Com esta operação visa-se: (1) estabelecer uma Plataforma de Interoperabilidade da UBI (PIUBI), transversal e totalmente integrada; (2)Reutilizar e adequar soluções já existentes, integrar novas soluções e funcionalidades na nova plataforma; e (3) Assegurar as condições necessárias para cumprir os requisitos de integração e compatibilidade com a plataforma de interoperabilidade da Administração Pública.

A PIUBI congregará, preferencialmente, a existência física de um balcão único nas instalações da Universidade da Beira Interior, que funcionará em articulação com o sistema integrado de vigilância financeira (SIVF), o sistema integrado de gestão documental (SIGD) e o sistema integrado de controlo de gestão (SICG) da universidade, no sentido de promover a interoperabilidade, a simplificação administrativa e a desmaterialização de processos, fazendo uso nomeadamente das funcionalidades multi-operativas do Cartão do Cidadão.

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Iniciativa: Plataforma de Interoperabilidade da UBI
Entidade: Universidade da Beira Interior 
Destinatários/Beneficiários: Comunidade académica
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Em funcionamento
Custos envolvidos: comparticipação FEDER de 70% (489.585,53 €) e comparticipação nacional de 30% (209.822,38 €)
Site: https://serviçoscentrais.ubi.pt

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A Plataforma de Interoperabilidade da UBI (PIUBI) garante a interligação entre as seguintes actividades:

1. O Sistema Integrado de Vigilância Financeira (SIVF) que visa, em termos genéricos, dotar a UBI de instrumentos de gestão estratégica orientada para a eficiência, no sentido de dar uma resposta eficaz às solicitações externas e internas, ao nível das fontes de financiamento e da organização funcional das suas actividades de ensino, investigação e desenvolvimento (I&D) e serviços de suporte;
2. O Sistema Integrado de Gestão Documental (SIGD) que objectiva disponibilizar três módulos que possibilitam desmaterializar os documentos, os processamentos e a assinatura nas áreas de expediente, contabilidade e património, e pessoal e vencimentos; e
3. O Sistema Integrado de Controlo de Gestão (SICG) que visa criar um quadro de comando com indicadores seleccionados, respeitantes à avaliação de desempenho da universidade nas actividades de ensino, I&D e prestação de serviços e ao Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) da universidade e das suas unidades orgânicas.

Presentemente, através de um diagnóstico interno às necessidades organizacionais em matéria de sistemas de informação de gestão, foram detectadas as seguintes lacunas ao nível das estruturas processuais e de funcionamento:

• Aplicações diversas, não integradas e não respeitando plenamente o princípio básico da interoperabilidade;
• Coexistência de vários tipos de autenticação; e
• Necessidade de integração dos sistemas de informação existentes

Neste sentido a presente operação consubstancia a integração de sistemas de informação que conjuntamente permitirão:

• Melhorar os serviços prestados pela UBI, à comunidade académica, aos cidadãos e às empresas;
• Modernizar a infra-estrutura tecnológica permitindo melhorar a qualidade técnica e tecnológica dos serviços;
• Disponibilizar num balcão único integrado a identificação electrónica de cidadãos, simplificando o acesso a serviços de governança electrónica por parte dos cidadãos e das empresas; e
• Assegurar a integração dos sistemas de informação da universidade com a plataforma de interoperabilidade da administração pública.

Tecnologia.

Na implementação da Plataforma de Interoperabilidade da UBI (PIUBI),foi utilizada a seguinte tecnologia de suporte a plataforma:

• Cluster de alta disponibilidade de Servidores de Bases de Dados SQL Server 2008 Enterprise; (Desenvolvimento Interno);
• Web Farm de alta disponibilidade com IIS 7 (Desenvolvimento Interno);
• Cluster de alta disponibilidade de File Server’s Windows 2008 Server R2 (Desenvolvimento Interno); e
• Servidor Sharepoint 2010 (Desenvolvimento Interno).

