Arquivo Municipal de Vila Nova de Poiares
A digitalização progressiva de documentos (comunicações, facturas, actas, projectos etc.) que fazem parte do nosso dia a dia de trabalho, tem proporcionado a criação de fluxos procedimentais mais simplificados entre serviços. Com esta iniciativa, foi criada uma comunicação em rede através de “outlook” que proporciona a desmaterialização de processos transversais aos vários serviços, podendo inclusive ser alargado ao público em geral.
Entidade
Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares
Destinatários/Beneficiários potenciais
Serviços existentes no Edifício Municipal
Ponto de Situação
Concluído
Custos envolvidos
- Equipamento Específico em renting (fotocopiadoras multifuncionais);
- Envolvimento de diversos trabalhadores municipais.
Taxionomia
Todas as secções existentes ( Contabilidade, Património, Obras, Águas, Ambiente, Taxas, Planeamento, Correspondência, Expediente e Arquivo, Acção Social, Informática, Polícia Municipal, Cultura, Desporto, Turismo e Educação).
Descrição breve
A digitalização progressiva de documentos (comunicações, facturas, actas, projectos etc.) que fazem parte do nosso dia a dia de trabalho, tem proporcionado a criação de fluxos procedimentais mais simplificados entre serviços. Com esta iniciativa, foi criada uma comunicação em rede através de “outlook” que proporciona a desmaterialização de processos transversais aos vários serviços, podendo inclusive ser alargado ao público em geral.
Descrição pormenorizada
Para a devida implementação desta iniciativa, foram adquiridos equipamentos específicos para reprodução e digitalização de todo o tipo de documentação, foi necessário para a implementação o envolvimento dos serviços de informática. Neste momento, todos os serviços estão aptos a imprimir, copiar e a digitalizar documentos “em rede” partilhando informações entre si, o que torna este fluxo procedimental interno, mais célere.
Neste momento mais estão mais de 30 impressoras e 60 computadores ligados em rede ao equipamento multifuncional, que permitem a troca de informação, processos, impressão e arquivo de documentos.
Tecnologia
Fotocopiadoras multifuncionais ligadas à rede interna de serviços.
Recomendações
Este processo requer a participação de todos, de forma a proporcionar uma melhoria contínua e normalização dos circuitos de informação e faculta ainda uma maior autonomia e independência, por parte do trabalhador que escolhe em cada situação, qual o canal que mais lhe dá jeito utilizar para fazer chegar a alguém ou arquivar, a informação em causa.
Próximas Acções
Optimizar o circuito de informação com a introdução formação inerentes à Gestão Documental: Tipos de Documentos, Suportes de Informação e Tratamento dos Fluxos Documentais de forma a Optimizar a Circulação Documental.
Ponto de Contacto
Câmara Municipal de Vila Nova de Poiares:
Jaime Carlos Marta Soares
Presidente da Câmara Municipal
Interlocutor Municipal:
Ana Karla de Melo Ferreira,
Técnica Superior de Gestão,
tel. 239 420 850,
e-mail: cmvnp@mail.telepac.pt
Resultados
Desenvolvimento de acções que contribuem para uma maior celeridade dos processos com vista a uma tomada de decisão.
Última atualização: 31 de Janeiro de 2012