Gestão desmaterializada de reuniões de Câmara - WebMeeting
A nova aplicação implementada pelo Município de Pombal, permite a gestão de reuniões do executivo Municipal. Esta solução, designada por WebMeeting, permite fazer uma gestão completa e desmaterializada das reuniões de Câmara que acontecem quinzenalmente desde a sua marcação até às deliberações provenientes das mesmas. Com o WebMeeting é possível agendar todos os pontos despachados à reunião, quer tenham sido inseridos manualmente, quer provenientes do WebDoc 2.0 (Sistema de Gestão Documental). Esta integração permite gerir todo o processo de forma desmaterializada, sem recurso a papel.
Entidade: Município de Pombal
Entidades parceiras: O projeto foi desenvolvido e implementado em parceria com a Empresa Normática.

Destinatários/Beneficiários potenciais

Utilizadores internos do Município de Pombal, sendo que o output resultante (atas de reunião de Câmara), está disponível para todos os cidadãos e empresas do concelho de Pombal e do país.

Ponto de Situação
Este projeto está concluído. Contudo, irá muito em breve ter o módulo de gestão de reuniões desmaterializada de Assembleias Municipais.

Taxionomia
Administração Eletrónica, Modernização Administrativa, Inovação na Gestão, Serviços ao Cidadão.

Descrição breve
A nova aplicação implementada pelo Município de Pombal, permite a gestão de reuniões do executivo Municipal. Esta solução, designada por WebMeeting, permite fazer uma gestão completa e desmaterializada das reuniões de Câmara que acontecem quinzenalmente desde a sua marcação até às deliberações provenientes das mesmas. Com o WebMeeting é possível agendar todos os pontos despachados à reunião, quer tenham sido inseridos manualmente, quer provenientes do WebDoc 2.0 (Sistema de Gestão Documental).
Esta integração permite gerir todo o processo de forma desmaterializada, sem recurso a papel.

Descrição pormenorizada
A Solução permite efetuar a gestão completa das reuniões quinzenais da Câmara, desde a sua marcação, até à convocatória, introdução de deliberações e ordem de trabalhos, quer tenha sido inserida manualmente quer seja proveniente do WebDoc 2.0 (Sistema de Gestão Documental do Município).
Permite ainda a participação na reunião remotamente. Além de criar as certidões das deliberações dos pontos de reunião, ao estar integrada com o Webdoc 2.0, o WebMeeting efetua o seu envio automático à pessoa /serviço responsável pelo processo. Gera ainda a ata da reunião, fazendo segui-la para o portal do Município, logo que esteja aprovada. A preparação da reunião, desde a introdução de deliberações dos pontos, ordem de trabalhos e envio de convocatórias, é toda gerida pela aplicação que permite consulta interativa no dia da reunião (visualização de pontos e documentos anexos, votação dos mesmos, através de um PC ou de um Tablet). Toda a documentação pode ser visualizada de forma desmaterializada, devido à integração com a Gestão Documental, pois toda a documentação está ali armazenada em formato digital. Além de criar as certidões das deliberações dos pontos de reunião, esta solução por estar integrada com o WebDoc 2.0 permite o envio automático das mesmas à pessoa/serviço responsável pelo processo.
Esta aplicação permite ainda gerar a ata da reunião de forma automática, enviando-a ainda para o portal do Município logo que esteja aprovada, ficando imediatamente disponível para consulta.

Tecnologia
Este projeto foi desenvolvido com recurso a uma plataforma de desenvolvimento ágil, nomeadamente Outsystems. Esta plataforma encontra respostas para ultrapassar os desafios identificados e permitir:
 
  • Total autonomia na criação, alteração e manutenção de aplicações (existentes e novas)
  • Plena conformidade com as regras de negócio específicas das autarquias
  • Otimização do orçamento alocado às TI
  •  Rapidez e qualidade nas soluções entregues do departamento de TI
  • Simplificação e automatização de processos e workflows complexos
  • Integração com aplicações já existentes
  • Centralização e controlo da informação

Recomendações
Forte envolvimento com os utilizadores do negócio, que no caso do Município foi a Unidade Administrativa, responsável pela gestão das reuniões de Câmara. Ter a possibilidade e flexibilidade para poder interagir com o Sistema de Gestão Documental.

Resultados
Com a utilização desta aplicação, o tempo médio de elaboração de uma ata de reunião de Câmara reduziu para 50% fixando-se agora em 5 dias. É ainda possível extrair certidões das deliberações dos pontos deliberados, no próprio dia da reunião. Além do aumento da produtividade proporcionada, existe uma redução de custos com consumíveis e papel.

Próximas Acções
O próximo desafio é implementar um módulo adicional, que irá permitir gerir todas as reuniões de Assembleia Municipal, nomeadamente com funcionalidades de distribuição de documentação aos deputados Municipais, assim como a possibilidade de controlar os tempos de intervenção por bancada.

Ponto de Contacto
Nuno Salvador
Chefe de Divisão de Informática
nuno.salvador@cm-pombal.pt

Site
http://www.cm-pombal.pt/seu_municipio/doc_online/actas_reuniao/index.php