No que respeita à plataforma propriamente dita foi utilizado um conjunto variado de tecnologias e paradigmas de programação, tais como:

• Tecnologia MFC e DCOM com C++ (Serviços Administrativos: Contabilidade/Tesouraria/Facturação) (Desenvolvimento Interno);
• Tecnologia .Net com C#, VB, ASPX (Gestão Documental, Gestão de Projectos de Investigação, Balcão Único, Vencimentos) (Desenvolvimento Interno);
• Tecnologia Java (Sistema de Gestão Académica) (Desenvolvimento Interno); e
• Tecnologia Sharepoint (Sistema de Business Inteligente) (Desenvolvimento externo).

Recomendações

No plano das recomendações e orientações operacionais para a futura implementação desta iniciativa por parte de outras entidades, sugere-se o seguinte:

1. Assegurar o apoio da gestão de topo da organização, bem como das chefias intermédias.
2. Desenvolver um bom plano de comunicação interna e externa, no sentido de, por um lado, minimizar potenciais resistências à mudança, e por outro lado, auscultar e incorporar, sob fundamentos de gestão participativa, as sugestões dos funcionários para que estes sintam o sistema como deles; e
3. Seleccionar uma área ou um sector piloto, para burilar o sistema até que esteja nas condições operacionais e técnicas que se encontrem como adequadas, antes de prosseguir com a generalização do uso da plataforma à totalidade da organização.

Próximas Acções

As próximas acções consistiram na adopção de uma plataforma de interoperabilidade comum à UBI e aos SASUBI, no sentido de promover a eficiência de recursos, a criação de uma central de compras, numa lógica de centro de recursos partilhados, e a efectiva fusão das duas entidades.

Anexos 

A presente operação tem uma natureza transversal na medida em que congrega as diferentes unidades orgânicas (faculdades), sub-unidades orgânicas (departamentos) serviços, gabinetes e centros da universidade, nomeadamente, os seus serviços de acção social (SASUBI). Deste modo, será assegurada uma operação transversal e integrativa de dois organismos da administração pública com números de identificação de pessoa colectiva (NIPC) distintos, que irá viabilizar a integração dos SAS da UBI como unidade orgânica efectivamente integrada na universidade, bem como proporcionar o cruzamento de informação, a redução de custos e a melhoria da produtividade através da partilha de recursos que se querem partilhados e ao dispor de uma única estrutura organizacional.

Esta operação integrativa propiciará a modernização e a simplificação administrativa dos SAS em simultâneo com a universidade, o que tem uma particular importância no que respeita à promoção da responsabilidade social dos serviços como estrutura de suporte à captação de alunos de ensino graduado e pós-graduado, em diversas actividades consideradas nucleares, nomeadamente, gestão de bolsas, alimentação, alojamento, cultura e desporto, e apoio psicológico e empreendedorismo social (com vertente de voluntariado). 
Adicionalmente, este tipo de operação transversal permitirá migrar boas práticas ao nível da organização funcional, sistemas de informação e sistemas de contabilidade (geral e analítica) da universidade para os SAS, o que contribuirá para o aumento da diferenciação destes serviços de suporte às actividades principais da universidade, tais como, ensino, investigação e prestação de serviços.

Resultados
 
Os resultados esperados com esta iniciativa são os seguintes:

• Reduzir os custos de funcionamento (consumíveis, papel, etc) anuais em 10%;
• Reduzir os custos com remunerações certas e permanentes em 15%, nos SASUBI; e
• Garantir uma taxa de digitalização de documentos e processos de 100%, até 2012.

 

Ponto de Contacto

Prof. Doutor João Carlos Correia Leitão
Administrador da Universidade da Beira Interior
Serviços Administrativos, Convento de Santo António
6201 001 Covilhã
PORTUGAL
admubi@ubi.pt
 

 Última Actualização: quarta-feira, 10 de Agosto de 2011