O projecto "iDigital", do IFAP, visa a reengenharia do modelo de gestão das ajudas e incentivos previstos na Política Agrícola Comum e disponibilização da informação aos beneficiários das ajudas de uma forma automática e desburocratizada, bem como a disponibilização formulários em suporte digital, possibilitando uma interacção entre a administração e os cidadãos, via on-line, em plataforma Internet.

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Iniciativa: Projecto iDigital
Entidade: Instituto de Financiamento da Agricultura e Pescas, I.P (IFAP)
Entidades Parceiras: Organizações de Agricultores e a Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa
Destinatários/Beneficiários: Beneficiários às Ajudas e Incentivos Comunitários no âmbito do Fundo Europeu Agrícola de Garantia (FEAGA) e do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural (FEADER).
Colaboradores do IFAP
Colaboradores das entidades com competências delegadas pelo IFAP (Direcções Regionais de Agricultura; Organizações de Agricultores; …)
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Em curso
Site: isip.ifap.min-agricultura.pt

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Ponto de Situação
O projecto está concluído. Todas as actividades mais importantes para atingir os objectivos estratégicos foram implementadas. A última actividade a ser implementada (sistema de gestão documental) entrou em funcionamento em Março de 2010.

Taxionomia
Área da gestão das ajudas e incentivos comunitários (candidaturas, controlo, pedidos de pagamento, …); Área da formação de recursos humanos; Área da gestão documental; Área de contacto com os beneficiários (Contact Center).

Descrição
Dada a sua abrangência, o projecto em questão foi dividido em 13 submedidas, sendo sete delas concluídas em 2007.

O projecto pretende dar sequência aos princípios orientadores da nova sociedade de informação aplicados à Administração Pública. Tais princípios assentam sobretudo em duas grandes ideias: a disponibilização da informação aos interessados de uma forma automática e desburocratizada, bem como a disponibilização de formulários em suporte digital, possibilitando uma interacção entre a administração e os cidadãos via on-line em plataforma Internet.

Por outro lado, acolhe-se definitivamente a ideia dos sistemas de informação como motor da mudança para um novo modelo de gestão das ajudas e incentivos à agricultura portuguesa, dando-se corpo a uma nova filosofia de gestão da informação, quer na vertente da sua recolha e tratamento, quer na sua disponibilização de uma forma eficiente aos directamente interessados.

Por último e tendo em conta a pouca relevância que, no passado, foi dada à área da gestão da qualidade, considerou-se fundamental colocar no centro deste novo modelo um conjunto de processos ligados a esta temática e que possam colocar a Organização como referência em termos das melhores práticas a nível da Administração Pública.

Considerando os princípios anteriormente identificados, foram definidos, para as grandes áreas de actividade do "negócio" da Organização objectivos estratégicos, que podem ser consultados no seguinte anexo (pdf, 188 KB). 

Tecnologia
Nas áreas de negócio (gestão das ajudas e incentivos comunitários) foram feitos desenvolvimentos aplicacionais específicos de raiz, suportados em bases de dados ORACLE. A camada de negócio está construída numa estrutura JEE em EGB3.0 e a camada de apresentação utiliza a frame work JSF. O módulo de desmaterialização utiliza a tecnologia ADOBE LIVECYCLE.

Em algumas áreas específicas, foram ainda feitas customizações sobre as seguintes ferramentas:
Sistema de Gestão Documental: UCM
Plataforma e-Learning: MOODLE
Contact Center: HEAT

Recomendações
Para o desenvolvimento deste projecto de reengenharia profunda de toda a gestão do negócio do IFAP, foram factores críticos de sucesso:
Envolvimento de todos os colaboradores no projecto;
Constituição de um grupo de trabalho para a coordenação geral do projecto, constituído por colaboradores do IFAP com conhecimentos profundos do seu negócio, assessorados por especialistas, nas várias matérias objecto de reengenharia, da Faculdade de Ciências da Universidade de Lisboa

Constituição de grupos de trabalho para assegurar a coordenação da implementação das várias tarefas. Estes grupos de trabalho foram liderados pelos responsáveis das várias áreas de negócio objecto de reengenharia;
Comunicação interna – Foi essencial, nas áreas onde a reengenharia implementada tinha implicações nos métodos de trabalho de um grande número de colaboradores, a criação da figura dos mediadores (a quem foi prestada formação mais profunda) que ficaram com a responsabilidade de esclarecer as dúvidas de um grupo de utilizadores.
Formação de colaboradores do IFAP nas novas tecnologias implementadas (e-Learning; Contact Center; Sistema de Gestão Documental; Gestão de Conteúdos do portal; produção de informação estatística; …), por forma a assegurar o know-how interno necessário para o funcionamento destes sistemas.

Próximas Acções
Certificar o IFAP com Norma ISO 9001:2008

Anexos

iDigital: evolução da recepção de candidaturas - Jorge Correia, IFAP, 2008 (pdf, 1,77 MB)

Resultados
O iDigital foi um projecto que permitiu dar resposta às novas exigências decorrentes da última reforma da PAC, numa perspectiva de eficácia e eficiência na afectação de recursos do IFAP e satisfação dos stakeholders externos.
Como principais resultados podemos apontar:
Abrir a organização ao exterior, em particular aos beneficiários das ajudas e incentivos, e consequentemente, proporcionar o acesso de uma forma célere simplificada e segura à informação e a possibilidade de acesso aqueles regimes, de forma a maximizar a utilização dos benefícios vigentes.
Racionalizar e desmaterializar os procedimentos, designadamente os associados às candidaturas, que proporcionaram uma maior eficácia no tratamento dos processos, permitindo o cumprimento dos prazos programados e a redução de custos operacionais.
Realizar acções de controlo físico integrado a nível da exploração com ganhos de eficácia e eficiência na afectação dos recursos.
Qualificar os recursos internos nomeadamente pela adopção de um plano de formação profissional assente na plataforma e-Learning, com vista ao incremento das competências dos recursos humanos da Organização, e à certificação dos colaboradores externos, alcançando um elevado grau de qualidade e satisfação dos serviços prestados ao beneficiário.
Melhorar significativamente o grau de credibilidade da Organização, que virá ainda a ser incrementado com a futura certificação com a  norma ISO 9001:2008.

Ponto de Contacto

João Pinto
Tel.: (+351) 217 518 500
joao.pinto@ifap.min-agricultura.pt

 Última Actualização: 10 de Janeiro de 2012