Projeto de Modernização Administrativa das Freguesias / ANAFRE Digital
Título
Projeto de Modernização Administrativa das Freguesias / ANAFRE Digital
Entidade
ANAFRE- Associação Nacional de Freguesias
Entidades parceiras
- ANO E ANO II em consórcio – Desenvolvimento e implementação da Plataforma
- INFORLÂNDIA – Fornecimento do Equipamento Informático
Destinatários/Beneficiários potenciais
Freguesias/ Cidadãos
Ponto de Situação
Projeto: Concluído
Formação adicional e Divulgação: em curso
Custos envolvidos
Ação n.º 1 (Região Norte, Centro e Alentejo):
Financiamento Comunitário (FEDER) – 1.357.520,52 €
Financiamento Nacional (DGAL) – 235.913,33 €
Ação n.º 2 (Região Lisboa e Algarve)
Financiamento Nacional (DGAL) – 172.433,37 €
Taxionomia
Atendimento ao cidadão
Autarquias Locais - Freguesias
Descrição breve
A ANAFRE – Associação Nacional de Freguesias, foi selecionada como Entidade Beneficiária do programa 01/SAMA/ 2012 - Sistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA) - Operações Individuais e Operações Transversais - COMPETE – Programa Operacional Fatores de Competitividade, operação n.º 37589.
Posteriormente, a ANAFRE apresentou candidatura à DGAL, no âmbito da Portaria n.º213/14, enquadrando aquela operação na alínea e) do art. 2.º, enquanto projeto de “Modernização tecnológica, incluindo instalação ou renovação de hardware, software e formação na utilização do mesmo”, para complementar o financiamento comunitário.
O projeto de Modernização Administrativa das Freguesias norteia-se por objetivos de simplificação, eficiência e transparência, no sentido de habilitar as Juntas de Freguesia a prestarem melhores serviços aos cidadãos.
Genericamente, os objetivos específicos do projeto são:
- Atender melhor, resolver mais rapidamente, ser mais eficiente.
- Reduzir custos de funcionamento, simplificando e unificando processos.
- Acesso simples e eficaz integrado e unificado, aos serviços disponibilizados, via web, por correio eletrónico, etc., como por exemplo a emissão de Atestado de Residência, para quem disponha do cartão de cidadão.
- Possibilita a comunicação da parte de um cidadão, de uma determinada freguesia, de um acontecimento por exemplo, o rompimento de um cano, pavimento/ estrada em mau estado, ou qualquer outra anomalia encontrada.
- Submissão de pedidos e consulta on-line, do estado dos pedidos.
- Encaminhamento imediato dos pedidos.
- Agilizar os processos.
A ANAFRE na qualidade de Associação Nacional representativa das Freguesias é um elo de ligação fundamental entre cidadãos e Freguesias e entre estas e as entidades da Administração Pública.
Considerando os objetivos e a dinâmica do projeto numa estratégia de normalização, desmaterialização e integração foram atingidos os seguintes objetivos:
• Reestruturar as infraestruturas tecnológicas das Juntas de Freguesia;
• Redução de custos operacionais;
• Maximizar as comunicações de uma forma geral;
• Capacitação interna das Juntas de Freguesia.
Além da disponibilização de serviços on-line, numa perspetiva de self-service, este projeto inclui a gestão documental / arquivo digital. Os serviços disponibilizados on-line permitem às Juntas de Freguesia, disponibilizar aos cidadãos uma solução de atendimento/resposta on-line, numa lógica do sistema de Balcão Único, o que garante maior eficácia/eficiência nas respostas aos cidadãos, assim como, potencia uma redução nos custos de atendimento.
Com a implementação deste projeto, foi criada uma plataforma “mãe” (on-line), Portal e-freguesias integrando todas as Juntas de Freguesia aderentes, que permite, por exemplo, que os cidadãos, através de validação com o cartão de cidadão: Requeiram a emissão de Atestados de Residência e informem as Juntas de Freguesia respetivas, através da Internet, de ocorrências, como, ruturas em canalizações, em vias rodoviárias, etc.
