Compras Públicas Electrónicas - Projecto piloto
O objectivo dos "Projectos-piloto de Compras Públicas Electrónicas" é melhorar a forma como o Estado compra, recorrendo às tecnologias de informação e comunicação para optimizar os processos e melhorar as formas de negociação e de sourcing que se praticam actualmente na AP.

Iniciativa: Compras Públicas Electrónicas - Projecto piloto
Entidade: Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP)
Destinatários/Beneficiários: Entidades públicas e privadas
Categoria: Modernização Administrativa 
Site: www.compras.gov.pt/Compras


Através dos "Projectos-piloto de Compras Públicas Electrónicas" pretende-se:
  • Gerar poupanças e aumentar a eficiência no processo aquisitivo público.
  • Aprofundar o conhecimento da estrutura de custos e dos processos aquisitivos existentes.
  • Desenvolver competências internas nas entidades envolvidas.
  • Construir uma base de conhecimento de melhores práticas de compras e adequar o enquadramento legal a incorporar no modelo operacional.
  • Avaliar o grau de adesão da Administração Pública ao processo electrónico de compras por catálogo, consulta simples e negociação dinâmica.
  • Minimizar a capacidade dos fornecedores se relacionarem electronicamente com a Administração Pública.
  • Avaliar a capacidade dos fornecedores se relacionarem electronicamente com a Administração Pública.
  • Avaliar os benefícios económicos potenciados pela racionalização da estrutura de custos e pela agregação de compras em determinadas categorias de bens e serviços.
A primeira fase dos projectos-piloto, que decorreu até ao fim de 2005, envolveu directamente sete ministérios e a Presidência do Conselho de Ministros, 52 processos de agregação e negociação, 370 organismos e 12 categorias de produtos. Em 2005 verificou-se um alargamento significativo do programa. O número de processos de agregação e negociação realizados passou de 27 para 52, o número de organismos envolvidos passou de 19 para 370 e o número de categorias de produtos consideradas passou de 4 para 12.

Na segunda fase, iniciada no princípio de 2006, o programa passou a abranger todos os 14 ministérios e a Presidência do Conselho de Ministros, o número de processos de agregação e negociação realizados desde o início do e foi generalizado a todas as entidades dos ministérios da primeira fase. No final de 2006, o programa já envolvia 918 organismos e o número de processos de agregação e negociação realizados desde o início do programa totalizava 103.

Foram constituídas Unidades Ministeriais de Compras (UMC) que centralizam os processos de compra ao nível dos correspondentes Ministérios e foi preparada a constituição da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP), com o intuito desta vir a assumir a coordenação das compras públicas em ligação directa com as Unidades Ministeriais de Compras. A evolução da estrutura organizativa considerada para as várias fases do projecto é a indicada no diagrama seguinte.

No início do programa, a criação de núcleos de compras de âmbito ministerial numa lógica de serviços partilhados, os quais são servidos por plataformas de compras electrónicas mediante contratos de aquisição próprios, revelou-se particularmente eficaz pois levou, na maior parte dos casos, à constituição de grupos no âmbito dos vários ministérios altamente motivados e com vontade inovadora.

Além disso, conduziu ao desenvolvimento de basicamente três prestadores de serviços de plataformas electrónicas de compra que vieram atingir níveis de desempenho inexistentes antes do programa. Estes prestadores de serviços têm sido um instrumento importante de dinamização do processo ao nível ministerial e um veículo de modernização de procedimentos. É claro que, uma vez atingido este objectivo, o passo seguinte envolve a redução do número de contratos de aquisição de plataformas electrónicas, pois uma destas plataformas pode servir vários Ministérios.

Desde o início do programa a antiga UMIC promoveu reuniões de coordenação com representantes dos núcleos ministeriais de compra dos Ministérios envolvidos, com periodicidade quase mensal. Estas reuniões desempenharam um importante papel de articulação das iniciativas desenvolvidas pelos vários núcleos, dinamização das suas actividades, partilha de Boas Práticas e informação sobre processos de aquisição em fase de planeamento.

Esta última permitiu, em vários casos, a agregação de vários ministérios em processos de compra conduzidos por um deles e permitiu, também, associar a vários destes processos ministérios que ainda não se encontravam directamente integrados no programa, dado que os processos de compra em planeamento são anunciados a todos os Ministérios com o objectivo de, em caso de interesse, poderem aderir a processos de compra em curso, permitindo que também possam beneficiar do programa e contribuindo para uma maior agregação de compra.

