InovTech AdC - Inovação e Tecnologia para a Modernização
A iniciativa permitiu à Autoridade da Concorrência (AdC) melhorar a gestão dos seus processos de modo a assegurar a aplicação das regras de concorrência em Portugal, no respeito pelo princípio da economia de mercado e da livre concorrência.

Título
InovTech AdC - Inovação e Tecnologia para a Modernização

Entidade
Autoridade da Concorrência
 
Entidades parceiras
Esta iniciativa envolveu um conjunto alargado de empresas nacionais, que colaboraram nas diferentes atividades prevista e das quais destacamos as seguintes: bi4all – Consultores de Gestão, Lda.; CAVEDIGITAL, Lda.; Informática El Corte Inglés, S.A.; ITEN Solutions – Sistemas de Informação, S.A.; REDITUS Business Consulting, SA; ROFF – Consulting, SA;UNISYS Portugal, S.A.;

Destinatários/Beneficiários potenciais
Dado o papel transversal de intervenção da Autoridade da Concorrência na economia portuguesa e o carater transversal da iniciativa a toda organização, entendemos que a totalidade da economia portuguesa é beneficiária da realização desta iniciativa.

Ponto de Situação
Concluído
 
Custos envolvidos
O montante de financiamento da iniciativa foi de 1.314.850,84€ tendo sido executados 1.148.295,07€, o que corresponde a uma percentagem de execução de 87%.

Taxionomia
Tipologia dominante: Racionalização e simplificação organizacional
Tipologias associadas: promoção da inovação organizacional e de gestão; reengenharia e desmaterialização de processos

Descrição breve
A iniciativa teve como objetivos contribuir para a modernização administrativa da AdC, em termos de:

  • Prestação dos serviços aos seus “clientes” - empresas e cidadãos em geral;
  • Agilização dos processos e procedimentos de negócio e de suporte;
  • Informatização e automatização das funções da AdC.

Descrição pormenorizada
A iniciativa permitiu à Autoridade da Concorrência (AdC) melhorar a gestão dos seus processos de modo a assegurar a aplicação das regras de concorrência em Portugal, no respeito pelo princípio da economia de mercado e da livre concorrência.
A AdC melhorou o acompanhamento dos processos de concorrência, nomeadamente através da melhoria da gestão da relação com entidades externas e seus stakeholders, com especial impacto na redução o tempo de resposta, na melhoria da qualidade da informação comunicada, na eficácia das interações colaborativas, resultando por fim na melhoria da defesa da concorrência constituída como um bem público.
Entre outras, foram desenvolvidas no âmbito desta iniciativa as seguintes atividades:
A AdC desenvolveu um novo portal institucional que a representa na rede global de informação com um site referência de uma gestão administrativa moderna que incentiva à proximidade entre a AdC e os cidadãos, estimulando à interação dos seus visitantes no sentido de apresentar conteúdos dinâmicos e apelativos ao interesse comum. O Portal proporciona um repositório de conteúdos institucionais acessível e aberto para os vários canais e formatos, incluindo dispositivos móveis. O Portal é igualmente um suporte dos canais de receção de queixas que, com a devida interligação com a gestão dos processos, permite à AdC responder melhor à sua missão aproximando-a e reforçando a sua importância para a sociedade. As queixas são tipificadas para um assertivo tratamento pela entidade competente. Assim, as reclamações ou queixas rececionadas na AdC que não sejam da sua responsabilidade serão reencaminhadas para Anacom, ASAE, Defesa do Consumidor ou outros.
Foi implementada uma Plataforma Extranet orientada para a gestão de processos que maximiza as interação colaborativa com entidades externas e stakeholders da AdC. Permite uma interação dinâmica e a partilha de informação entre os diversos intervenientes nos processos pela otimização dos fluxos de tramitação de documentos e informação, e assegurando uma participação segura e autêntica através da utilização dos Certificados do Cartão do Cidadão.
A reformulação da presença da AdC na vertente de front-office teve impacto e foi acompanhada da implementação de um conjunto de atividades que reforçaram e reformularam as componentes de backoffice.
O desenvolvimento do Portal Interno de Gestão do Conhecimento da AdC direcionado para desempenhar o papel de meio de comunicação entre a AdC e os seus colaboradores, permitindo incrementar a colaboração entre os serviços e os elementos que os compõem. O Portal funciona como instrumento facilitador e de indução à mudança, principalmente para promover a tramitação de documentos apenas em formato digital e endereçamento de documentação.
Reformulação e ampliação das funcionalidades do Sistema Integrado de Gestão e Acompanhamento de Processos para suportar a agregação dos processos da AdC e permitir uma eficaz utilização da gestão documental desmaterializada. O SIGAP 2.0 permite uma evolução contínua e gradual da capacidade da AdC em gerir e acompanhar processos, o que se tem consubstanciado na inclusão de novas classes de processos.
À data de início da iniciativa a AdC não possuía uma visão consolidada de todos os contactos realizados pelos clientes e entidades externas. Para melhorar a eficácia da resposta a contactos a AdC implementou, e continua a desenvolver, uma solução robusta para gestão do seu relacionamento com seus stakeholders. Esta solução permite evitar esforços redundantes e desnecessários de resposta a questões duplicadas, assim como melhorar significativamente a qualidade da comunicação entre a AdC e as entidades externas.
A AdC não possuia uma visão consolidada da sua operação. Para colmatar esta lacuna foi implementado o Sistema de Informação de Gestão Estratégica, permite à AdC gerir todo o processo de tomada de decisão e obter métricas de desempenho, de crescente qualidade, em tempo útil, de forma a melhor descrever a visão integrada da AdC e permitir alinhar os objetivos estratégicos face à relação de causa e efeito das ações que os viabilizam.
O desenvolvimento de todas as componentes aplicacionais apresentadas implicou e foi acompanhada da reformulação da infraestrutura tecnológica da AdC e da componente procedimental da sua Unidade de Tecnologias de Informação e Comunicação (UTIC), tendo sido implementadas um conjunto de atividades de entre as quais se destacam as a seguir referidas.
A arquitetura de sistema de informação existente, à data de início da iniciativa, estava dimensionada para os requisitos até então identificados, não tendo capacidade de abranger as novas necessidades tecnologicamente inerentes à evolução da iniciativa. Neste sentido foi necessário alinhar e incrementar o grau de maturidade tecnológica da AdC para assegurar que os processos de negócio são corretamente suportados pelos sistemas de informação, tendo sido realizados investimentos que incidiram essencialmente completa na virtualização de toda a infraestrutura de datacenter e na reformulação das componentes de armazenamento, da infraestrutura backup e na arquitetura de segurança.
De modo a dotar a UTIC de uma postura preventiva e pró-ativa na gestão infraestrutura do Sistema de Informação da AdC foi implementado um Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação de modo proporcionar à AdC a qualidade e disponibilidade dos serviços de TIC. Este modelo definido foi, tendencialmente, alinhado com as normas internacionais de referência ISO 20000 e ITIL v3.
 
