Iniciativa: Racionalização dos Processos Logísticos
Entidade: Hospital de Santa Maria, EPE (HSM)
Destinatários/Beneficiários potenciais*
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Concluído
Custos envolvidos: 1,5 Milhões de euros
Site: www.chln.min-saude.pt

No ano de 2005, o Conselho de Administração que tomou posse nesse ano tomou a decisão de racionalizar totalmente os processos logísticos do Hospital de Santa Maria (HSM), integrado no Centro Hospitalar Lisboa Norte, EPE, cujos pressupostos foram:
  • Existência de um Armazém Geral centralizado num único espaço;
  • Diminuição do Stock médio no Armazém Central para cerca de 1,5 meses de existências, aumentando-se a cadência de fornecimentos;
  • Alargamento do horário de funcionamento do Armazém até ás 21h;
  • Introdução do sistema de identificação dos artigos armazenados com emissão de etiquetas de código de barras que contenham a denominação do artigo a fim de permitir a sua leitura no PDT (portable data terminal) de leitura óptica com a consequente eliminação de erro na introdução de dados e agilização dos processos;
  • Implementação nos serviços utilizadores (SU) de um Sistema Informático de Gestão Logística de stocks dos artigos armazenados, baseado na determinação do nível máximo de stock de um artigo armazenado. O sistema implementado processa-se em tempo real, ou seja, cada SU vai informado o Armazém das quantidades que vai consumindo (retirando do stock) através do PDT e sempre que atingir 25%, 50% ou 75% dos níveis definidos para cada artigo faz disparar para o Armazém a necessidade de reposição.
A solução preconizada passou por uma alteração total da organização dos Armazéns e arrecadação dos SU. Hoje os stocks são distribuídos pelo Armazém Central (AC) e pelos Armazéns Periféricos (AP) para onde serão enviados por transferência. Estes AP são as antigas arrecadações onde as existências eram antigamente consideradas consumo. No novo sistema são considerados consumos apenas os artigos retirados dos AP.

Os meios para a implementação do novo sistema incluíram:
  • Novo software: consistiu na activação do programa da SISBIT, que já se encontrava parcialmente instalado no HSM e que correspondia com as parametrizações solicitadas, designadamente permite:
    • Ler os códigos de barras dos artigos entrados e saídos do AC;
    • Ler os códigos de barras dos artigos consumidos nos AP dos SU e transmitir a informação ao AC em tempo real;
    • Gerir os stocks dos AP a partir da definição de níveis de stocks máximo e mínimo que cada artigo deverá ter e informar, os oficiais de armazém responsáveis pelo picking, das quantidades a transferir com emissão de documento valorizado para controlo e informação do responsável pelo CC;
    • Informação diária para os gestores de stocks dos artigos decidirem o adiantamento ou atraso dos prazos de entrega ou aumentar ou diminuir as quantidades e junto do Serviço de Compras proceder à emissão de nova nota de encomenda ou de novo processo de compra;
    • Gestão das listas de materiais que, em cada AP, contem a nomenclatura dos artigos existentes, com a indicação do stock máximo e a quantidade a repor de cada um, sendo esta a informação que surge no PDT do picking.
  • Novo hardware: o hardware adjudicado à Burótica consiste num PDT por cada CC, um cadle, base com ligação a um computador ligado à rede interna, onde se põe o PDT depois da leitura dos artigos consumidos e que serve para comunicar com o sistema e carregar a bateria do PDT;
  • Novo equipamento de armazenagem: o equipamento consistiu num armário adjudicado à IFHI com possibilidade de compor a área de arrumo interno conforme as necessidades de reposição. Este armário foi replicado tantas vezes quantas as necessárias para comportar todos dos artigos do AP do SU;
  • Novo Armazém Centralizado: foi construído um novo Armazém Central, cujo layout previu a existência de uma zona administrativa, para a chefia e gestores de stocks, zona de recepção com acesso ao sistema informático para poder dar a entrada dos artigos de imediato, zona de devolução, zona de picking onde os artigos estão identificados e arrumados em prateleiras com códigos de localização. Foi criada em zona coberta, fora do Armazém, uma zona de expedição onde estão os carros de distribuição imediatamente depois de completos.
Destinatários/Beneficiários potenciais*

Os destinatários principais deste projecto são em primeiro lugar todos os Utentes do HSM, que sentem a melhoria do serviço que lhes é prestado pelos vários intervenientes dentro do HSM.

