, de acordo com regras de acesso; integrar conteúdos documentais com informação existente nas aplicações SIGMA; aumentar a eficiência e eficácia dos processos através da circulação e acesso eletrónico aos conteúdos documentais; reduzir custos, através da desmaterialização de suportes físicos tradicionais; operacionalização de todas as funcionalidades críticas em termos de registo, indexação e pesquisa de toda a documentação entrada/saída e produzida internamente na CMVVR será realizada através da aplicação de Gestão de Documentos e Atendimento integrada com o back office SI existente.

Deste modo as funcionalidades do SI foram expandidas incorporando as necessidades de gestão documental, e assegurando a gestão integrada de documentação, numa perspetiva de workflow que possibilitará o acesso, encaminhamento e monitorização dos documentos, melhorando assim a utilização do espaço de armazenamento, bem como, o acesso à informação, tornando-o mais rápido e simples.

Com a adoção do sistema de gestão de processos (SIGMAFlow) para as aplicações de gestão de atendimento, POCAL e urbanismo, a CMVVR é capaz de controlar todos os fluxos associados à circulação dos documentos dentro da organização e promover a implementação de mecanismos de workflow nas diferentes aplicações, com a possibilidade de pré-definir fluxos de documentos, controlar tempos por etapa e assegurar a geração automática de alertas.

A aplicação deste sistema facilitou a melhoria do desempenho dos trabalhadores, a diminuição do tempo de execução das tarefa e de atendimento e a redução do custo dos processos, aumentando ao mesmo tempo a qualidade dos serviços oferecidos através da automatização do fluxo de trabalhos associados aos documentos e à informação.

Principais dificuldades:
• Adequação do sistema às necessidades da Câmara, face aos processos internos;
• Resistência à mudança pelos utilizadores.
• Competências para construção da Iniciativa:
• Conhecimento do software e processos internos da Câmara.
Tecnologia
• Servidor base dados;
• Web servisse.

Recomendações
• Conhecimento da realidade processual interna;
• Saber se existem meios tecnológicos para realizar a operação e escolher os mais adequados;
• Consultar o mercado e informar-se do que cada fornecedor tem para oferecer.

Ponto de Contacto
Município de Vila Velha de Ródão
Eng. Gil Rodrigues – Técnico de Informático da Câmara Municipal
Telefone: 272540300
E-mail: informatica@cm-vvrodao.pt
 
Resultados
Todo o circuito dos documentos interno e externo é totalmente  digitalizado, tornando-o mais rápido, mais ágil, mais transparente e menos burocrático.

Última atualização: 03-02-2016