Recomendações
Este tipo de iniciativa deve ser apresentado como estratégico para a organização. Deve ser criado um grupo de gestão do dia-a-dia da iniciativa o mais abrangente possível, envolvendo a gestão de topo, gestores intermédios e os colaboradores. É muito difícil a concretização com sucesso sem criar, logo nas primeira atividades, um entendimento comum em relação aos conceitos e a práticas uniformes de gestão na organização. É essencial a gestão da mudança, a qual deverá ser concretizada através de um plano coerente que permita a introdução de novas formas de trabalho e a identificação e gestão de riscos. O papel da gestão de topo é fundamental, mas não é suficiente!

Próximas Acções
Tendo em conta as alterações introduzidas pela nova lei das entidades reguladoras e os novos estatutos da Autoridade da Concorrência importa verificar a necessidade de reajustar e rever os procedimentos e as aplicações criadas. 

Ponto de Contacto
Francisco Marques – Chefe da Unidade de Tecnologias de Informação e Comunicação (francisco.marques@concorrencia.pt)
 
Resultados

  • Portal institucional que a representa na rede global de informação;
  • Plataforma Extranet orientada para a gestão de processos e maximização da interação com entidades externas e stakeholders da AdC;
  • Portal de Gestão do Conhecimento da AdC direcionado para desempenhar o papel de meio de comunicação entre colaboradores;
  • Sistema Integrado de Gestão e Acompanhamento de Processos para suportar a gestão dos processos da AdC e tramitação de informação de modo desmaterializado;
  • Sistema de Gestão Relacionamento;
  • Sistema de Informação de Gestão Estratégica que permite gerir todo o processo de tomada de decisão e obter métricas de desempenho;
  • Virtualização de toda a infraestrutura de datacenter, reformulação das componentes de armazenamento, da infraestrutura backup e da arquitetura de segurança;
  • Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação, tendencialmente, alinhado com as normas ISO 20000 e ITIL v3.