O Portal Executivo e o Portal da Assembleia Municipal, apresentam-se como uma solução de tecnologias de informação que dá suporte aos processos de Reunião de Câmara e da Assembleia Municipal, desmaterializando-os. Distinguidos como boas prática da modernização administrativa pública, estes portais permitem a gestão integrada e desmaterialização de todo o processo inerente às Reuniões de Câmara e de Assembleia, desde a colaboração na elaboração, submissão, gestão de propostas e processos associados à tomada de decisão assim como a preparação das reuniões.

Título
Portal do Executivo e da Assembleia Municipal

Entidade
Câmara Municipal de Guimarães

Entidades parceiras
CaveDigital (www.cavedigital.com) 

Destinatários/Beneficiários potenciais
Membros do órgão executivo e deliberativo do Concelho de Guimarães

Ponto de Situação
Ambos os portais estão atualmente em produção

Custos envolvidos
Portal Executivo - 39.100,00 €
Portal da Assembleia Municipal - 35.549,88 €

Descrição breve
O Portal Executivo e o Portal da Assembleia Municipal, apresentam-se como uma solução de tecnologias de informação que dá suporte aos processos de Reunião de Câmara e da Assembleia Municipal, desmaterializando-os. Distinguidos como boas prática da modernização administrativa pública, estes portais permitem a gestão integrada e desmaterialização de todo o processo inerente às Reuniões de Câmara e de Assembleia, desde a colaboração na elaboração, submissão, gestão de propostas e processos associados à tomada de decisão assim como a preparação das reuniões.

Descrição pormenorizada
Os portais de Reuniões de Câmara e da Assembleia Municipal os permitiram reinventar as reuniões de Câmara e de Assembleia, de modo a torná-las mais rápidas, mais baratas, mais sustentáveis e de maior valor tecnológico. Este “salto”, permitiu reduzir custos de funcionamento e de impacto ambiental, com recurso a meios de circulação eletrónica de documentos e à desmaterialização documental, controle de presenças dos membros da Assembleia Municipal, com a integração de um leitor de cartões de proximidade (RFID) para um efetivo controlo de entradas/Saídas, gestão e projeção de tempos das intervenções por grupo parlamentar, à convocatória de deputados via email e SMS e à disponibilização de webservice quer permite que outros sistemas possam interagir e integrar o portal das Reuniões de Câmara e da Assembleia Municipal.

As vantagens e benefícios que estes portais oferecem, vão desde as funcionalidades básicas colaborativas, de visionamento e armazenamento das propostas, até às mais complexas que compreendem, gestão fluxos de trabalho de processos e procedimentos, associação de informações ao processo, pesquisa de deliberações, registo de votações, automação e agilidade na elaboração de documentos, atas e minutas e a possibilidade de auditar todas as informações e processos (todos os processos gerados no portal têm associada informação sobre todos os caminhos e alterações que sofreram).

Tecnologia
Plataformas Web ligadas a base de dados com acesso reservado.

Recomendações
Definição cuidada e precoce do âmbito do projecto acompanhado por um rigoroso levantamento de requisitos. Definição atempada dos recursos humanos, materiais e financeiros a afetar ao projeto, seja na fase de conceção e desenvolvimento, seja na fase de entrada em produção.
Assegurar o forte envolvimento das estruturas dirigentes de topo e intermédias em todas as fases do projeto.

Próximas Acções
Integração das duas plataformas para que seja possível transferir as propostas entre os dois portais, evitando assim o carregamento da documentação manual no Portal da Assembleia Municipal. Implementação de um sistema de assinatura digital qualificada nas propostas e nas atas das Reuniões de Câmara e Sessões da Assembleia Municipal.

Ponto de Contacto
Bruno Oliveira
bruno.oliveira@cm-guimaraes.pt
Tlmv: 964891846

Site
http://portalexecutivo.cm-guimaraes.pt/
http://assembleiamunicipal.cm-guimaraes.pt/

Resultados
Redução significativa das cópias da documentação de suporte às Reuniões do Executivo e Sessões da Assembleia Municipal. Maior celeridade na distribuição da documentação (email) e convocatória das Sessões das Assembleias Municipais (SMS)

Última actualização: 16-10-15