A Direção-Geral da Administração Escolar (DGAE), serviço central do Ministério da Educação (ME), levou a cabo uma reestruturação do sistema de BackOffice e FrontOffice denominado SIGRHE – Sistema Interativo de Gestão dos Recursos Humanos da Educação. Tal reestruturação implicou um conjunto de ações para garantir a eficácia, eficiência e qualidade na coordenação, intervenção e rapidez de resposta dos serviços, numa ótica de transparência, fiabilidade e aproximação da Administração Pública aos cidadãos.

Título
Sistema Interativo de Gestão dos Recursos Humanos da Educação (Evolução)

Entidade
Direção-Geral da Administração Escolar (DGAE)

Entidades parceiras
Para a ação de implementação do VoIP, a DGAE tem como parceira a DGEEC (Direção-Geral das Estatísticas da Educação e Ciência).

Destinatários/Beneficiários potenciais
Cerca de 149 mil docentes em todo o território nacional continental, ao que somamos o pessoal não docentes das escolas (cerca de 34 mil assistentes técnicos, assistentes operacionais, psicólogos, técnicos especializados), as próprias escolas como entidades, cerca de 811 agrupamentos de escolas/ escolas não agrupadas, e ainda as organizações profissionais e as entidades tutelares. A estes acrescentamos os candidatos a docentes que acorrem anualmente aos diversos concursos de recrutamento de docentes. Assim, estima-se servir uma população-alvo nacional, num total de 371613 entidades (individuais e coletivas).

Ponto de Situação
O Projeto foi cofinanciado pelo SAMA – PO Fatores de Competitividade e encontra-se concluído.

Taxionomia
Gestão dos Recursos Humanos da Educação
Recrutamento de Pessoal Docente
Mobilidade Interna

Descrição breve
Em sintonia com os objetivos do XIX Governo Constitucional para racionalizar as despesas de funcionamento da Administração Pública, aumentar a eficiência da Administração Pública e reduzir os custos de contexto, e modernizar a Administração Pública de forma a acompanhar as novas exigências dos cidadãos na sociedade da informação, a Direção-Geral da Administração Escolar (DGAE), serviço central do Ministério da Educação (ME), levou a cabo uma reestruturação do sistema de BackOffice e FrontOffice denominado SIGRHE – Sistema Interativo de Gestão dos Recursos Humanos da Educação. Tal reestruturação implicou um conjunto de ações para garantir a eficácia, eficiência e qualidade na coordenação, intervenção e rapidez de resposta dos serviços, numa ótica de transparência, fiabilidade e aproximação da Administração Pública aos cidadãos. Assim, procedeu-se à renovação da infraestrutura de rede da DGAE que já contava com 20 anos de existência e foram criadas as seguintes aplicações: Multiplataforma de Registos (Recursos Humanos da Educação – Docentes); Multiplataforma de Registos (Recursos Humanos da Educação – Não Docentes); SIGRHE - Contratos de Financiamento dos EEPC; SIGRHE - Autorização de Funcionamento EEPC; SIGRHE – Mobilidade Interna de pessoal não docente; SIGRHE - Autorização de Lecionação EEPC; SIGRHE - Alteração da Denominação do EEPC; e SIGRHE – Acompanhamento e Monitorização das Escolas Portuguesas no Estrangeiro. Procedeu-se ainda à modernização e segurança do Datacenter.

Descrição pormenorizada
• Reestruturação da infraestrutura tecnológica da rede local
A rede local da DGAE tinha sido implementada em 1994, com cablagem UTP de categoria 5 suportando no máximo 100/Mbps, sem qualquer tipo de suporte e desadequada às necessidades com clientes em fast-ethernet a 100 Mbs e Gbps, e que comunicam entre si e com a rede de servidores.

Os servidores disponíveis tinham uma capacidade de storage limitada visto que eram equipamentos já obsoletos cujo custo de upgrade era elevado devido à inexistência de um contrato de manutenção para a parte de hardware, causando limitações na reposição do correto funcionamento do sistema.

A infraestrutura física (servidores), propriedade da DGAE, está repartida entre o datacenter da DGAE e o datacenter da PT, por via do contrato celebrado com a DGEEC, sendo a interligação entre os dois datacenters garantida pela PT através de um circuito dedicado, também por via do contrato celebrado pela DGEEC. A manutenção dos datacenters, bem como o sistema de refrigeração do datacenter da DGAE, é garantida por técnicos externos, em regime de outsourcing.

