Desmaterialização de documentos e simplificação de processos do Departamento de Recursos Humanos (DRH)
O projeto incidiu sobre a desmaterialização documental e a simplificação de alguns procedimentos, que servem de suporte ao relacionamento dos trabalhadores do município com o DRH, em todas as situações que obrigam à formalização de requerimentos próprios (férias, justificação de faltas, licenças de parentalidade, estatuto de trabalhador-estudante, horários específicos, avaliação, mobilidade...).

Título
Desmaterialização de documentos e simplificação de processos do Departamento de Recursos Humanos (DRH)

Entidade
Câmara Municipal de Loures

Entidades parceiras
AMBISIG – Ambiente e Sistemas de Informação Geográfica, SA

Destinatários/Beneficiários potenciais
Trabalhadores da C. M. de Loures (cerca de 2100).

Ponto de Situação
Concluída a 2ª fase em 2014. Trata-se de um projeto com potencial de evolução, aplicável igualmente a outras áreas da organização municipal.

Custos envolvidos
Os custos envolvidos são residuais, dado que o projeto foi integralmente desenvolvido internamente pelo NOADS – Núcleo Operacional de Análise e Desenvolvimento de Software, tendo como base o Gesdoc - software de gestão documental em utilização no município há vários anos.

Taxionomia
O projeto incidiu sobre a desmaterialização documental e a simplificação de alguns procedimentos, que servem de suporte ao relacionamento dos trabalhadores do município com o DRH, em todas as situações que obrigam à formalização de requerimentos próprios (férias, justificação de faltas, licenças de parentalidade, estatuto de trabalhador-estudante, horários específicos, avaliação, mobilidade...).

Descrição breve
Foram desenvolvidos formulários eletrónicos específicos, disponíveis na intranet, para 23 requerimentos usados pelos trabalhadores no seu contacto com o DRH, evitando-se a impressão em papel, o preenchimento manual e a entrega física no DRH, que em em muitos casos obrigava à produção de cópias e a formas de tratamento e arquivo mais dispendiosas.
Principais vantagens: facilitação do trabalho aos requerentes, tratamento da informação pelo DRH já em formato digital e economia de meios (supressão do papel, com redução das necessidades de impressão, e eliminação do transporte de documentos em suporte físico e do espaço de arquivo).

Descrição pormenorizada
Um projeto deste tipo, envolvendo pessoas, processos e tecnologia, implica necessariamente uma definição clara dos objetivos, uma boa equipa de projeto, o compromisso dos decisores e dos principais serviços intervenientes, um planeamento rigoroso e a monitorização da sua execução e dos resultados alcançados, face aos objetivos definidos.

Principais etapas de desenvolvimento do projeto:

  • Nomeação de um grupo de trabalho ad hoc, com objetivos e prazos de execução previamente definidos;
  • Diagnóstico da situação inicial e levantamento dos respetivos circuitos de informação;
  • Reformulação dos procedimentos associados (recolha, tratamento e arquivo da informação integralmente em ambiente digital);
  • Formação dos “key users” (secretariados de apoio das unidades orgânicas);
  • Despacho de formalização e entrada em funcionamento;
  • Monitorização dos resultados.

Qualquer projeto de desmaterialização tem como requisito fundamental a utilização intensiva das ferramentas eletrónicas disponíveis e o abandono definitivo do papel, sempre que tal seja possível.

Se até há poucos anos não havia grandes alternativas, na atualidade, com o desenvolvimento acelerado das novas tecnologias de informação e comunicação, é completamente anacrónico, e sobretudo ineficiente, persistir na utilização do papel como principal suporte da comunicação.
Para inverter esta situação, torna-se necessário combater uma cultura organizacional adquirida ao longo de muitas décadas, baseada na utilização massiva do papel, como principal suporte da comunicação escrita nas organizações.

Assim, não é de estranhar que a principal dificuldade encontrada tenha sido a resistência à mudança, típica em qualquer projeto de mudança organizacional.

