O Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) procedeu à integração automática de informação dos Sistema de Informação e de Gestão da área do Emprego (SIGAE) e Sistema de Gestão da Formação (SGFOR), redefinindo procedimentos de forma a assegurar que também do ponto de vista processual as duas áreas trabalham de forma totalmente articulada.

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Iniciativa: Integração Aplicacional e Interface entre o SIGAE e o SGFOR
Entidade: Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP)
Categoria: Modernização Administrativa

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O projecto surgiu no sentido de melhorar a troca de informações existente entre a área do emprego e da formação profissional, em particular no âmbito das actividades desenvolvidas por Centros de Emprego e Centros de Formação Profissional, sendo necessário assegurar o seguinte:

• Melhorar a relação e a qualidade dos serviços prestados aos utentes;
• Garantir qualidade e coerência nas intervenções técnicas;
• Constituir o SIGAE e o SGFOR como suporte enquadrador da solução a desenvolver;
• Eliminar suportes de informação paralelos, incluindo suportes físicos;
• Eliminar duplicação de registos;
• Aumentar a qualidade da informação e assegurar a criação de instrumentos de apoio à gestão.

Antigamente às alterações das aplicações das aplicações de emprego e formação, não era possível garantir a coerência da informação registada num e noutro sistema, nem garantir uma correcta operacionalização das diferentes competências cometidas aos Centros de Emprego e Centros de Formação Profissional. Por outro lado, existia informação redundante, obrigando os utilizadores a registarem informação em dois suportes distintos e com níveis de informação diferenciados que não permitiam a sua comparabilidade e consequentemente a aferição dos resultados das frentes intervenções técnicas.

A solução implementada passa pela integração aplicacional de algumas funcionalidades existentes nos sistemas SIGAE e SGFOR, funcionalidades essas que passaram a ser comuns aos dois sistemas.

No sentido de garantir uma maior flexibilidade desta solução, grande parte das regras e validações implementadas podem ser parametrizadas pela área do utilizador (Departamento de Emprego/ Departamento de Formação Profissional) sem haver necessidade de intervenção da área informática (designadamente para proceder a alterações de código). Por outro lado, foi estabelecido uma interface que permite a transacção automática e em tempo real de informação inter-sistemas.

Resultados

Melhoria da relação e da qualidade dos serviços prestados aos utentes, traduzida em:

• Maior rapidez e fiabilidade na prestação de informação;
• Menor esforço dos Técnicos;
• Maior adequação das acções de formação em função das necessidades percepcionadas pelos Centros de Emprego;
• Maior celeridade na obtenção dos resultados;
• Melhor qualidade da informação registada. 

Ponto de Contacto

Sandra Bernardo
IEFP 

 Fonte: Deloitte, “Boas Práticas no Sector Público”, 3ª edição, 2005

Última actualização: 10 de Janeiro de 2012