NORTEAR - Digitalização de Arquivos e Fluxos Digitais Documentais
A iniciativa resultou numa reformulação do modelo de funcionamento do Pelouro de Planeamento e Urbanismo da CM de Santa Maria da Feira, de modo a permitir a digitalização, a circulação e o armazenamento digital dos processos de licenciamento de obras particulares do concelho.
 
Iniciativa:
NORTEAR - Digitalização de Arquivos e Fluxos Digitais Documentais
Entidade: Câmara Municipal de Santa Maria da Feira
Destinatários/Beneficiários: Cidadãos, colaboradores e funcionários autárquicos
Categoria: Modernização Administrativa


O “NORTEAR” surgiu da necessidade de agilizar o processo de gestão e tratamento da documentação inerente ao licenciamento de edificações que, anualmente, atingem os cerca de 2.500 processos. Até 2005, todo o processo era tramitado com recurso ao papel, o que se traduzia na circulação de volumosos processos, resultando em constrangimentos de várias ordens aos vários intervenientes.

A sua implementação, a 1 de Agosto de 2005, endereçou as dificuldades existentes com a gestão do elevado volume de documentação, de vários formatos, que estes processos acarretam, tendo os seguintes objectivos orientadores: 
  • Melhoria do processo de atendimento aos munícipes;
  • Melhoria das condições de trabalho dos colaboradores internos;
  • Melhoria da disponibilidade, transparência e qualidade de informação de gestão dos processos;
  • Melhoria da organização e segurança dos arquivos;
  • Aumento da produtividade e controlo nos processos administrativos;
  • Redução da circulação de papel;
  • Interligação com o novo Gabinete de Atendimento Urbano que implementa um novo conceito de atendimento personalizado, por oposição ao modelo tradicional “de balcão”.
Para suportar o novo modelo de funcionamento foi reformulada a grande maioria dos procedimentos internos por equipas interdisciplinares, com a participação fundamental de todos os níveis da hierarquia do Pelouro. De igual modo foi reformulada toda a infra-estrutura informática de suporte à operacionalidade do Pelouro, desde a rede de dados, passando pelas máquinas centrais até aos computadores pessoais.

Foram adoptadas tecnologias avançadas de desmaterialização de documentos, nomeadamente, para dar resposta a necessidade de digitalização de elevadas quantidades de desenhos de arquitectura em grandes formatos. Tudo isto de modo a reunir as condições para a adopção de um novo sistema de informação configurado para suportar os novos procedimentos definidos.

O modelo de funcionamento adoptado permite ao Pelouro de Planeamento e Urbanismo da Câmara Municipal de Santa Maria da Feira construir um arquivo digital integral dos processos de obra e tramitá-los de forma automática, aumentando assim de forma significativa a segurança e disponibilidade de informação referente a estes processos. Por outro lado, o formato digital abre a possibilidade de exploração de novos canais de comunicação com o exterior (ex: Internet) de modo a tornar a informação em causa ainda mais disponível e transparente aos munícipes.
 
A solução tecnológica adoptada combina uma solução de gestão de arquivos e fluxos documentais digitais, soluções de segurança como assinaturas electrónicas e Nortear comprovativos de envio de correio electrónico e as aplicações de análise e apreciação dos processos de obra.

Este software funciona sobre uma infra-estrutura técnica de rede local de elevada performance e de máquinas centrais que asseguram vários níveis de segurança física e lógica da informação com uma capacidade de armazenamento calculada para três anos de processos de obra digitais. Este novo modelo de funcionamento permite a realização das tarefas inerentes aos processos de licenciamento de obras sem recurso ao papel e de uma forma muito mais automatizada. Na maioria dos casos vem substituir métodos de trabalho implantados há décadas. Muito pouco é como antes para o Pelouro de Planeamento e Urbanismo da Câmara Municipal de Santa Maria da Feira, pelo que se pode dizer que o que está em causa é uma verdadeira Revolução no Licenciamento de Obras.