Num nível mais directo de intervenção, todos os profissionais do HSM sentem as melhorias conseguidas pelo processo em causa, desde médicos e enfermeiros, passando por auxiliares, administrativos e toda a equipa do Serviço de Logística do HSM.

Num sentido mais lato, e dado que a optimização em causa fez baixar custos de prestação de cuidados de saúde, houve também um impacto necessariamente nos recursos disponíveis para o HSM poder fazer as intervenções estruturais que têm vindo a ser levadas a cabo.

Recomendações
 
A principal recomendação que se pode fazer é a de que estudem aprofundadamente o caso em mãos e quais as alternativas que têm para solucionar as dificuldades encontradas. Não há soluções padronizadas que sirvam toda e qualquer realidade, haverá sempre que ajustar as soluções possíveis á realidade no terreno.

Próximas Acções

Concluída este primeiro projecto de melhoria de processos no HSM, há agora no novo âmbito do Centro Hospitalar Lisboa Norte (Hospital Santa Maria + Hospital Pulido Valente), novos desafios, e a necessidade de reinventarmos as soluções existentes e corrigirmos as soluções que não tiveram os resultados pretendidos, conseguindo assim aproximarmo-nos de um patamar superior de eficiência operacional.

Anexos

Optimizar a Gestão de Operações Logística Hospitalar: A Importância da Logística num Hospital - Pedro Lima, director dos Serviços de Logística do Centro Hospitalar Lisboa Norte, Le Meridien Park Atlantic Hotel, 23 e 24 de Janeiro de 2008 (pdf, 1,08 MB)

Hospital de Santa Maria optimiza processos logísticos - Zetes Case Study (pdf, 216 KB)

Implementação de novo modelo logístico no HSM - BIQ Consulting, Dezembro de 2006 (pdf, 420 KB)

Imagens do armázem e meios de gestão da logística interna do hospital - Pedro Lima, director dos Serviços de Logística do Centro Hospitalar Lisboa Norte, 21 de Outubro de 2008 (pdf, 120 KB)

Resultados
  • Redução dos desperdícios, isto é, diminuição ou simplificação das tarefas que geram custos e não acrescentam valor acrescentado ao Serviço de Logística;
  • Diminuição dos níveis de stocks nos armazéns periféricos (AP) dos serviços utilizadores (SU) e no armazém central (AC);
  • Redução do valor do consumo proporcionado pela melhoria do controlo dos stocks e pela alteração do modelo de imputação;
  • Aumento do nível de satisfação das necessidades independentes (matérias de consumo corrente) e das necessidades dependentes (materiais de utilização especifica e esporádica), pela maior rapidez de resposta, diminuição das rupturas e entrega oportuna e atempada nos serviços utilizadores;
  • Diminuição dos erros na introdução dos dados no sistema informático e no fornecimento do material pedido pela utilização de códigos de barras e automatização de procedimentos;
  • Redução dos custos com o pessoal devido á reestruturação de serviços;
  • Aumento da eficiência e da eficácia dos resultados do Serviço de Logística;
  • Diminuição do tempo de enfermeiros afectos a tarefas de logística.
Ponto de Contacto
 
Pedro Lima
Director de Logística CHLN
Tel.: (+351) 217 805 000
pedro.lima@hsm.min-saude.pt 

 Última Actualização: terça-feira, 21 de Outubro de 2008