O Cartão U.PORTO
O Cartão U.PORTO – A Chave de Acesso à Rede de Conhecimento Una, Plural e Aberta da Universidade do Porto.

Entidade: Universidade do Porto, fundação pública de direito privado
Entidades parceiras: São entidades parceiras as unidades orgânicas da Universidade, bem como o Banco Santander Totta.
Destinatários/Beneficiários potenciais: A comunidade que usufruirá dos benefícios decorrentes da presente operação não se esgota nos cerca de 32.000 estudantes, 2.300 docentes e investigadores e 1.700 funcionários não docentes da U.PORTO.

De facto, atendendo ao seu carácter profundamente transversal, designadamente nos domínios administrativo e económico-financeiro, a operação proporcionará benefícios óbvios às entidades terceiras com as quais a Universidade interage, incluindo-se neste âmbito quer entidades da Administração direta ou indireta do Estado; quer entidades do Sistema Nacional da Inovação, sejam (i) outras instituições de ensino superior e formação profissional, e instituições de investigação e desenvolvimento tecnológico; (ii) empresas e associações empresariais; (iii) entidades de desenvolvimento nacional e regional; (iv) entidades do sistema financeiro; e (v) outras entidades gestoras de infraestruturas colectivas.

Ponto de Situação
O projeto encontra-se em curso. As soluções desenvolvidas encontram-se em fase de adoção pelas unidades orgânicas da Universidade.

Custos envolvidos
O montante de investimento global foi de 2.355.485,61 (dois milhões trezentos e cinquenta e cinco mil quatrocentos e oitenta e cinco euros e sessenta e um cêntimos), montante apoiado em 70% pelo FEDER, Programa Operacional Factores de Competitividade, Concurso para apresentação de candidaturas n° 02/SAMA/2009.

 

Taxionomia
A operação visa, como fim último, a racionalização e simplificação organizacional na Universidade, pelo que se enquadra, genericamente, na tipologia b) do Número 1 do Artigo 5º do Regulamento de Execução do Sistema de Apoios à Modernização Administrativa, i.e. “racionalização dos modelos de organização e gestão da Administração Pública”.

Descrição breve
Constituem objectivos da operação identificada:

  • Desenvolver, sobre uma plataforma de convergência tecnológica avançada — Sistema de Informação da U.PORTO — um conjunto de serviços que garantam um nível superior de racionalização e agilização nos processos internos à U.PORTO;
  • Eliminar os constrangimentos a uma adequada prestação de serviços à comunidade da U.PORTO, racionalizando, integrando e simplificando os modelos de organização e gestão de processos nas várias unidades orgânicas;
  • Obter benefícios com a utilização do cartão U.PORTO / cartão do cidadão em termos de segurança, confidencialidade e integridade da informação, disponibilizando um conjunto de serviços diferenciados que introduzirá uma maior flexibilidade na interação da comunidade U.PORTO;
  • Possibilitar um conjunto alargado de funcionalidades adstritas à requalificação dos serviços de apoio ao utente;

Descrição pormenorizada
Pretende-se que o cartão U.PORTO / cartão do cidadão possibilite um conjunto alargado de funcionalidades adstritas à requalificação dos serviços de apoio ao utente, ao nível da gestão dos recursos, designadamente:

  • Controlo de acesso (estacionamento, recinto e gabinetes) e assiduidade nas várias estruturas que constituem o universo U.PORTO, incluindo-se neste âmbito, não só as várias Faculdades que integram a Universidade, mas também as infraestruturas adstritas à Ação Social – e.g. Residências Universitárias;

  • Log-on na Rede, acesso remoto, autenticação, encriptação e assinatura digital com recurso ao Cartão U.PORTO / cartão do cidadão;

  • Autenticação e controlo de impressão e impressão distribuída a partir do Cartão U.PORTO;

Paralelamente, pretende-se que a operação potencie a minimização dos custos públicos de contexto e a generalização da utilização das tecnologias de informação e comunicação, a diferentes níveis:

  • Integração dos sistemas de contabilidade patrimonial e analítica da U.PORTO;
  • Organização e integração do sistema de gestão electrónica de documentos, incluindo-se neste contexto também a organização e integração do sistema de gestão electrónica dos processos para bolsas de estudo;
  • Gestão dos processos internos de workflow e desmaterialização das consultas médicas no âmbito da Ação Social;
  • Gestão de ementas e stocks nas cantinas da U.PORTO;
  • Organização e integração de serviços de apoio ao utente em conformidade com as melhores práticas no domínio da usabilidade: Acessibilidade e Usabilidade do SIGARRA.

