Balcão Único Digital na Universidade de Aveiro– BUD@UA
A operação BUD@UA teve como objetivos acriação de um Balcão Único Digital (BUD) muticanal, a melhoria das infraestruturas tecnológicas de suporte e o redesenho dos processos de âmbito tecnológico e administrativo, tendo em vista a otimização da gestão numa lógica de balcão único associada a uma eficiente racionalização de custos.

Título
Balcão Único Digital na Universidade de Aveiro– BUD@UA.
 
Entidade
Universidade de Aveiro
 
Destinatários/Beneficiários potenciais
O Balcão Único Digital na Universidade de Aveiro teve como público-alvo a comunidade académica ativa da Universidade de Aveiro, os seus Antigos Alunos e as entidades (tutela, empresas, etc) que interagem com a Instituição, com os primeiros a rondar os 20.000 utilizadores e os segundos próximos dos 60.000, num total aproximado de 80.000 utilizadores.

Ponto de Situação
A iniciativa foi concluída com sucesso, tendo-se alcançado os objetivos da operação.

 
Taxionomia
De acordo com o Aviso Nº01/SAMA/2012, o presente projeto enquadrou-se maioritariamente no ponto iii da alínea a) do n.º 1 do Artigo 5º do Regulamento do SAMA, ou seja, no grupo de projetos de organização e integração transversal de serviços administrativos e de disponibilização de informação, apoiado em Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC), em função das necessidades dos respetivos utentes finais, cidadãos e empresas, nomeadamente numa lógica de “balcão único”.

Descrição breve
A operação BUD@UA teve como objetivos:

  • criação de um Balcão Único Digital (BUD) muticanal;
  • a melhoria das infraestruturas tecnológicas de suporte;
  • o redesenho dos processos de âmbito tecnológico e administrativo tendo em vista a otimização da gestão numa lógica de balcão único associada a uma eficiente racionalização de custos. Para a concretização da operação foram identificadas necessidades, avaliadas soluções de mercado, implementados os diferentes serviços, que foram posteriormente divulgados à comunidade.

Para a concretização da operação foi:

  • Renovada, por se encontrar obsoleta, uma parte significativa da rede de comunicações, incluindo o core e o wireless;
  • Substituída toda a infraestrutura obsoleta de comunicações de voz;
  • Renovada a infraestruturas de audiovisuais do edifício central da reitoria, onde decorrem os principais eventos da Universidade de Aveiro;
  • Implementadas soluções de desmaterialização de processos, nomeadamente, na área da gestão documental, da digitalização e da gestão de horários;
  • Definidos e implementados processos de suporte aos Serviços TIC,
  • Implementado o Balcão Único Digital da Universidade de Aveiro, de onde se destaca a segurança, a solução de cifra e o novo portal de suporte.

Descrição pormenorizada
Para a concretização dos objetivos da operação foram concretizados vários subprojectos que visaram a modernização e a implementação de infraestruturas e processos de suporte, em particular: a) foi renovada, por se encontrar obsoleta, uma parte significativa da rede de comunicações, incluindo o core e o wireless; b) foi substituída toda a infraestrutura obsoleta de comunicações de voz; c) foi renovada a infraestrutura de audiovisuais do edifício central da reitoria, onde decorrem os principais eventos da Universidade de Aveiro; d) foram implementadas soluções de desmaterialização de processos, nomeadamente, na área da gestão documental, da digitalização e da gestão de horários; e) foram definidos e implementados processos de suporte aos Serviços TIC, o Balcão Único Digital da Universidade de Aveiro, de onde se destaca a segurança, a solução de cifra e o novo portal de suporte. Os diversos sub-projectos implementaram serviços digitais que integram o Balcão Únicos Digital.

A implementação da Operação BUD@UA foi coordenada pela Reitoria da UA, através do pró-reitor responsável pela Universidade Digital, envolveu a Administração dos serviços, a equipa técnica dos Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação da Universidade de Aveiro que possuem já uma experiência de cerca de 25 anos no suporte às TIC, os responsáveis das Unidades Orgânicas e Serviços da Instituição.

Tecnologia
O BUD@UA envolveu um conjunto diverso de tecnologias, quer ao nível do hardware, quer ao nível do software. Ao nível do software foram implementadas/integradas tecnologias proprietárias e de código aberto, cada uma delas adaptada e de acordo com a avaliação de custos de implementação, face ao know-how e à tecnologia já existente. No que respeita ao código aberto, o desenvolvimento foi interno, e recorreu ao Glassfish, JAVA e Postgres e à implementação de Aasterisk, Kamailio e Hylafax. Ao nível dos processos foi usada a norma ISO20000 e o referêncial ITIL. Na área da segurança foram usadas as normas ISO27001 e ISO27002.

Recomendações
Consideramos essencial a avaliação detalhada das necessidades, com a correspondente especificação de requisitos.

O envolvimento das direções e da comunidade de utilizadores através de elementos chave, quer na fase de especificação, quer na fase de implementação são determinantes para o sucesso no terreno.

Próximas Acções
Ao nível dos objetivos da operação, será aprofundada a implementação das normas de gestão de serviços ISO20000, a implementação das normas ISO27000 ao nível da segurança da informação e modernização de processos e infraestruturas nas diversas áreas de intervenção da Universidade de Aveiro.

Ao nível da disseminação, será feita a divulgação da operação nas jornadas FCCN, que envolvem toda a comunidade académica nacional.

Ponto de Contacto
Osvaldo Manuel da Rocha Pacheco, Pró-Reitor da Universidade de Aveiro, tel. 234370615, e-mail: orp@ua.pt.
 
Site
http://www.ua.pt/stic/budua

Resultados
Como resultados desta operação, já concluída, destacam-se:

  • A implementação do Balcão Único Digital, com o canal multiserviços alinhado com as normas ISO20000;
  • A racionalização das TIC através da redução de custos com a manutenção de infraestruturas antigas e obsoletas;
  • A melhoria dos processos de suporte através da desmaterialização, do sistema de gestão documental e do sistema de digitalização;
  • A melhoria do nível de maturidade da infraestrutura de segurança;
  • A melhoria das condições de acesso à rede por parte dos utilizadores;
  • O reforço da capacidade da Cloud Privada;
  • O aumento das competências técnicas da equipa de suporte às TIC.

Última atualização: 18-05-2016