Quando um munícipe se dirige hoje aos serviços de atendimento do Gabinete de Atendimento Urbano da Câmara Municipal de Santa Maria da Feira, e entrega o seu requerimento de licenciamento da sua obra, despoleta um processo automático que se inicia com a digitalização e catalogação total dos documentos que acaba de entregar. O seu processo fica imediatamente disponível para consulta em qualquer posto de trabalho do Pelouro.

Segue-se a passagem automática do processo, ao qual esses documentos dizem respeito, por todo um conjunto de caixas de tarefas atribuídas aos vários elementos que se devem pronunciar sobre a pretensão em questão. A sequência correcta destas tarefas é conhecida pelo sistema e encontra-se associada à catalogação atribuída ao requerimento entregue inicialmente. Estas podem incluir a inclusão de novos documentos de informação no processo, despachos, notificações ao requerente, alvarás, etc., que são facilmente criados com recurso a templates pré-estabelecidos, com preenchimento automático dos cabeçalhos, redigidos e inseridos no processo digital sem recurso a papel.

Estes documentos devem ser assinados pelo que o sistema suporta mecanismos de segurança que garantem a autoria dos documentos emitidos, através de certificados/assinaturas electrónicas, e acrescenta uma imagem da assinatura digitalizada aos referidos documentos. As notificações carecem de um comprovativo de envio, que é assegurado através das funcionalidades da MDDE – Marca do Dia Electrónica dos CTT quando são enviadas por correio electrónico. Por outro lado, quando um colaborador do Pelouro chega ao seu local de trabalho e entra no sistema Nortear, tem acesso imediato às tarefas que lhe calham executar por respeito aos vários processos em tratamento no Pelouro.

Tem a possibilidade de abrir e analisar os processos e as executar sem recurso ao formato papel. Sempre que tiver terminado a sua intervenção sobre um determinado processo, basta-lhe accionar o botão “completar” e, de imediato, esse processo deu entrada na caixa de tarefas da pessoa que se segue na sequência de apreciação.

Em simultâneo, os outros colaboradores com acesso ao sistema, tem possibilidade de pesquisar e consultar, ou dar a consultar, o conteúdo integral de qualquer processo que tenha dado entrada no Pelouro, assim como, em que fase se encontra do seu tratamento, quais as fases pelas quais já passou, quanto tempo demorou, qual foi o veredicto de aprovação, os pareceres emitidos etc., independentemente de esta consulta ser em simultâneo com qualquer número de outros colaboradores ou não.

No novo modelo não existem processos extraviados ou perdidos. Estão acedíveis todos, de forma integral e imediata a partir de qualquer computador pessoal do Pelouro. A versão em papel quase que não circula e, por isso, é mais difícil perder-se a sua localização e é apenas uma das (pelo menos três) cópias integrais que o Pelouro tem de cada processo: em papel, digital nos discos centrais, digital em suporte magnético secundário, resultado dos procedimentos de salvaguarda de informação implementados. A segurança do arquivo foi assim significativamente melhorada.

Resultados
  • Desmaterialização de mais de 8.500 processo, 160 mil documentos, 100 mil páginas e mais de 100 km de plantas de arquitectura armazenadas no arquivo digital central da autarquia, contabilizando-se cerca de 280 mil tarefas dos fluxos de trabalho já completadas com recursos a este sistema;
  • Melhoria significativa no serviço prestado ao cidadão e nas condições de trabalho dos colaboradores da autarquia, que executam as suas tarefas essencialmente sem recurso a papel;
  • Redução de 25 por cento dos tempos de resposta médios às solicitações desde que a solução foi implementada;
  • Impactos qualitativos associados ao novo paradigma de funcionamento sobre processos omnipresentes verificados pelos cidadãos, colaboradores e chefias da autarquia;
  • Num inquérito realizado após a entrada do novo modelo de funcionamento apurou-se que os utentes consideram que a organização está muito melhor (62,5 por cento) ou melhor (36 por cento) após as alterações introduzidas.
Ponto de Contacto

José Manuel Oliveira
Vereador responsável pelo pelouro do Planeamento e Urbanismo da autarquia
 
Tiago Mendes
Engenheiro

 Fonte: José Manuel Oliveira, “Projecto NORTEAR: A omnipresença dos licenciamentos de obras - inovação e transparência”, Interface, Março de 2008