Tecnologia
O projeto em apreço tem usufruído das ferramentas disponibilizadas no âmbito da iAP - Interoperabilidade na Administração Pública, designadamente na componente que se relevou como aplicável e relativa ao fornecedor de autenticação. Paralelamente, o projeto privilegia a tecnologia utilizada no Cartão do Cidadão, chip de contacto, tendo revestido preocupação o desenvolvimento de soluções compatíveis com aquele Cartão. Foram ainda tidas em consideração as tecnologias de referência definidas pela European Campus Card Association – entidade que se dedica a analisar e implementar cenários de progresso em Campus Universitários baseados no uso de cartões inteligentes.

Recomendações
O promotor recomenda que, em projetos de natureza idêntica, se proceda ao/à:

  • Levantamento detalhado dos processos e circuitos de documentos na Instituição, avaliando-se as diversas especificidades que possam existir;
  • Desenho da solução, adaptando as diversas componentes existentes no mercado, em especial as disponibilizadas no quadro da iAP, às especificidades identificadas;
  • Preparação da documentação de análise relativa ao levantamento, configuração e consolidação do modelo a implementar, onde se encontram definidos os processos a implementar bem como as funcionalidades a desenvolver;
  • Validação e aprovação do documento de análise e eventual refinamento dos objectivos iniciais e do calendário de projeto, atentos os eventuais atrasos na formalização do financiamento público.

Próximas Acções
A U.PORTO iniciou já a execução de outros projetos de modernização administrativa com vista a garantir, em especial, a efetiva interoperabilidade, no contexto da autenticação e autorização electrónica, entre os vários sistemas de informação da Administração Pública, incluindo os da Universidade, bem como o desenvolvimento de uma rede de comunicações de nova geração, com o objectivo de criar uma plataforma de comunicação e colaboração de excelência, usufruindo-se em pleno da infraestrutura de experimentação de última geração disponibilizada ao abrigo da parceria com a Rede Ciência Tecnologia e Sociedade (RCTS). Está ainda dependente da formalização de contrato, um outro projeto (já aprovado) relativo à implementação do centro de recursos e serviços comuns da Universidade.

Resultados
São expectáveis os seguintes resultados:

  • Controlo de acessos: maior eficiência na gestão dos acessos e dos seus utentes, por via da integração de funções atinentes quer à gestão do próprio sistema - gestão de utilizadores ou gestão dos edifícios -, quer à gestão de dados diários, tais como taxas de ocupação, registos de manutenção ou visita;
  • Log-on na Rede, acesso remoto, autenticação, encriptação e assinatura digital com recurso ao Cartão U.PORTO / cartão do cidadão: maior grau de segurança, confidencialidade e integridade da informação, bem como maior simplificação do acesso aos sistemas locais e serviços Web disponibilizados na Universidade;
  • Autenticação e controlo de impressão e impressão distribuída a partir do Cartão U.PORTO: diminuição relevante de perdas, decorrente, nomeadamente, da redução do volume de impressões não reclamadas na Instituição;
  • Integração dos sistemas de contabilidade patrimonial e analítica da U.PORTO: cumprimento das boas práticas de controlo de gestão e de prestação de contas, melhoria e controlo dos processos internos de gestão da informação, em geral, e de recolha e tratamento de dados contabilísticos, financeiros e fiscais, em particular;
  • Organização e integração do sistema de gestão electrónica de documentos: redução considerável dos tempos de resposta médios às solicitações apresentadas, atendendo à integração operacional de diferentes meios de criação/recepção de documentos, ao controlo da produção e do workflow, e à melhor capacidade de recuperação de partilha e uso da informação. Estão ainda garantidas vantagens a nível da preservação a longo termo, bem como no contexto da redução dos custos e dos espaços de armazenamento da informação processada;
  • Gestão dos processos internos de workflow e desmaterialização das consultas médicas no âmbito da Ação Social: uniformização e transparência dos procedimentos adstritos às consultas médicas, adoptando-se uma metodologia de referenciação que assegurará um acesso equitativo na marcação das consultas, respectiva realização, cuidados subsequentes e retorno de informação ao médico assistente;
  • Gestão de ementas e stocks nas cantinas da U.PORTO: controlo e racionalização do processo de requisição, aquisição, fornecimento e armazenamento de géneros nestas unidades de alimentação;
  • Organização e integração de serviços de apoio ao utente em conformidade com as melhores práticas no domínio da usabilidade: observação pelo sistema de informação da U.PORTO dos normativos, metodologias e procedimentos relativos à acessibilidade.

Ponto de Contacto 
Ligia Maria Ribeiro
Pró-Reitora para a Universidade Digital
lmr@reit.up.pt
Tel: +351220408020
José Branco
Administrador da Universidade do Porto
jbranco@reit.up.pt
Tel: +351220408014

Última atualização a 9 de Julho de 2012