Portal da Empresa
O "Portal da Empresa" é um canal de relacionamento das empresas com a Administração Pública ao longo de todo o seu ciclo de vida, nas vertentes da Criação, Gestão, Expansão e Extinção.
 
Iniciativa:
Portal da Empresa
Entidade: AMA - Agência para a Modernização Administrativa, IP
Destinatários/Beneficiários: Empreendedores e Empresários
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Concluído
Custos envolvidos: A componente (sub-projecto) do Portal da Empresa está inserido num projecto global de 1.000.000€.
Site: www.portaldaempresa.pt

O "Portal da Empresa" é um canal de relacionamento das empresas com a Administração Pública ao longo de todo o seu ciclo de vida, nomeadamente nas vertentes: 

 

  • Criação: Informação útil sobre como planear o seu negócio, constituir uma empresa, ou saber tudo relativamente a aspectos jurídicos e a opções de financiamento;
  • Gestão: Informação diversificada sobre vários assuntos que um empresário tem de gerir no decorrer da sua actividade;
  • Expansão: Informação sobre internacionalização, cooperação empresarial e também sobre os apoios e incentivos que existem paras as Pequenas e Médias Empresas que pretendem expandir o seu negócio;
  • Extinção: Informação sobre os procedimentos legais que deverão ser cumpridos caso seja tomada a decisão de cessar ou extinguir a activadade empresaria.
Em cada uma destas fases, os utilizadores encontram um conjunto variado de serviços e informações recolhidas nos mais de 100 prestadores de serviços da Administração Pública. O objectivo é de criar uma plataforma transversal com capacidade de comunicação com qualquer organismo público, com suporte para serviços públicos online, referentes à vida das empresas e com o seu relacionamento com a Administração Pública. Desta forma é possível agilizar a divulgação e consulta de informação, acesso e gestão de serviços públicos online no âmbito do relacionamento entre a Administração Pública e as Empresas.

Lançado a 30 de Junho de 2006, o Portal da Empresa disponibiliza serviços e informação de apoio ao mundo dos negócios. Neste espaço online, os empreendedores e empresas podem criar uma empresa integralmente através do serviço "Empresa Online", tendo ao seu dispor a informação sobre a legislação apllicável, bem como dissolver e liquidar na hora as sociedades.

Este portal reúne um vasto conjunto de informações de interesse para a actividade empresarial relacionadas com a criação, gestão, expansão e extinção de empresas, e informa sobre as oportunidades empresariais.
 
Além disso, disponibiliza um vasto directório de vários grupos de entidades que podem ter especial interesse para empresas e ferramentas de apoio, como uma agenda com datas relevantes para relações com a Administração Pública, nomeadamente com a administração fiscal, a segurança social e as entidades reguladoras das relações de trabalho, guiões para diversas actividades empresariais, como, por exemplo, fazer um benchmarking e uma área reservada (dossier electrónico da empresa).

O dossier electrónico da empresa, representa o ponto de contacto único, simples e seguro que agrega os vários serviços públicos online associados às actividades das empresas.

Os Empreendedores e/ou os seus representantes legais podem aceder a esta área utilizando mecanismos de autenticação forte através do Cartão de Cidadão, para a gestão do dossier electrónico da empresa com absoluta segurança da informação. Nesta área a informação e os serviços transaccionados são agregados dinamicamente de acordo com o perfil do utilizador e a coordenação de processos fica simplificada.

Cada utilizador pode consultar os seus dados pessoais, os serviços requeridos, o respectivo estado, tal como, os documentos que os suportam. A confidencialidade da informação disponível no dossier é garantida aquando das comunicações efectuadas entre os organismos envolvidos na prestação dos serviços transaccionáveis. Desta forma é possível prestar serviços públicos simples, transparentes e seguros para o empreendedor.

Trata-se, assim, de um sistema seguro e simplificado acessível online 24 horas/dia aos dados da empresa, que permite resolver assuntos que, até há pouco, obrigavam a um moroso processo burocrático disperso por inúmeras instituições. Permite a redução de custos e o aumento da eficiência, o que leva a uma melhoria dos procedimentos inter e intra organismos através da partilha online de informação, racionalização de pedidos duplicados em organismos diferentes que não partilhavam uma visão conjunta e coerente ao longo da vida da empresa e garante o aumento da produtividade dos funcionários, nomeadamente, nos procedimentos de recolha, consulta e validação de dados.