A concretização do modelo tecnológico incluiu os seguintes projectos geridos de forma centralizada:
  • Portal das Compras Públicas – disponibilizado publicamente em Abril de 2005, com um subsequente progressivo alargamento de serviços; 
  • Plataforma de Pagamentos – partilhada com o Portal do Cidadão e com o Portal da Empresa
  • Ferramenta de Agregação de Necessidades de Compra da AP – modelo conceptual aprovado e em desenvolvimento, com 10 pilotos em Agosto/ Setembro de 2006; 
  • Ferramenta de Download de Cadernos de Encargos – desenvolvimento concluído, com 15 pilotos em Agosto/ Setembro de 2006;
  • Registo Nacional de Fornecedores – desenvolvimento adjudicado com início do projecto em Setembro de 2006; 
  • Sistemas de Gestão de Catálogos e Compra por Catálogo – realizado procedimento de aquisição em 2006 (em análise de propostas); 
  • Ferramenta de Gestão de Contratos (projecto lançado em 2007);
  • Sistema de Gestão de Informação de Compras – procedimento lançado em 2006 (em piloto).
Além das ferramentas anteriores, há a considerar ferramentas geridas sectorialmente por unidades ministeriais de compras (UMC’s) ou organismos, as quais já se encontram disponíveis no mercado:
  • Plataformas de Concursos Públicos Electrónicos (ferramentas usadas pelas UMC’s da fase piloto, presentemente em fase de adaptação); 
  • Ferramentas de Negociação Dinâmica (ferramentas usadas pelas UMC’s da fase piloto, disponibilizadas por três fornecedores); 
  • Plataformas de Gestão Transaccional de Compras (ferramentas usadas pelas unidades ministeriais de compras da fase piloto, disponibilizadas por três fornecedores).
Este projecto assegurou, também, o desenvolvimento de um conjunto de projectos de suporte, dos quais se destacam até ao momento:
  • Contribuição para o enquadramento legislativo da Agência Nacional de Compras Públicas;
  • Contribuição para a legislação de reforma da contratação pública, nomeadamente transposição das directivas comunitárias e preparação do projecto de Código da Contratação Pública que tem decorrido no IMOPPI – Instituto Mercados de Obras Públicas e Particulares e Imobiliário; 
  • Desenvolvimento da estratégia nacional de sourcing
  • Estimativas de poupanças; 
  • Sistema de monitorização do PNCE; 
  • Acções de formação sobre negociação leccionadas por um Professor da Universidade Nova de Lisboa e formador do INSEAD, das quais usufruíram 90 quadros da Administração Pública.
Anexos

Compras Públicas Electrónicas: O papel do Estado e das PME na promoção de uma Economia Competitiva - ANACOM, Lisboa, 10 de Abril de 2003 (html)

Projecto Piloto das Compras Electrónicas - Ministério das Finanças e da Administração Pública (pdf)

Portal da Agência Nacional das Compras Públicas (html)

Portal das Compras Públicas Electrónicas (html)

Portal dos Concursos Públicos (html)

Portal do catálogo Telemático do Aprovisionamento Público (html)

Resultados
  • Concretização do objectivo de gerar poupanças, aumentar a eficiência e promover a transparência no processo aquisitivo público;
  • Criação de Unidades Ministeriais de Compras, com competências em cada ministério de centralização e políticas de compra;
  • Avaliação positiva na apetência de recursos existentes nos ministérios para a utilização das ferramentas de compras electrónicas;
  • Criação de mecanismos relacionais de comunicação de intenções de compra de ministérios diferentes, tendo sido realizadas compras electrónicas transversais;
  • Elaboração de estratégias de compra para as categorias no âmbito do piloto;
  • Negociação de 13 milhões de euros, cerca de mil transacções por catalogo e realização de 27 processos de sourcing, agregação e negociação;
  • Poupança média de 20 por cento nos produtos negociados.

Ponto de Contacto

Belarmino Santos
DGCI

 Fonte: Deloitte, "Boas Práticas no Sector Público", 3ª edição, 2005 e portal da UMIC