A estrutura física era constituída por um blade center da Sun e uma storage de Sun com virtualização (VMWare) para a criação e gestão dos ambientes virtuais, enquanto que os servidores front-end eram unbunt e OpenErp ligados a uma base de dados PostgreSQL.

O portal da DGAE encontra-se desenvolvido em tecnologia OpenSource (Liferay) e estruturado de forma a suportar o elevado número de acesso sempre que, anualmente, há publicação de listas de colocações de docentes nas escolas.

A gestão da informação é assegurada por um sistema informático, designado por SIGRHE-Sistema Interativo de Gestão de Recursos Humanos da Educação, responsável pela recolha dos dados respeitantes a todas as áreas de missão da DGAE. Este sistema, suportado por uma plataforma OpenSource (OpenERP+PostgreSQL), disponibiliza agora, perto de 160 serviços aos seus utilizadores.

Com o desenvolvimento desta operação, a DGAE conseguiu renovar a sua infraestrutura de rede e comunicações LAN, ganhando uma melhoria significativa dos serviços disponibilizados, o que permitiu, simultaneamente, responder às necessidades de crescimento de forma a acompanhar da evolução tecnológica.

Face ao investimento necessário para a aquisição de uma nova infraestrutura, a DGAE, através da operação 37381, conseguiu investir na modernização do Datacenter e nos seus mecanismos de segurança (alarme e extinção de incêndio), permitindo maior segurança da informação.

Relativamente à reestruturação do serviço de telefonia, implementou-se o serviço de voz sobre IP, cujo acesso ao exterior está pendente da DGEEC (gestores da Central).
A melhoria da rede informática permitiu, assim, a disponibilização de serviços de dados e voz mais eficaz, possibilitando uma redução de custos face ao anterior serviço de telefonia, e permitiu a implementação de novos serviços, nomeadamente, o serviço IVR que permite encaminhar o cidadão/utente para o serviço diretamente relacionado com a questão/problema. O cálculo dos custos reduzidos está pendente da ligação ao exterior pela DGEEC e será aferido nos próximos anos.

Com esta intervenção a capacidade de resposta aumenta substancialmente e permite maximizar a solução de voz integrada de forma a abranger a rede móvel e reduzir os custos das chamadas entre os telemóveis de serviço e entre estes e a rede fixa, ou seja uma solução de convergência fixa e móvel.

• Desenvolvimento/manutenção evolutiva do SIGRHE – Multiplataforma de Registos
No cumprimento das suas atribuições, bem como das competências das suas estruturas orgânicas, já descritas anteriormente, a DGAE promove e assegura, anualmente, o recrutamento do pessoal docente das escolas, gere a carreira do Pessoal Docente (PD) e do Pessoal Não Docente (PND) e apoia as políticas de desenvolvimento do Ensino Particular e Cooperativo (EPC) e das Escolas Portuguesas no Estrangeiro (EPE).

Nesse âmbito tem vindo a ser desenvolvida uma aplicação informática, SIGRHE (Sistema Interativo de Gestão dos Recursos Humanos da Educação), cuja interface contempla os seguintes módulos/serviços integrados:

• Dados pessoais (pessoal docente, pessoal não docente, técnicos especializados, outras entidades)
• MULTIPLATAFORMA DE REGISTOS (pessoal docente e não docente)
• Gestão de Entidades (Escolas, Autarquias Locais e outras Entidades)
• Pesquisa de dados (Docentes, não Docentes, Escolas, técnicos especializados e outras entidades)
• Concurso do IEFP (aplicação para apoio à contratação de professores/formadores)
• Concurso Nacional (concurso de professores de QE, QZP e contratados, e respetiva reclamação)
• Mobilidade Interna (concurso para professores no âmbito do DACL e DAR)
• Licenças s/ vencimento (pedidos/autorização de licenças s/ vencimento de PD e PND)
• Concurso de Timor (concurso para colocação de professores na Escola Portuguesa de Dili e nas Escolas CAFE)
• Reserva de Recrutamento/Contratação de Escola (concurso de colocação de professores no âmbito das necessidades transitórias e apoio à contratação de escola)
• Recurso hierárquico
• Mobilidade por doença (colocação de professores no âmbito do destacamento por doença)
• Mobilidade Estatutária/ACIP (mobilidade de docentes para desempenharem funções nos serviços centrais ou ao abrigo do Acordo de Cedência por Interesse Público)
• Permutas (possibilidades de realizar permutas entre professores colocados em escolas diferentes)
• Gestão de colocações/Contratos (apoio às escolas no âmbito da contratação de escola e gestão dos contratos celebrados com os professores contratados)
• Indicação da componente letiva (indicação, por parte das escolas, do total de horas letivas de cada disciplina/ano, bem como do número total de professores necessários para assegurar o ano letivo em curso)
• Necessidades temporárias (concurso de colocação de professores com vista ao suprimento de necessidades temporárias por via de impedimentos vários, nomeadamente, doença, licença de maternidade, …)
• Professores Bibliotecário (concurso com vista ao suprimento das vagas para professores com formação bibliotecária)