Em suma:
- Suporta e agrega os serviços on-line;
- Gestão da informação disponibilizada on-line na Internet e na Intranet;
- Potencia a colaboração entre os funcionários da Junta de Freguesia;
- Potencia a colaboração entre os cidadãos (fregueses) e Junta de Freguesia.
- Suporta o arquivo de documentos digitais;
- Permite a consulta on-line dos documentos;
- Potencia a colaboração e permite definir processos associados aos documentos.
Descrição pormenorizada
A Plataforma de Serviços online desenvolvida no âmbito deste projeto, designada por Portal e-freguesias, encontra-se disponível em www.efreguesias.pt.
Esta plataforma permite a disponibilização de serviços das freguesias online, com acesso seguro mediante a utilização do cartão de cidadão.
A plataforma cumpre os objetivos de simplificação, confidencialidade e disponibilidade, pois é um portal em que os serviços são prestados em modelo de self-service, de uma forma instantânea, de modo a que todos os seus utilizadores tenham acesso fácil e seguro.
A possibilidade da não necessidade de atendimento presencial é um avanço enorme, face às características das Freguesias, cujos horários de atendimento ao público são, por vezes, limitativos.
A questão da segurança do acesso e execução foi considerada fundamental, garantindo-se o acesso através do cartão de cidadão e com definição de perfis de utilizadores.
Para a prestação dos serviços foi desenvolvido um Sistema de Gestão Documental que permite simplificar os circuitos documentais, bem como a sua consulta e arquivo, quer pela Junta de Freguesia, quer pelos utentes.
Este sistema de Gestão Documental utiliza a tecnologia para captar, armazenar, localizar e gerir informação. Ela permite uma completa gestão de documentos na forma Digital. Implica num conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, transmissão, uso/utilização, avaliação, controlo e arquivamento de documentos em fase corrente e intermédia, podendo ser armazenados de forma permanente ou temporária.
Esta solução de Gestão Documental contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado pelas organizações, potenciando a colaboração Interna através da partilha de documentos e implementação de processos de circulação (circuitos) associados a cada documento.
A implementação do sistema de Gestão Documental é de extrema importância para os colaboradores das freguesias pois a realidade é que trabalham com um número elevado de documentos em papel, obrigando a uma duplicidade/ multiplicidade e não uniformização de processos, limitando os ganhos de produtividade e dificultando a implementação de normas de qualidade.
Este sistema de gestão documental gere o ciclo de vida dos documentos, controlando o número de versões e acesso, fazendo a gestão do arquivo, tendo em atenção a sua integridade e segurança, permitindo assim, uma grande redução de circulação de dados em suporte papel, bem como dos custos com o armazenamento dos documentos.
A Plataforma de Gestão de processos suporta o arquivo de documentos digitais, permitindo a consulta on-line dos documentos e potenciando a colaboração interpares. É de realçar que os diferentes serviços/processos deverão ser vistos como peças interligadas que se encaixam, tendo em vista o conjunto de funcionalidades a disponibilizar ao utente.
A integração do Portal e-freguesias com os sistemas existentes nas Freguesias foi contemplada através de interface para o efeito.
Para a utilização da Plataforma foi ministrada formação a funcionários e eleitos das Freguesias nas modalidades de e-learning e workshops. Estando previsto apostar em mais formação para garantir a adequada aplicação das funcionalidades da plataforma.
Nos termos da candidatura aprovada foi implementado o sistema de segurança da informação que integrou o desen-volvimento de serviços de consultoria destinados à implementação para certificação com base na ISO 27001 de um sistema de gestão da segurança da informação (SGSI) da plataforma de serviços partilhados e a obtenção da certificação propriamente dita.
Ponto de Contacto
Gestor do projeto (Vice- Presidente da ANAFRE) – Eng. Jorge Neves
Técnico de Informática – Dr. Nuno Albuquerque
Técnica Administrativo- Financeira – Dra. Carla Reis
Contacto: 218438390
Site
www.efreguesias.pt
Resultados
O projeto abrange 850 freguesias, pretende-se incluir todas as Freguesias que tenham interesse em participar.
Última atualização: 25-02-2015