Desmaterializar progressivamente a documentação interna, criando mecanismos para a eliminação progressiva da circulação de papel.
Este procedimento permitiu uma melhor gestão desses mesmos processos e um melhor controlo de prazo dos mesmos, através da implementação de circuitos informáticos workflows, bem como outros mecanismos que contribuam para uma gestão mais eficiente daqueles processos.

Entidade

Câmara Municipal de Braga

Destinatários/Beneficiários potenciais

CMB

Ponto de Situação

Concluída – objectivo para 2011

Descrição breve

Esta medida permite uma melhor gestão desses mesmos processos e um melhor controlo de prazo dos mesmos.

Descrição pormenorizada

Para a concretização desta medida foi necessário adoptar os seguintes procedimentos:

• Numa 1ª fase, a desmaterialização assumiu o circuito desmaterializado de todas as entradas de correspondência registada na Divisão Administrativa, Gabinete de Apoio à Presidência, Divisão de Apoio às Freguesias, Divisão de Educação e Departamento de Recursos Humanos. Esta 1.ª fase do processo permitiu ainda que de forma ténue, promover a diminuição progressiva da circulação de informação em suporte de papel. A finalidade seria que, no 2.º trimestre de 2011 se passasse para uma 2.ª fase do processo, onde se registasse e encaminhasse todos os documentos via gestão documental, deixando de circular o papel. No entanto, desde logo verificamos que teriam que ficar ainda de fora alguns trâmites, uma vez que exigiria outro tipo de intervenção e até mesmo o desenvolvimento de algumas aplicações informáticas.
• Tendo em conta os ajustes necessários a um projecto de modernização administrativa a instituir em toda a autarquia, optamos por dar início à esta 2.ª fase com a criação dos denominados “Círculos de qualidade ou melhoria”: grupos que integram elementos de todos os serviços municipais, desde dirigentes a trabalhadores das respectivas secretarias e que são chamados a participar activamente no processo. Com estes círculos pretendeu-se desenvolver o tema da desmaterialização, ouvir as necessidades no processo, dificuldades e sobretudo ajustar procedimentos e encontrar soluções para os problemas com que nos vínhamos a deparar. Deste processo resultou alguns casos que teriam que ficar excepcionados do processo (ex: documentos destinados a incorporar processos de obras, processos volumosos, encadernações e outros que sejam considerados imprescindíveis para o respectivo serviço, uma vez que ainda não dispomos de uma unidade central de digitalização), tendo sido para isso criado um conjunto de normas internas (excepções) ao processo de desmaterialização progressiva no município de Braga.
• Tratou-se de um processo que apesar do obstáculos encontrados, tem efectivamente contribuído para uma melhor acessibilidade aos documentos, minimizando os erros e o extravio de documentos e obtendo ganhos de tempo na circulação da informação, com consequente optimização da duração dos processos.

Recomendações

• Envolvimento, de todos os serviços camarários no sentido de integrar todas as necessidades e expectativas dos trabalhadores, cidadãos e serviços envolvidos;
• Comunicar com os restantes serviços camarários a fim de simplificar procedimentos e uniformizar atendimentos.

Próximas Acções

Desenvolver novos círculos de qualidade ou melhoria para a desmaterialização, com vista a articular e definir novas acções.

Ponto de Contacto

Maria João Pestana (mjoao.pestana@cm-braga.pt )
Divisão Administrativa
Praça Municipal, 4700-435

Ùltima actualização a 28 de Dezembro de 2011