Este projeto tem como objetivo gerir as requisições de consultas e/ou meios complementares de diagnóstico e terapêutica (atos clínicos), de doentes do IPOLFG que necessitam de prestação de cuidados noutras instituições de saúde por falta de meios disponíveis na Instituição.

Título
Termos de Responsabilidade: definição de circuito para emissão, aprovação e conferência de faturação de Termos de Responsabilidade emitidos pelo IPOLFG

Entidade
Instituto Português de Oncologia de Lisboa Francisco Gentil, E.P.E. (IPOLFG)

Entidades parceiras
Projeto interno

Destinatários/Beneficiários potenciais
A nível interno, os destinatários deste projeto são os diversos profissionais do IPOLFG, onde se destacam os Órgãos da Administração (Conselho de Administração, Direção Clínica, Gestão de Doentes, Gestão Financeira e Contabilidade, Administradores de Área), os diretores responsáveis pelos diversos serviços e os médicos. A nível externo, os destinatários são os doentes, Serviço Nacional de Saúde e outras entidades.

Ponto de Situação
Em fase de implementação, uma vez que ainda não está implementado em todos os serviços do IPOLFG.

Custos envolvidos
Este projeto foi desenvolvido pelo IPOLFG e por uma empresa externa e, como tal, teve um custo inicial e tem um custo associado mensalmente.

Taxionomia
Inovação na Gestão – área da saúde

Descrição breve
Este projeto tem como objetivo gerir as requisições de consultas e/ou meios complementares de diagnóstico e terapêutica (atos clínicos), de doentes do IPOLFG que necessitam de prestação de cuidados noutras instituições de saúde por falta de meios disponíveis na Instituição.

A definição do novo circuito com recurso a uma aplicação eletrónica, entretanto desenvolvida, permite melhorar a estrutura e a organização do processo de emissão de Termos de Responsabilidade, estabelecendo circuitos, definindo responsabilidades e permitindo o cumprimento das exigências, como também de melhorias, nomeadamente no que respeita a obtenção de dados de análise e qualidade, desde o pedido do ato clínico até à conferência da faturação.

A aplicação eletrónica desenvolvida permite-nos identificar em que estado se encontra o Termo de Responsabilidade, conhecer o serviço que o requisitou, o ato clínico requisitado, a entidade externa que o realiza, os custos associados, o número de compromisso atribuído e, por fim, a fatura recebida pelo IPOLFG e respetivo valor.

A qualquer momento conseguimos informar o doente do estado em que se encontra o seu Termo de Responsabilidade e informar a tutela sobre os Termos de Responsabilidade emitidos pelo IPOLFG.

Descrição pormenorizada
Com o desenvolvimento deste projeto pretende-se efetuar uma gestão global das requisições de consultas e/ou meios complementares de diagnóstico e terapêutica (atos clínicos) de doentes do IPOLFG que necessitam de prestação de cuidados noutras instituições de saúde por falta de meios disponíveis na Instituição, dando origem à emissão de Termo de Responsabilidade.

Para o efeito foram estabelecidos circuitos e definidas responsabilidades com o objetivo de assegurar que o ato clínico não é feito no IPOLFG, obter dados de análise e qualidade. Foi criada uma aplicação estruturada hierárquica e funcional que representa o circuito do Termo de Responsabilidade desde a sua emissão até à conferência de faturação. Esta aplicação integra com o sistema informático do IPOLFG e está disponível em qualquer posto de trabalho da Instituição, desde que o utilizador possua credenciais de acesso, especificas para
cada perfil de utilizador.

A aplicação tem como ferramenta de suporte o anexo III da Portaria que regula e aprova as tabelas de preços das Instituições e Serviços Integrados no Serviço Nacional de Saúde e, com o objetivo de dar informação ao Sistema de Informação para Contratualização e Acompanhamento (SICA), está construído com base na definição dos grupos aí identificados. Foram, simultaneamente, parametrizadas todas as entidades externas com as quais o IPOLFG trabalha.

