Caracterização/Análise de requisitos/Avaliação e aquisição de soluções tecnológicas que complementem o Sistema de Informação da Segurança Social e potenciem reengenharias de processos de negócio na Segurança Social.

Entidade: Instituto de Informática, I.P.
Entidades parceiras: Instituto da Segurança Social, I.P.
Destinatários/Beneficiários potenciais: Instituto de Informática, IP, Instituto da Segurança Social, IP,  Restantes organismos da Administração Pública que interaja com o Sistema da Segurança Social Cidadãos Empresas
 

Ponto de Situação
Em curso, em fase final de execução com conclusão de aquisições de infraestrutura de suporte.

Taxionomia
Modelação de processos, Sistemas de Informação

Descrição breve
Caracterização/Análise de requisitos/Avaliação e aquisição de soluções tecnológicas que complementem o Sistema de Informação da Segurança Social e potenciem reengenharias de processos de negócio na Segurança Social.
Garantir uma abordagem a Conteúdos e sistemas de informação como suporte dos processos de negócio, numa perspectiva de melhorar o serviço prestado ao Cidadão e modernizar tecnologicamente a Segurança Social, promovendo a integração de actividades, circulação da informação, produtividade, monitorização e melhoria contínua, de forma transversal e complementar aos sistemas já existentes.

Descrição pormenorizada
Com base neste enquadramento, o projecto DPN foi realizado de forma que o projecto não se tratasse apenas de um exercício teórico a ser instanciado posteriormente, mas pelo contrário, que funcionasse como driver para novas iniciativas.
Foi identificada uma arquitectura de referência que servisse de modelo para o projecto DPN, baseada na existente, e que potenciasse as várias oportunidades de melhoria identificadas, de forma não disruptiva mas complementar, permitindo mapear estruturas organizacionais com estruturas de processo, garantindo uma visão única e alinhamento entre modelos organizacionais, processos e sistemas de informação.

A metodologia utilizada encontra-se na figura seguinte, utilizando-se uma abordagem comum em todas as vertentes:

 


O processo de selecção iniciou-se com uma fase de levantamento de requisitos técnico-funcionais, tendo como base uma equipa pluridisciplinar, com a finalidade de identificar requisitos (funcionais e não funcionais), independentemente das ofertas tecnológicas disponibilizadas, com atenção a requisitos mandatórios e acessórios.
Só com a conclusão da fase de levantamento de requisitos, é que as fases seguintes iniciariam:

• Identificação de soluções de software disponibilizados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), ao abrigo do Acordo-Quadro 11 – Software, que teriam condições de responder aos requisitos;
• Avaliação das soluções de software identificadas, através da análise de cobertura e adequação aos requisitos, feita em conjunto com os fornecedores das mesmas, realizando quando necessário provas de conceito/ demonstrações, assim como visitas a clientes com instalações com âmbitos semelhantes. No final desta fase, após a avaliação técnico-financeira - a análise financeira foi feita a 5 anos, as soluções analisadas seriam graduadas por ordem decrescente;
• Aquisição, e posterior instalação, através do CNCP, dos produtos de software graduados em 1º lugar, através dos lotes de produtos identificados no processo de avaliação, e respectiva infraestrutrura de hardware de suporte.

Tecnologia
As componentes identificadas (Business Process Analysis – BPA, Business Process Management - BPM, Enterprise Content Management – ECM e Business Activity Monitoring – BAM), não cobertas no SISS, foram o alvo do projecto DPN, no âmbito de uma arquitectura de referência e interoperável, baseadas em standards abertos, minimizando desta forma a dependência a fornecedores.
As componentes BPM e BAM, devido à sua correlação funcional e tecnológica, foram analisadas de forma integrada, procurando-se uma plataforma comum que garantisse ambas as necessidades.

Resultados
O projecto conclui com:

• Definição e aquisição da componentes referidas concluída, permitindo uma solução corporativa flexível;
• Adopção de standards abertos, garantindo interoperabilidade e minimizando situação de dependência a fornecedores;
• Adopção de solução integrada;
• Integração na arquitectura de referência para Sistemas de Informação;
• Solução escalável, resiliente.

Actualmente, encontra-se em fase de conclusão a disponibilização de um sistema de informação, resultante de um processo de reengenharia de negócio e suportada pelas ferramentas abrangidas no âmbito do porjecto DPN.

Recomendações
Com a experiência já existente com a implementação de um projecto piloto, consideremos que delinear uma abordagem faseada, é importante ter em vista a concretização de pequenos projectos, de âmbito bem definido, com objectivos claros e mensuráveis, para que se possa aferir o benefício e ganhos associados.
Por outro lado, o output de análise dos pilotos que se vão implementando é determinante para ajustar o que estava planeado para o futuro:

• Aprendendo com a experiência da Organização e tê-la em conta;
• Minimizando o risco associado às iniciativas de implementação subsequentes;

Na abordagem faseada proposta, é essencial assegurar dois aspectos principais:

• Os novos processos a implementar (aqueles que hoje são suportados integralmente em papel), sejam desmaterializados tendo em conta a vertente de conteúdos, para que estes possam ser associados aos processos sempre que tal for necessário, criando um contexto global de processo.
• As melhorias às aplicações de suporte actuais e respectivos processos que suportam, devem ser equacionadas incluindo o universo documental que com eles se relaciona. É redutor desmaterializar documentos à entrada da Organização e proceder à sua classificação, com o esforço adicional que isso representa, sem ter em perspectiva a sua associação às aplicações e processos que deles necessitam.

Uma abordagem por processos potencia a caracterização de processos transversais em qualquer organização, enquadrada na sua p´ropria cadeia de valor e modelo organizacional, promovendo uma visão processual integrada, potenciando reutilização de informação, de sistemas de informação, de recursos humanos e financeiros, numa cultura de melhoria contínua, permitindo:

• Monitorização em tempo real dos processos, garantindo a auditabilidade do mesmo e um conhecimento mais sustentado do mesmo em qualquer momento;
• Eliminação de informação duplicada;
• Eliminar trocas de informação baseada em suportes físicos;
• Redução de tempos de tramitação de processos e identificação de pontos de estrangulamento;
• Conhecimento de impactos e abrangência dos processos.

Próximas Acções
Consolidação dos pilotos em curso e alargamento a novos processos.

Ponto de Contacto
Nome: Engº Nuno Miranda
Função: Arquitecto de Sistemas de Informação
Telefone: 21 423 0000