Tecnologia
Com o desenvolvimento da operação n.º 37381 (SAMA), a DGAE conseguiu renovar a sua infraestrutura de rede e comunicações LAN, ganhando uma melhoria significativa dos serviços disponibilizados, o que permitiu, simultaneamente, responder às necessidades de crescimento de forma a acompanhar a evolução tecnológica.

Foi implementado o sistema de wireless e switching em todos os andares, permitindo a comunicação sem fios e a integração de novos procedimentos.

Toda a infraestrutura de rede foi substituída por cablagem de rede CAT7. De igual modo foram substituídas todas as fichas RJ45 e RJ11. Importa referir que todo este procedimento foi devidamente certificado pela entidade competente e no âmbito da legislação em vigor. (Certificados em anexo)

Face ao investimento necessário para a aquisição de uma nova infraestrutura, a DGAE, através da operação n.º 37381, conseguiu investir na modernização do Datacenter e nos seus mecanismos de segurança (alarme e extinção de incêndio).

Para se proceder à implementação do mecanismo de alarme e extinção de incêndio foi necessário proceder a uma intervenção de melhoria ao nível das instalações elétricas a fim de optimizá-las.

O Datacenter foi ainda reforçado com um sistema de AVAC e UPS garantindo segurança máxima na eventualidade de uma hipotética falha.

Na continuação da modernização dos sistemas foi ainda adquirido um robot de tapes e discos, que se destinam a salvaguardar os dados trabalhados, fazendo backups diários. 

Recomendações
Os processos de negócio da DGAE são únicos a nível nacional.
 
Próximas Ações
Reestruturação do sistema de atendimento ao utente.
Alcançar o nível AA das regras de acessibilidade (W3C) nos serviços online.
 

Ponto de Contacto
Victor Baptista – vmbaptista@dgae.mec.pt
Susana Ventura – scventura@ dgae.mec.pt
Joana Gião – jmgiao@dgae.mec.pt
Francisco Gonçalves – fmgoncalves@dgae.mec.pt

Anexos
No âmbito do desenvolvimento do projeto, a DGAE disponibilizou os seguintes serviços no Portal do Cidadão:

Direção-Geral da Administração Escolar
https://www.portaldocidadao.pt/pt/web/direcao-geral-da-administracao-escolar/direcao-geral-da-administracao-escolar
 

Informação útil:
https://www.portaldocidadao.pt/pt/web/direcao-geral-da-administracao-escolar/meios-atendimento-informacao-util

Inscrição prévia:
https://www.portaldocidadao.pt/pt/web/direcao-geral-da-administracao-escolar/registo-de-utilizador-no-sistema-interativo-de-gestao-de-recursos-humanos-da-educacao-sigrhe-inscricao-previa

E no Balcão do Empreendedor está disponibilizado o seguinte serviço:

Estabelecimento de ensino particular e cooperativo - Alteração de denominação:
https://bde.portaldocidadao.pt/EVO/Services/BalcaoDoEmpreendedor/LicencaPreview.aspx?CodPedido=5&CodEntidade=554&CodLingua=PT
 

Site
https://sigrhe.dgae.mec.pt/openerp/login

Resultados
MODERNIZAÇÃO E EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA:
Esta operação dá resposta ao Plano Global das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) definido pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012, de 12 janeiro. Esta resolução contempla “25 medidas de utilização racional dos recursos TIC ao dispor da Administração Pública, com tónica na melhoria das condições de governabilidade, na redução dos custos, na concretização de soluções TIC (…), na modernização administrativa (…).” (in Lei n.º 66-A/2012, de 31 de dezembro)

Neste sentido, operação trouxe inovação à DGAE, visto que:

