Assinatura Eletrónica
O sistema de Gestão documental implementado permite a digitalização e registo de correspondência, assim como a criação de documentos e informações internamente, e o seu encaminhamento e tramitação dentro da Câmara Municipal. Permite ainda a assinatura de documentos e informações dentro do sistema de gestão documental, utilizando a assinatura digital do cartão do cidadão e também utilizando certificados digitais qualificados. Os certificados digitais qualificados são utilizados pelos membros do executivo, e a assinatura digital do cartão do cidadão é utilizada por alguns dos restantes utilizadores.
Entidade: Câmara Municipal de Terras de Bouro
Destinatários/Beneficiários potenciais: Funcionários da Câmara Municipal de Terras de Bouro
Ponto de Situação: Concluído
Taxionomia
 Gestão documental e Comunicações entre serviços
 

Descrição pormenorizada
A aquisição da aplicação de Gestão Documental foi antecedida por um levantamento de requisitos que a aplicação deveria satisfazer de entre os quais se destacam os seguintes: fazer a digitalização e armazenamento dos documentos de forma rápida; permitir o controlo de processos e prazos; permitir um “workflow” estruturado ou não, dependendo do tipo de processos e documentos; permitir assinar digitalmente documentos; possuir relatórios e gráficos que permitam avaliar o desempenho e utilização do sistema por parte de funcionários e serviços; possibilidade de disponibilizar informação online sobre os processos, aos munícipes. 
Tendo como base nas necessidades identificadas foi escolhida a aplicação de gestão documental da empresa ANO – Sistemas de Informática e Serviços, Lda. Tendo sido adquiridos os módulos MDD (digitalização de documentos), GSE (gestão e seguimento de expediente), GSP (gestão e seguimento de processos), SeAP (vocacionado para o atendimento ao público) e Atendimento@net (portal que disponibiliza um conjunto de serviços via Internet aos munícipes).
Como principal dificuldade na implementação da assinatura digital podemos indicar o facto de nem todos os utilizadores possuírem cartão do cidadão, pelo que foi necessário primeiro obter esse documento, que possuiu a assinatura digital incorporada. Para os membros do executivo este problema não se colocou uma vez que estes utilizam certificados digitais qualificados.

Tecnologia
A aplicação que serve de suporte ao sistema de gestão documental, foi construída recorrendo à plataforma “Oracle Forms”, da Oracle, e utiliza três componentes principais: um servidor de base de dados, com sistema operativo Linux e uma base de dados relacional Oracle 10g, um servidor de aplicações com sistema operativo Linux e o “Oracle Application Server” instalado, e um servidor de serviços com sistema operativo Windows e os serviços de criação de documentos, emails e fax, que para além da criação desses documentos permite o envio e receção de emails e fax.
A aplicação é executada no “browser” dos PCs, o que permite que a mesma seja acedida do exterior das instalações da Câmara Municipal pelos utilizadores em serviços descentralizados da Câmara Municipal.

Resultados
Como principais resultados podemos indicar a maior segurança da informação dentro do sistema de gestão documentos, uma vez que é possível assinar documentos, e informações e despachos sobre processos.
Existe também a possibilidade de enviar documentos assinados digitalmente, por email por exemplo, tornando o envio de ofícios e outros documentos bastante mais célere.

Recomendações
É muito importante dar formação adequada aos utilizadores e explicar as vantagens da utilização da aplicação, antes da entrada em funcionamento da mesma. É ainda mais importante dar formação e sensibilizar os membros do executivo e chefias, porque o envolvimento destes é crucial para o sucesso da aplicação.

Ponto de Contacto
Dr. Paulo Antunes – antunes@cm-terrasdebouro.pt