Gestão documental no IPL
A implementação do sistema de Gestão Documental foi realização no âmbito da
operação SAMA: IPL XXI e surge da necessidade de criar uma base sustentável
de valor acrescentado para as operações de desmaterialização e agilização de
processos de negócio.
Entidade
Instituto Politécnico de Leiria
Destinatários/Beneficiários potenciais
Funcionários do IPL
Ponto de Situação
Concluído
Descrição breve
A implementação do sistema de Gestão Documental foi realização no âmbito da
operação SAMA: IPL XXI e surge da necessidade de criar uma base sustentável
de valor acrescentado para as operações de desmaterialização e agilização de
processos de negócio.
Os objetivos macro da iniciativa são:
- Desmaterialização de Processos
- Agilização de Processos
- Normalização de Processos
- Redução dos custos correntes
- Incremento na eficiência da entidade
- Controlo dos fluxos de informação
A par da implementação da aplicação da Gestão Documental foram também
implementados equipamentos de leitura do Cartão do Cidadão em todos os
postos de trabalho, permitindo a utilização ubíqua do CC nas atividades diárias
do IPL.
Descrição pormenorizada
Tendo por base os objectivos macro identificados, implementou-se uma
aplicação de Gestão Documental com suporte às Assinaturas Digitais do Cartão
do Cidadão. De maneira a garantir o acesso facilitado à aplicação foi escolhida
uma plataforma Web.
A aplicação permite o arquivo, tramitação e despacho de documentos do IPL,
ignorando as barreiras geográficas que caracterizam o IPL (campus deslocados
em Caldas da Rainha e Peniche).
Na fase anterior à implementação verificaram-se algumas dificuldades, as quais
foram combatidas com as seguintes soluções:
- Definição do plano de classificação global dos documentos. Reuniões de definição do Plano de classificação.
- Encontrar uma solução flexível em termos de registo de documentos. Procura de soluções que permitissem o registo de documentos facilitado, através de aplicações diferentes (p. Ex. Outlook).
- Potencialidades de integração. Procura de aplicações com suporte a WebServices.
- Cumprimento das regras de acessibilidade digital. Era requisito mínimo o cumprimento do Padrão AA. Uma vez que nenhuma aplicação suportava este padrão, houve um entendimento para um desenvolvimento específico para o suporte a este padrão.
Na implementação, as dificuldades encontradas prenderam-se com o comportamento dos utilizadores perante um novo paradigma de trabalho.
Destas destacamos:
- Identificação de workflows por processo. Optou-se por processos ad-hoc até haver dados que permitam identificar circuitos de workflow.
- Exigência de diferentes comportamentos por diferentes UO. Para ultrapassar estas dificuldades, ainda que seja ainda um trabalho em progresso, foram realizadas reuniões com os intervenientes dos processos com vista a uniformização contínua e transversal de processos do IPL.
Algumas dificuldades previstas no início do projeto foram combativas
proactivamente através do envolvimento dos diferentes Serviços / U.O e um
programa exaustivo de formação de utilizadores.
Tecnologia
A solução é baseada em tecnologias Web, estando acessível através de um
browser.
No lado do servidor, a solução implementada recorre à stack Microsoft: Windows
Server + IIS + SQL Server
Recomendações
A formação exaustiva dos colaboradores foi, no nosso entender, um dos factores
de sucesso da aplicação. No arranque da solução, os utilizadores com mais
interação com a aplicação estavam já familiarizados com a mesma, o que
permitiu um arranque suave. A criação de um grupo de formadores internos, ou
key users, aliviou a carga de suporte necessária por parte da Direção de Serviços
Informáticos através do suporte direto e personalizado ao utilizador final.
Recomenda-se ainda especial atenção às possibilidade de integração da
aplicação escolhida, quer com os atuais sistemas, quer com novos sistemas e
aplicações a serem criados. Um bom suporte de integração permitirá o uso das
aplicações de Gestão Documental de forma transversal a toda a atividade das
entidades.
Próximas Acções
Criação e integração de formulários WEB com o sistema, de maneira a
desburocratizar e agilizar processos de negócio.
Ponto de Contacto
Ricardo Grilo
Coordenador Técnico da Direção de Serviços Informáticos
dsi@ipleiria.pt
244830010
Rui Silva
Coordenador da Unidade de Planeamento e Controlo
dsi@ipleiria.pt
244830010
Anexos
Método de seleção da solução a implementar
Site
www.ipleiria.pt/iplxxi
Resultados
- Utilização maciça da aplicação no IPL
- Registo de todo os documentos do expediente (entradas e saídas)
- Registo e tramitação digital de documentação interna.
- Despacho Digital (recorrendo ao Cartão do Cidadão)
- Passagem do papel ao paradigma digital, na realização do trabalho corrente.