Desde Fevereiro de 2007 até Dezembro de 2007 foram registadas 1.241.649 sessões no Portal da Empresa das quais 671.102 correspondem a utilizadores únicos. Os indicardores apontam para aproximadamente 2000 visitantes por dia.

O nível de utilização do Portal da Empresa e dos serviços apresentados demonstra o elevado sucesso deste projecto o que reforça potencial competitivo da economia nacional. Desde Junho de 2006 até Junho de 2008 foram criadas, por via electrónica, 1.215 empresas.

Num período inferior – de Dezembro de 2006 até Janeiro de 2008 – foram requeridas perto de 600.000 Certidões Permanentes. No que respeita os actos de registo comercial por transcrição e por depósito, foram registados, respectivamente 4.135 e 1.294 actos comerciais. Os utilizadores registados que recorrem a estes serviços são um total de 1.716, distribuídos da seguinte forma: Cidadão – 1; Advogados – 1530; Solicitadores – 124; Notários – 11. Além dos dados descritos estão ainda disponíveis para consulta, no Portal da Empresa, 480 serviços informativos.

Recomendações

Apoio político, forte e continuado, é decisivo para a concretização de um projecto que apresenta a ambição, abrangência e impacto na economia nacional, como o Ciclo de Vida da Empresa. Implica, por parte dos responsáveis políticos, um acompanhamento periódico em toda a sua fase de planeamento e execução.

A necessidade de claramente definir e implementar a estrutura de governance, de forma a rapidamente identificar os intervenientes responsáveis e elementos necessários para as diversas situações encontradas no decorrer deste projecto, verificou-se de extrema importância. Este ponto está relacionado com o anterior no que concerne a responsabilização de cada interveniente e do papel que desempenhou neste projecto.Capacidade de colaboração entre equipas multidisciplinares e multidepartamentais (internas, externas e de diferentes ministérios) e de diferentes perspectivas, na cadeia de valor do negócio, permitiu absorver diferentes visões e formas de abordagem das situações. Desta forma foi possível atingir um grau de maturidade muito elevado, revelado no sucesso da concretização das ideias e conceitos inicialmente propostos.

Compreender as necessidades e expectativas dos utilizadores finais revelou ser um dos principais factores de aceitação do projecto Ciclo de Vida da Empresa. Este facto permitiu criar o conceito de Dossier Electrónico da Empresa, concretizado pela Área Reservada, e desenhar e implementar os processos da forma mais simples e mais aproximada nas necessidades dos empresários: simples, rápida e conveniente.

Um Plano de Comunicação correctamente definido, planeado e concretizado revelou ser de extrema importância para o suporte e divulgação do projecto Ciclo de Vida da Empresa. Desde a formação de uma vasta equipa de colaboradores que sustentam a estrutura funcional e tecnológica deste projecto - back-office dos serviços online, contact center, equipa de gestão do Portal da Empresa, etc – até à criação de mecanismos de divulgação periódica de notícias e eventos, baseados em documentação exaustiva (manuais de procedimentos, manuais de utilizador, fichas de serviços, etc), foram factores imprescindíveis para o sucesso.

Próximas Acções
  • Angariação de novos serviços online associados ao ciclo de vida das empresas;
  • Realização de campanha de divulgação e marketing do Portal da Empresa e serviços online;
  • Expansão dos serviços online bilingue.
Anexos

Informações úteis sobre a Alteração do Código das Sociedades Comerciais (html)

Resultados

Concentração e simplificação dos serviços relativos ao ciclo de vida de uma empresa.

Ponto de Contacto

Sónia Santos
Tel.: (+351) 217 231 200
sonia.santos@ama.pt

Gonçalo Trindade
Tel.: (+351) 217 231 200
gtrindade@ama.pt 

 Última Actualização: segunda-feira, 17 de Junho de 2008