A digitalização progressiva de documentos (comunicações, facturas, actas, projectos etc.) que fazem parte do nosso dia a dia de trabalho, tem proporcionado a criação de fluxos procedimentais mais simplificados entre serviços. Com esta iniciativa, foi criada uma comunicação em rede através de “outlook” que proporciona a desmaterialização de processos transversais aos vários serviços, podendo inclusive ser alargado ao público em geral.

Entidade

Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares

Destinatários/Beneficiários potenciais
    
Serviços existentes no Edifício Municipal

Ponto de Situação

Concluído

Custos envolvidos 

• Equipamento Específico em renting (fotocopiadoras multifuncionais);
• Envolvimento de diversos trabalhadores municipais.

Taxionomia

Todas as secções existentes ( Contabilidade, Património, Obras, Águas, Ambiente, Taxas, Planeamento, Correspondência, Expediente e Arquivo, Acção Social, Informática, Polícia Municipal, Cultura, Desporto, Turismo e Educação).

Descrição breve

A digitalização progressiva de documentos (comunicações, facturas, actas, projectos etc.) que fazem parte do nosso dia a dia de trabalho, tem proporcionado a criação de fluxos procedimentais mais simplificados entre serviços. Com esta iniciativa, foi criada uma comunicação em rede através de “outlook” que proporciona a desmaterialização de processos transversais aos vários serviços, podendo inclusive ser alargado ao público em geral.

Descrição pormenorizada

Para a devida implementação desta iniciativa, foram adquiridos equipamentos específicos para reprodução e digitalização de  todo o tipo de documentação, foi necessário para a implementação o envolvimento dos serviços de informática. Neste momento, todos os serviços estão aptos a imprimir, copiar e a digitalizar documentos “em rede” partilhando informações entre si, o que  torna este fluxo procedimental interno, mais célere.
Neste momento mais estão mais de 30 impressoras e 60 computadores ligados em rede ao equipamento multifuncional, que permitem a troca de informação, processos, impressão e arquivo de documentos.

Tecnologia

Fotocopiadoras multifuncionais ligadas à rede interna de serviços.

Recomendações

Este processo requer a participação de todos, de forma a proporcionar uma melhoria contínua e normalização dos circuitos de informação e faculta ainda uma maior autonomia e independência, por parte do trabalhador que escolhe em cada situação, qual o canal que mais lhe dá jeito utilizar para fazer chegar a alguém ou arquivar, a informação em causa.

Próximas Acções

Optimizar o circuito de informação com a introdução formação inerentes à Gestão Documental: Tipos de Documentos, Suportes de Informação e Tratamento dos Fluxos Documentais de forma a Optimizar a Circulação Documental.

Ponto de Contacto

Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares:

Jaime Carlos Marta Soares
Presidente da Câmara Municipal

Interlocutor Municipal:

Ana Karla de Melo Ferreira,
Técnica Superior de Gestão,
tel. 239 420 850,
e-mail: cmvnp@mail.telepac.pt

Resultados

Desenvolvimento de acções que contribuem para uma maior celeridade dos processos com vista a uma tomada de decisão.

Última atualização: 31 de Janeiro de 2012