Gestão Documental Desmaterializada
O sistema de Gestão documental implementado permite a digitalização e registo de correspondência, assim como a criação de documentos e informações internamente, e o seu encaminhamento e tramitação dentro da Câmara Municipal. Permite ainda o envio de mensagens entre os utilizadores do sistema, assim como a gestão de processos de obras particulares e processos de contraordenações, de uma forma integrada e com base em “workflows” previamente estabelecidos de forma a simplificar a sua gestão.
Entidade: Câmara Municipal de Terras de Bouro
Destinatários/Beneficiários potenciais: Funcionários da Câmara Municipal de Terras de Bouro, e munícipes, uma vez que o sistema informático que serve de suporte à gestão documental desmaterializada, permite a consulta de informação sobre o estado de requerimentos e processos aos munícipes através de um portal próprio.
Ponto de Situação: Concluído

Taxionomia
Gestão documental e Comunicações entre serviços

Descrição pormenorizada
A aquisição da aplicação de Gestão Documental foi antecedida por um levantamento de requisitos que a aplicação deveria satisfazer de entre os quais se destacam os seguintes: fazer a digitalização e armazenamento dos documentos de forma rápida; permitir o controlo de processos e prazos; permitir um “workflow” estruturado ou não, dependendo do tipo de processos e documentos; permitir assinar digitalmente documentos; possuir relatórios e gráficos que permitam avaliar o desempenho e utilização do sistema por parte de funcionários e serviços; possibilidade de disponibilizar informação online sobre os processos, aos munícipes. 
Tendo como base nas necessidades identificadas foi escolhida a aplicação de gestão documental da empresa ANO – Sistemas de Informática e Serviços, Lda. Tendo sido adquiridos os módulos MDD (digitalização de documentos), GSE (gestão e seguimento de expediente), GSP (gestão e seguimento de processos), SeAP (vocacionado para o atendimento ao público) e Atendimento@net (portal que disponibiliza um conjunto de serviços via Internet aos munícipes).
Antes da entrada em funcionamento do sistema foi dada formação a todos os utilizadores, e explicadas as vantagens do mesmo. Em termos de dificuldades na implementação podemos apontar alguma “resistência á mudança” por parte de alguns utilizadores, que estando habituados ao método tradicional do uso de papel, demoraram algum tempo a utilizar o sistema de forma regular e sem ajuda.

Tecnologia
A aplicação que serve de suporte ao sistema de gestão documental, foi construída recorrendo à plataforma “Oracle Forms”, da Oracle, e utiliza três componentes principais: um servidor de base de dados, com sistema operativo Linux e uma base de dados relacional Oracle 10g, um servidor de aplicações com sistema operativo Linux e o “Oracle Application Server” instalado, e um servidor de serviços com sistema operativo Windows e os serviços de criação de documentos, emails e fax, que para além da criação desses documentos permite o envio e receção de emails e fax.
A aplicação é executada no “browser” dos PCs, o que permite que a mesma seja acedida do exterior das instalações da Câmara Municipal pelos utilizadores em serviços descentralizados da Câmara Municipal.

Resultados
Agilização e maior rapidez na circulação de documentos externos e internos dentro da Câmara Municipal, assim como maior controlo sobre prazos de decisão e processos pendentes. Maior facilidade em localizar os documentos, informações e processos e em obter informação sobre a sua tramitação e estado. Disponibilização de dados de gestão ao executivo, sobre prazos e produtividade por utilizador e departamento.

Recomendações
É muito importante dar formação adequada aos utilizadores e explicar as vantagens da utilização da aplicação, antes da entrada em funcionamento da mesma. É ainda mais importante dar formação e sensibilizar os membros do executivo e chefias, porque o envolvimento destes é crucial para o sucesso da aplicação.

Ponto de Contacto
Dr. Paulo Antunes – antunes@cm-terrasdebouro.pt