Tecnologia
Em termos tecnológicos, a solução adotada apoiou-se em 3 pilares fundamentais:

  • Infraestrutura tecnológica constituída por uma rede municipal com cerca de 1400 postos de
  • trabalho informático, que abrange praticamente todos os trabalhadores com trabalho “de
  • secretária”;
  • Aplicação de gestão documental, que permite a circulação de documentos entre todos os postos de trabalho, exclusivamente em formato digital, bem como a assinatura electrónica dos mesmos, disponivel para todos os intervenientes na sua tramitação;

Equipa de desenvolvimento interno do software, com capacidade para a produção de formulários eletrónicos específicos para cada função, com as seguintes características:

  • Inclusão de um bloco inicial de informação/ajuda com a indicação da finalidade do
  • requerimento, as situações em que deve ser utilizado, quando deve ser apresentado e os
  • Preenchimento automático de alguns campos do formulário (nome, nº informático,
  • categoria, unidade onde presta serviço);
  • Preenchimento assistido dos dados introduzidos, através da validação imediata da sua
  • coerência com a informação existente no Sistema;
  • Os documentos a anexar são previamente digitalizados, circulando depois digitalmente ao
  • longo de todo o processo;
  • Assinatura electrónica dos formulários, impedindo qualquer preenchimento abusivo por
  • terceiros.

Recomendações
Enumeram-se os principais pontos fortes do projeto, que se mostraram essenciais para a concretização dos resultados obtidos, podendo servir de referência para a replicação de projetos deste tipo em outras organizações:

  • Patrocínio do projeto pela Administração;
  • Clara definição dos objetivos;
  • Equipa de projeto competente e determinada;
  • Boa articulação entre os serviços intervenientes;
  • Capacidade de desenvolvimento do software necessário para a concretização da solução adotada;
  • Existência de uma infraestrutura tecnológica e de uma ferramenta de gestão documental que facilitaram a desmaterialização documental e a generalização do uso da assinatura eletrónica dos documentos e dos despachos.

Próximas Acções
A fase seguinte deste projeto, será o alargamento da utilização dos formulários eletrónicos aos trabalhadores que, por força das funções que desempenham (motoristas, pessoal da limpeza, manutenção, obras, trabalhadores que exercem funções nos Agrupamentos de Escolas do município), não têm posto de trabalho informático próprio ou com acesso à Intranet do Município. O preenchimento assistido dos formulários poderá ser feito com a ajuda dos secretariados de apoio das unidades onde prestam serviço.

Ponto de Contacto
Dr. Paulo Soares
Departamento de Gestão e Modernização Administrativa
Divisão de Modernização Administrativa e Inovação Tecnológica
Telef. 211150179; ext.: 438088
E-mail: paulo_soares@cm-loures.pt
Câmara Municipal de Loures
Praça da Liberdade, 6
2674-501 LOURES

Anexos
Relatório Preliminar Projeto Desmaterialização DRH (pdf)
Relatório da 2ª fase Projeto Desmaterialização DRH (pdf)
Apresentação do Projeto Desmaterialização DRH (pdf)


Site
O sítio oficial da Câmara Municipal de Loures é www.cm-loures.pt.
Os formulários eletrónicos são acedidos através da intranet municipal, cujo acesso é reservado apenas aos trabalhadores municipais.

Resultados
Para a monitorização dos resultados foi estabelecido um plano de acompanhamento e monitorização do projeto, com o objetivo de identificar e corrigir eventuais deficiências do processo, bem como avaliar o grau de cumprimento do que havia sido determinado, com recurso aos seguintes indicadores:

DESMATERIALIZAÇÃO DRH - INDICADORES

No final de 2014, 6 meses depois da entrada em funcionamento do projeto, os 3 indicadores em análise já registavam valores acima dos 90% das metas estabelecidas, o que foi considerado francamente satisfatório relativamente ao nível de adesão de todos os trabalhadores envolvidos e ao grau de concretização dos resultados planeados.

Última atualização 10-05-2016