Ainda que de forma sucinta, o circuito desenhado internamente para a emissão de Termos de Responsabilidade é o seguinte:
Médico Assistente requisita ato clínico e envia para o serviço efetor da Instituição;
Serviço efetor avalia capacidade interna para realização do ato clínico;
Não existindo capacidade (ou porque o exame não é feito no IPOLFG ou porque não existe capacidade instalada para efetuar todos os exames), o serviço efetor emite Termo de Responsabilidade, registando na aplicação a identificação do doente, o ato médico requisitado, a Entidade Externa [Pública ou Privada (com protocolo ou em caso de não poderem ser realizados em entidades públicas)] e submete a aprovação do Diretor do Serviço. O valor dos atos registados no Termo de Responsabilidade é de preenchimento
automático e assenta no valor dos procedimentos refletidos na Portaria ou em Protocolos estabelecidos;
Diretor de Serviço valida e aprova ou rejeita Termo de Responsabilidade. Se aprovar, submete automaticamente a aprovação do Diretor Clínico e do Conselho de Administração;
5. Diretor Clínico e Conselho de Administração validam e aprovam ou rejeitam Termo de Responsabilidade. Se aprovar disponibiliza-o automaticamente à Gestão Financeira e Contabilidade para atribuição de número de compromisso;
6. A Gestão Financeira e Contabilidade atribui um número de compromisso, ficando disponível para que o secretariado clínico do serviço efetor agende com a Entidade Externa, notifique o doente e registe essa informação na aplicação;
7. Após realização do ato, a Entidade Externa envia fatura ao IPOLFG e cabe à Gestão de Doentes conferir a fatura de acordo com o Termo de Responsabilidade emitido, registar na aplicação o número da fatura e o valor faturado e validar exames faturados com o serviço efetor quando não coincidentes com o pedido efetuado no Termo de Responsabilidade.

Este circuito e designadamente a aplicação permite-nos identificar “just in time” em que fase de aprovação se encontra o Termo de Responsabilidade, conhecer o serviço que o requisitou, o ato clínico requisitado, a entidade externa que o realiza, os custos associados, o número de compromisso atribuído e, por fim, a fatura recebida pelo IPOLFG assim como o seu respetivo valor. A qualquer momento conseguimos informar o doente do estado em que se encontra o seu Termo de Responsabilidade e informar a tutela sobre os Termos de Responsabilidade emitidos pelo IPOLFG. Mais importante, este circuito permite responsabilizar os serviços pela identificação dos atos que têm de ser encaminhados para realização no exterior.

Tecnologia
Para a implementação deste projeto as ferramentas tecnológicas utilizadas foram o SQL Server ao nível da base de dados e Sharepoint ao nível do desenvolvimento.

Recomendações
Esta aplicação deverá integrar com o sistema de informação hospitalar, deverá ter como ferramenta de suporte o anexo III da Portaria que regula e aprova as tabelas de preços das Instituições e Serviços Integrados no Serviço Nacional de Saúde e, com o objetivo de dar informação para o Sistema de Informação para Contratualização e Acompanhamento (SICA), deverá estar construída com base na definição dos grupos aí identificados.

Próximas Acções
Concluir a fase de implementação e permitir que o processo na aplicação eletrónica se inicie com o pedido do médico assistente que requisita o ato clínico e não apenas com o serviço efetor.

Ponto de Contacto
Rita Castanheira
Diretora do serviço de Gestão de Doentes
acastanheira@ipolisboa.min-saude.pt
Pedro Teixeira
Diretor do serviço de Gestão de Sistemas e Tecnologias de Informação
pteixeira@ipolisboa.min-saude.pt

Resultados
Com o recurso a esta aplicação foi possível normalizar conceitos clínicos, responsabilizar os serviços efetores sobre os atos clínicos enviados para o exterior, identificar de imediato os custos associados, possibilitando-lhes conhecer os geradores de custos e reduzir as ineficiências sem descurar o desenvolvimento da atividade.

Obtiveram-se já melhorias dos processos em alguns serviços, nomeadamente assistiu-se uniformização de práticas, com o envolvimento de diversos profissionais.


Última atualização: 12-11-2015