Centro de Documentação da Câmara Municipal de Palmela
O projecto “Centro de Documentação” está intimamente ligado ao movimento de Modernização Administrativa encetado pela Câmara Municipal de Palmela, tendo como objectivo geral assegurar o acesso à informação e cariz técnico-científico a todos os técnicos da Câmara Municipal, recorrendo para isso às tecnologias da informação e comunicação (página HTML alojada na Intranet, correio electrónico e conteúdos digitais), contribuindo assim para a sua qualificação e actualização de modo a que a sua intervenção na comunidade se processe de forma cada vez mais assertiva.

Iniciativa: Centro de Documentação da Câmara Municipal de Palmela
Entidade: Câmara Municipal de Palmela
Destinatários/Beneficiários potenciais: Todos os funcionários da Câmara Municipal de Palmela que necessitam do recurso informação para o desenvolvimento normal das suas tarefas.
Categoria: Modernização Administrativa
Ponto de Situação: Concluído. Em permanente actualização.
Custos envolvidos: Para além dos recursos partilhados com a restante organização – intranet, aplicações informáticas – o Centro de Documentação tem para o ano 2008 uma dotação orçamental de €9.500 destinada à aquisição de documentação (bases de dados, monografias e periódicos), e um investimento com os recursos humanos de €30.056.04 (um técnico superior de Biblioteca e Documentação e um técnico profissional de Biblioteca e Documentação).
Site: www.cm-palmela.pt


O Centro de Documentação da Câmara Municipal de Palmela (CMP) surge num quadro caracterizado por três vectores. Dois deles ligados directamente à informação; a aceleração da sua produção potenciada pelas TICs e a sua afirmação enquanto recurso imprescindível às actividades multidisciplinares desenvolvidas pelos técnicos da Administração Local. O terceiro vector prende-se com a resposta dada aos outros dois; a procura individual, dispendiosa, desorganizada e ineficaz de recurso informativos. Neste contexto, o projecto “Centro de Documentação” da CMP nasce contrariando um cenário marcado pela ausência de uma estrutura responsável pelo tratamento, disponibilização e difusão da informação.

Encarando a informação como um recurso que deve ser marcado pela pertinência, acessibilidade e partilha, foram desenvolvidos diversos serviços, apoiados essencialmente nas tecnologias da informação e comunicação – página html, correio electrónico e digitalização de conteúdos –, que têm os seguintes objectivos:

  • Assegurar o acesso generalizado da organização a informação técnico-científica de carácter jurídico ou outro;
  • Garantir que o Centro de Documentação:
    • Tenha um fundo documental que responda às necessidades e expectativas dos utilizadores, permanentemente actualizado;
    • Dê resposta às solicitações no mais curto espaço de tempo possível;
    • Se antecipe às necessidades dos utilizadores, nomeadamente através da difusão selectiva de informação;
    • Funcione visando sistematicamente maior eficiência e eficácia;
    • Garanta a melhoria contínua, conhecendo e integrando a opinião dos seus “clientes” e as melhores práticas no seu domínio de intervenção;
    • Garanta o acesso autónomo dos utilizadores à informação;
    • Estimule o uso da informação como apoio à tomada de decisão;
    • Estimule a racionalização e a partilha de recursos;
    • Contribua de forma efectiva para o processo de modernização administrativa.

A metodologia inerente à implementação do projecto passou pelo diagnóstico do problema e pelo levantamento dos recursos disponíveis. Este processo, acompanhado por uma dimensão prospectiva, concluiu que a eficiência do projecto teria de se basear na partilha dos meios e na utilização das TICs. As várias fases do projecto correspondem a uma planificação adaptável aos inputs do meio envolvente:

  • 1ª Fase (2001): Consolidação dos recursos humanos afectados ao projecto, centralização das assinaturas de periódicos e aquisição de monografias e respectivo tratamento documental, divulgação semanal, em suporte de papel, dos Diários da República I série;
  • 2ª Fase (2002): Implementação de um sistema em suporte informático que permitiu a todos os utilizadores/clientes o acesso aos últimos 15 dias dos sumários dos Diários da República I e II série. Resposta, por correio electrónico, aos pedidos de diplomas;
  • 3ª Fase (2003): Estudo das necessidades específicas dos utilizadores/clientes. Bensmarketing. Criação de uma página HTML alojada na rede interna e acessível a todos, permitindo disponibilizar sucessivamente mais informação;
  • 4ª Fase (2004): Inquérito de avaliação e respectiva análise. Consolidação dos serviços. Análise swot e simplificação dos processos.
  • 5ª Fase (2005): Incremento e aperfeiçoamento da difusão selectiva de informação com a introdução de um software livre, alojado na página HTML, que permite a difusão automática por áreas temáticas onde os utilizadores se inscrevem autonomamente.
  • 6ª Fase (2006 / 2007): Inserção do Centro de Documentação na Divisão de Bibliotecas de modo a facilitar a partilha e racionalização de recursos humanos, técnicos e documentais e, simultaneamente, com a maior proximidade aos serviços da Biblioteca Pública, permitir que através desta seja prestado à comunidade um serviço informativo de valor acrescentado.
Recomendações

A implementação deste projecto, para além de dever considerar aos aspectos mais óbvios e comuns a todos os projectos – planeamento, recursos técnicos e humanos necessários, responsável pelo projecto, etc – deve considerar:
  • A idiossincrasia do recurso informação que associado ao suporte digital o torna facilmente partilhável e universalmente acessível sem que com isso sofra desgaste;
  • A necessidade de ultrapassar e convencer os clientes das vantagens do acesso em oposição à posse;
  • A afectação de recursos humanos com sólidas competências nas TICs e nas Ciências da Informação e Documentação.
Próximas Acções

Avaliação da manutenção da pertinência dos vários serviços face ao acesso generalizado à rede externa (Internet), onde estão acessíveis muitos conteúdos concorrenciais aos que o Centro de Documentação produz. Ajustamento desses conteúdos às novas necessidades de informação reveladas por essa avaliação. 

Resultados

  • Aumentou significativamente o volume da informação disponível e a sua acessibilidade na medida em que a sua partilha, aliada à sua disponibilização numa página HTML, permite, por um lado, a libertação de recursos para a aquisição e tratamento de mais informação e, por outro lado, o acesso a qualquer hora e a todos a um leque maior e mais diversificado de fontes de informação;
  • Aumentou a actualidade, a pertinência e a diversidade de informação;
  • Aumentou exponencialmente o número de clientes pois a um quadro marcado pelo acesso restrito sobrepôs-se outro caracterizado pelo acesso universal;
  • Aumentou a eficiência nos serviços prestados na medida em que com os mesmos recursos aumentou o número de serviços prestados e o universo de potenciais utilizadores;
  • Os serviços passaram a ser prestados de forma personalizada dado que o acesso autónomo à informação permitiu a libertação de recursos humanos de modo poderem ser desenvolvidos outros serviços de carácter mais individualizado como a difusão selectiva de informação e a pesquisa temática de informação;
  • Diminuíram os custos face à partilha de informação.
Ponto de Contacto 

Alexandre Freitas
Câmara Municipal de Palmela
Tel: (+351) 212 339 910
cd.cmp@mail.telepac.pt  
cd@cm-palmela.pt  

 Última Actualização: terça-feira, 16 de Dezembro de 2008