Logo IPL
Gestão documental no IPL
A implementação do sistema de Gestão Documental foi realização no âmbito da
operação SAMA: IPL XXI e surge da necessidade de criar uma base sustentável
de valor acrescentado para as operações de desmaterialização e agilização de
processos de negócio.

Entidade

Instituto Politécnico de Leiria

Destinatários/Beneficiários potenciais

Funcionários do IPL

Ponto de Situação

Concluído

Descrição breve

A implementação do sistema de Gestão Documental foi realização no âmbito da
operação SAMA: IPL XXI e surge da necessidade de criar uma base sustentável
de valor acrescentado para as operações de desmaterialização e agilização de
processos de negócio.

Os objetivos macro da iniciativa são:

  • Desmaterialização de Processos
  • Agilização de Processos
  • Normalização de Processos
  • Redução dos custos correntes
  • Incremento na eficiência da entidade
  • Controlo dos fluxos de informação

A par da implementação da aplicação da Gestão Documental foram também
implementados equipamentos de leitura do Cartão do Cidadão em todos os
postos de trabalho, permitindo a utilização ubíqua do CC nas atividades diárias
do IPL.

Descrição pormenorizada

Tendo por base os objectivos macro identificados, implementou-se uma
aplicação de Gestão Documental com suporte às Assinaturas Digitais do Cartão
do Cidadão. De maneira a garantir o acesso facilitado à aplicação foi escolhida
uma plataforma Web.
A aplicação permite o arquivo, tramitação e despacho de documentos do IPL,
ignorando as barreiras geográficas que caracterizam o IPL (campus deslocados
em Caldas da Rainha e Peniche).

Na fase anterior à implementação verificaram-se algumas dificuldades, as quais
foram combatidas com as seguintes soluções:

  • Definição do plano de classificação global dos documentos. Reuniões de definição do Plano de classificação.
  • Encontrar uma solução flexível em termos de registo de documentos. Procura de soluções que permitissem o registo de documentos facilitado, através de aplicações diferentes (p. Ex. Outlook).
  • Potencialidades de integração. Procura de aplicações com suporte a WebServices.
  • Cumprimento das regras de acessibilidade digital. Era requisito mínimo o cumprimento do Padrão AA. Uma vez que nenhuma aplicação suportava este padrão, houve um entendimento para um desenvolvimento específico para o suporte a este padrão.  
Na implementação, as dificuldades encontradas prenderam-se com o comportamento dos utilizadores perante um novo paradigma de trabalho.           

Destas destacamos:
  • Identificação de workflows por processo. Optou-se por processos ad-hoc até haver dados que permitam identificar circuitos de workflow.
  • Exigência de diferentes comportamentos por diferentes UO. Para ultrapassar estas dificuldades, ainda que seja ainda um trabalho em progresso, foram realizadas reuniões com os intervenientes dos processos com vista a uniformização contínua e transversal de processos do IPL.

Algumas dificuldades previstas no início do projeto foram combativas
proactivamente através do envolvimento dos diferentes Serviços / U.O e um
programa exaustivo de formação de utilizadores.

Tecnologia

A solução é baseada em tecnologias Web, estando acessível através de um
browser.
No lado do servidor, a solução implementada recorre à stack Microsoft: Windows
Server + IIS + SQL Server

Recomendações

A formação exaustiva dos colaboradores foi, no nosso entender, um dos factores
de sucesso da aplicação. No arranque da solução, os utilizadores com mais
interação com a aplicação estavam já familiarizados com a mesma, o que
permitiu um arranque suave. A criação de um grupo de formadores internos, ou
key users, aliviou a carga de suporte necessária por parte da Direção de Serviços
Informáticos através do suporte direto e personalizado ao utilizador final.
Recomenda-se ainda especial atenção às possibilidade de integração da
aplicação escolhida, quer com os atuais sistemas, quer com novos sistemas e
aplicações a serem criados. Um bom suporte de integração permitirá o uso das
aplicações de Gestão Documental de forma transversal a toda a atividade das
entidades.

Próximas Acções

Criação e integração de formulários WEB com o sistema, de maneira a
desburocratizar e agilizar processos de negócio.

Ponto de Contacto

Ricardo Grilo
Coordenador Técnico da Direção de Serviços Informáticos
dsi@ipleiria.pt
244830010

Rui Silva
Coordenador da Unidade de Planeamento e Controlo
dsi@ipleiria.pt
244830010

Anexos

Método de seleção da solução a implementar

Site

www.ipleiria.pt/iplxxi

Resultados

  • Utilização maciça da aplicação no IPL
  • Registo de todo os documentos do expediente (entradas e saídas)
  • Registo e tramitação digital de documentação interna.
  • Despacho Digital (recorrendo ao Cartão do Cidadão)
  • Passagem do papel ao paradigma digital, na realização do trabalho corrente.