• Reestruturou as infraestruturas que contavam com mais de 20 anos, permitindo ganhos de segurança e performance dos sistemas instalados e correta e eficaz instalação das novas aplicações/serviços informáticos ao cidadão-utente;
• Contempla os percursos processuais eletrónicos;
• Utiliza de base em software Open Source (OpenERP, PostgreSQL, Ubunt, Apache);
• Interage com os diferentes sistemas de informação existentes na DGAE de modo integrado;
• Garante a visão integrada dos sistemas da DGAE ao nível de dados e relatórios de dados a pedido da tutela;
• Garante a privacidade, confidencialidade e segurança dos dados, (assegurando registo de eventos, monitorização e deteção de incidentes de segurança, repositório de utilizadores e credenciais, criptografia, repositório de permissões, sincronização temporal, transmissão segura);
• Viabiliza a implementação de um sistema de Voz sobre IP.

Em resultado, o sistema permite:

• Interação com diferentes sistemas de informação existentes na DGAE e nas Escolas;
• b) Garantia de visão integrada dos sistemas da organização a nível de dados e relatórios de dados;
• Garantia de privacidade, confidencialidade e segurança dos dados, (assegurando registo de eventos, monitorização e deteção de incidentes de segurança, repositório de utilizadores e credenciais, criptografia, repositório de permissões, sincronização temporal, transmissão segura);
• Apoio à tutela através de relatórios de dados.

A operação 37381 melhorou e unificou os serviços disponibilizados através da rede, conseguindo:

• Aumento da capacidade de resposta em 30%;
• Maximização a solução de voz integrada de forma a abranger a rede móvel de forma a reduzir os custos das chamadas entre os telemóveis de serviço e entre estes e a rede fixa (ou seja, uma solução de convergência fixa e móvel) em 30%, após a DGAE conseguir a ligação ao exterior, que se aguarda, pois a DGEEC tem o projeto a seu cargo. Após a ligação ao exterior, a DGAE poderá renegociar o tarifário com os operadores devido à desativação da central telefónica analógica (telefonia tradicional - atual que tem custo de aluguer e manutenção elevados), permitindo reduzir encargos em 30%.
• Aumento da eficiência na disponibilização da informação, e suporte ao trabalho dos trabalhadores da DGAE, clientes internos do SIGRHE, para maior celeridade procedimental, em 40%;
• Melhoria os serviços disponibilizados através da rede cuja velocidade passou para uma rede a Gigabit (requalificação dos serviços TIC), alcançando-se uma melhoria da sustentabilidade da área TIC na DGAE, fazendo elevar a performance em 40%;
• Redução de redundância de plataforma (recuperação em caso de falha);
• Redução de custos com a plataforma de monitorização e segurança em 5%;
• Redução de recursos humanos em 10%;
• Redução de custos com suporte aos utilizadores finais em 40%;
• Associado à componente da redução de custos, o modelo permitiu vantagens comparativas como a regulação eficaz: possibilidade de aumentar a capacidade da infraestrutura em 100%.

RESULTADOS INTERNOS:
A solução implementada está em articulação com os restantes organismos do MEC permitindo a unificação das centrais digitais (com redundância) quando existir um sistema único para todo o ministério - Um tarifário que integra as comunicações móveis e fixas:

• Facilidade de acesso e utilização devido ao desenho eletrónico de serviços integrados, com disponibilização de manual de utilização;
• Simplicidade de utilização para todos os intervenientes, inclusivamente o interno, pelo acesso simples à plataforma através do single-sign-on do cartão de cidadão;
• Diminuição do tempo de resposta de modo a facilitar os procedimentos concursais dos professores, redução de trabalho administrativo nas secretarias das escolas, em 50%;
• Desmaterialização de processos em 100%;
• Aquisição de conhecimento do universo de pessoal docente e não docente afetos às escolas e em mobilidade, de modo a permitir à DGAE uma melhor gestão dos recursos humanos na educação;
• Melhoria na qualidade da informação devido ao seu registo centralizado;
• Reduzido ou nenhum custo de manutenção. A manutenção é essencial para o funcionamento das infraestruturas TI centrais e locais;
• Redução de custos fixos, através do modelo de computação em nuvem, transformando-os em custos variáveis, designadamente ao nível de aquisição e manutenção de hardware e software, comunicações, consumo de energia, armazenamento.

Última atualização: 17-02-2017